UD:s hantering av dokumentation och information
Svar på skriftlig fråga 2017/18:394 besvarad av Utrikesminister Margot Wallström (S)
Svar på skriftliga frågor
Riksdagens ledamöter kan kontrollera regeringen genom att ställa skriftliga frågor till ministrarna. Ministrarna besvarar frågorna skriftligt.
PAGE
2
Utrikesdepartementet |
Utrikesministern |
Till riksdagen
Svar på fråga 2017/18:394 av Björn Söder (SD) UD:s hantering av dokumentation och information och fråga 2017/18:397 av Sofia Damm (KD) DN:s artiklar om säkerhetsrådskampanjen
Björn Söder har frågat mig vilka åtgärder jag tänker vidta för att Utrikesdepartementet ska leva upp till vad lagen föreskriver gällande hantering av dokumentation och offentlig insyn. Sofia Damm har frågat mig hur rutiner kring diarieföring ses över för att säkerställa att grundlagen och budskap om öppenhet också gäller på Utrikesdepartementet. Jag väljer att besvara frågorna i ett sammanhang.
UD ska respektera offentlighetsprincipen. Där det har funnits brister i efterlevnaden av rutiner ska dessa åtgärdas. Jag har nu gett Utrikesdepartementets rättschef i uppdrag att tillsammans med en arbetsgrupp gå till botten med vad som behöver göras för att departementets hantering av allmänna handlingar sker korrekt. Detta arbete har getts högsta prioritet och förslag ska lämnas senast den 28 februari 2018.
Jag vill tillbakavisa uppgifterna om att UD har skapat ett parallellt system. Den digitala yta som användes är ett exempel på ett vanligt arbetsverktyg som används dagligen i Regeringskansliet. Motsvarande digitala ytor används frekvent i det löpande arbetet och till exempel för IDA-grupper (interdepartementala arbetsgrupper). De digitala ytorna är en del av Regeringskansliets dokumenthanteringssystem (DHS), byggt på programmet Microsoft SharePoint som infördes i Regeringskansliet 2009.
Det kan konstateras att material har funnits på den digitala ytan som borde ha registrerats i ett tidigare skede. Det var fel och det har också Utrikesdepartementet vidgått.
Stockholm den 13 december 2017
Margot Wallström
Skriftlig fråga 2017/18:394 av Björn Söder (SD) (Besvarad 2017-12-13)
Fråga 2017/18:394 UD:s hantering av dokumentation och information
av Björn Söder (SD)
till Utrikesminister Margot Wallström (S)
Dagens Nyheter avslöjar den 4 december 2017 att nästan 900 sidor med information om regeringens kampanj för en plats i FN:s säkerhetsråd har gömts undan från allmänheten. DN har även tidigare granskat säkerhetsrådskampanjen och det har visat sig att UD har undanhållit och låtit bli att diarieföra handlingar om arbetet med kampanjen. Tidningen har också haft svårigheter att få ut material trots att lagen kräver att sådan begäran ska handläggas skyndsamt.
Enligt uppgifter i DN startades, i samband med att kampanjarbetet inleddes, en gemensam så kallad arbetsyta i programmet Sharepoint på Regeringskansliets intranät. Till arbetsgruppen kopplades också personal från Sveriges representation i New York. Enligt en källa till DN var syftet med arbetsytan att kunna utbyta information utan att det skulle behöva registreras i den offentliga postlista som bland annat journalister regelbundet granskar. Dagens Nyheter ställde i oktober 2017 flera frågor till rättsavdelningen på UD om arbetsytan och om hur och var dessa handlingar registrerats. Det tog UD en hel månad att svara på frågorna.
Formellt avslutades arbetsgruppens arbete den 31 oktober 2016, enligt ett UD-beslut. Då skulle handlingarna ha gåtts igenom och registrerats. Men ärendet fördes in i diariesystemet samma dag som UD svarar Dagens Nyheter, den 17 november 2017, alltså mer än ett år efter att kampanjarbetet avslutats.
Sveriges kampanj till säkerhetsrådet hade som ett av budskapen ”Mer öppenhet – som både mål och medel”. Detta rimmar ju illa mot UD:s egen hantering av dokumentation och information.
Med anledning av detta vill jag fråga utrikesminister Margot Wallström:
Vilka åtgärder tänker ministern vidta för att UD ska leva upp till vad lagen förskriver gällande hantering av dokumentation och offentlig insyn?
Intressenter
Frågeställare
Svar på skriftliga frågor
Riksdagens ledamöter kan kontrollera regeringen genom att ställa skriftliga frågor till ministrarna. Ministrarna besvarar frågorna skriftligt.