Riksdagsdirektörens föreskrift om betalkort för anställda vid Riksdagsförvaltningen

rfsFöreskrifter i Riksdagsförvaltningens författningssamling 2018:7

Fulltextversion! Observera att det kan förekomma fel i författningstexterna. Kontrollera därför alltid texten mot den tryckta versionen.

RFS nr:	2018:7
Rubrik:	Riksdagsdirektörens föreskrift om betalkort för anställda vid
	Riksdagsförvaltningen
Utfärdad:	13 december 2018
Ändring införd:

Betalkort för anställda

1 § Riksdagsförvaltningen får tillhandahålla betalkort för sina anställda om det behövs för att de ska kunna utföra sina arbetsuppgifter.

Kortföretag som får anlitas

2 § Riksdagsförvaltningen får endast anlita kortföretag som har avtal med staten för att förse förvaltningen med betalkortstjänster.

Olika kategorier av betalkort

3 § Riksdagsförvaltningen får tillhandahålla betalkort som privatkort eller företagskort. Ett privatkort utfärdas utan beloppsbegränsning. Ett företagskort utfärdas med eller utan beloppsbegränsning.

Förvaltningen får tillhandahålla ett företagskort med beloppsbegränsning i form av ett virtuellt kort.

Ansvar för ett betalkort

4 § Den anställde har personligt betalningsansvar för ett privatkort. Riksdagsförvaltningen har betalningsansvar för ett företagskort.

Ett betalkort är personligt och får inte överlåtas till någon annan. Den anställde ansvarar för alla transaktioner som är kopplade till ett betalkort som Riksdagsförvaltningen har tillhandahållit den anställde.

Ansökan om betalkort

5 § I 11 § riksdagsdirektörens föreskrift (RFS 2011:15) om beslut i ekonomi- och personaladministrativa frågor inom Riksdagsförvaltningen anges att ekonomichefen får företräda Riksdagsförvaltningen i fråga om ansökningar om betalkort för förvaltningens anställda.

En ansökan om företagskort får dock göras först när det finns ett beslut om att ett sådant kort ska tillhandahållas enligt 10 §, och den anställdes närmaste budgetansvariga chef i förvaltningen har godkänt ansökan.

Den budgetansvariga chefen ska i samband med att han eller hon godkänner ansökan ange syftet med kortet och kortets användningsområde. Om det är fråga om ett företagskort med beloppsbegränsning ska chefen också föreslå en beloppsgräns.

Användning av privatkort

6 § Ett privatkort får användas för att betala

1.sådana utgifter i tjänsten som Riksdagsförvaltningen har betalningsansvar för, och

2.sådana utgifter som den anställdes traktamente är avsett att täcka.

Den anställde får göra kontantuttag med ett privatkort för att betala sådana utgifter som avses i första stycket.

Användning av företagskort

7 § Ett företagskort med beloppsbegränsning får användas för att betala sådana löpande och återkommande utgifter i tjänsten som förvaltningen har betalningsansvar för. Ett sådant företagskort får i undantagsfall användas för sådana utgifter som avses i 8 § eller på resa med en eller flera riksdagsledamöter.

Den anställde får göra kontantuttag med ett företagskort med beloppsbegränsning för att betala sådana utgifter som avses i första stycket.

8 § Ett företagskort utan beloppsbegränsning får användas för att betala utgifter för en eller flera riksdagsledamöter och anställda som medföljer ett utskott, en riksdagsdelegation, en kommitté eller liknande. Det ska vara fråga om utgifter som Riksdagsförvaltningen har betalningsansvar för och som avser resa, logi, kost, utbildning, konferens eller representation.

Den anställde får göra kontantuttag med ett företagskort utan beloppsbegränsning för att betala sådana utgifter som avses i första stycket.

9 § Den anställde får i undantagsfall använda ett företagskort för att betala mindre privata utgifter om dessa utgifter endast med svårighet kan särskiljas från utgifter i tjänsten. Sådana privata utgifter ska regleras omedelbart efter avslutad förrättning.

Den anställde får göra kontantuttag med ett företagskort för att betala sådana utgifter som avses i första stycket.

Beslut om att tillhandahålla företagskort

10 § Den som riksdagsdirektören utser beslutar om tillhandahållande av företagskort.

Det ska i beslutet anges om kortet tillhandahålls för att den anställde fortlöpande har behov av att betala utgifter i tjänsten eller för att den anställde för ett tillfälligt och särskilt ändamål har behov av att betala utgifter i tjänsten.

Redovisning av användning av företagskort

11 § En anställd som använder ett företagskort som Riksdagsförvaltningen tillhandahållit ska lämna en redovisning av utgifterna tillsammans med originalverifikationerna till förvaltningen.

Av redovisningen ska det framgå vad och vilka personer utgifterna avser. Om utgifterna avser representation ska den anställde lämna nödvändiga uppgifter om representationen.

Användning av betalkort på internet

12 § Ett privatkort eller företagskort med beloppsbegränsning får bara användas på internet om en reservering, bokning eller betalning inte kan göras på något annat sätt. Ett företagskort utan beloppsbegränsning får inte användas på internet.

Anmälan om förlorat betalkort

13 § En anställd som har förlorat ett betalkort som Riksdagsförvaltningen har tillhandahållit ska så snart som möjligt anmäla det till kortföretaget och förvaltningen. Det ska också så snart som möjligt anmälas till kortföretaget och förvaltningen om kortet på annat sätt misstänks vara utom den anställdes kontroll.

Återlämnande av betalkort

14 § Den anställde ska lämna tillbaka betalkortet

1.så snart den anställde inte längre behöver kortet i tjänsten,

2.när den anställde påbörjar en tjänstledighet som ska vara längre tid än tre månader, eller

3.när Riksdagsförvaltningen begär det.

Information till den anställde

15 § I samband med att ett betalkort tillhandahålls ska Riksdagsförvaltningen skriftligen informera den anställde om de regler och villkor som gäller för användning och återlämnande av kortet. Den anställde ska lämna en skriftlig försäkran om att kortet bara kommer att användas i enlighet med dessa regler och villkor.

Register över betalkort

16 § Riksdagsförvaltningen ska föra ett register över vilka som förvaltningen har tillhandahållit ett betalkort. Av registret ska framgå för vilket syfte och vilken tid respektive kort har tillhandahållits.

___________________

1.Denna föreskrift träder i kraft den 1 januari 2019.

2.Genom föreskriften upphävs riksdagsdirektörens beslut den

30 november 2017 om särskilda bestämmelser enligt föreskrift 2004:5 om betalkort för anställda och uppdragstagare vid Riksdagsförvaltningen m.m.

3.Föreskriften tillämpas även på betalkort som har tillhandahållits före ikraftträdandet.