FÖRVALTNINGSKONTOR 31.3.1971 Dnr 61—B.9/70
Framställning / redogörelse 1971:14
1
RIKSDAGENS
FÖRVALTNINGSKONTOR 31.3.1971 Dnr 61—B.9/70
Till Riksdagen
Kontorsservice åt riksdagens ledamöter
Med bifall till bankoutskottets utlåtande nr 9 i anledning av motioner
har 1970 års riksdag uppdragit åt riksdagens förvaltningskontor att
i enlighet med vad utskottet anfört utreda frågan om ökad kontorsservice
åt riksdagens ledamöter och därefter framlägga förslag i ämnet.
I utskottsutlåtandet hade som riktlinjer för den förordade utredningen
angivits dels att det med hänsyn till principen om kontorsservicens
nära hopkoppling med avnämarna och de därmed sammanhängande
kraven på diskretion och förtroendefullt samarbete även i ömtåliga
politiska frågor borde övervägas att låta en ökad serviceinsats, om
den befanns önskvärd, komma till stånd genom höjda bidrag till partigruppernas
kanslier, dels att utredningen under alla omständigheter
borde företagas i nära samarbete med partigrupperna och eventuellt
innefatta en enkät hos ledamöterna rörande deras individuella behov
och önskemål. Därutöver borde de lokalmässiga förutsättningarna klargöras.
Förvaltningsstyrelsen får härmed avge redovisning för det numera
fullgjorda uppdraget.
Undersökningens uppläggning
Till kontorsservice har i detta sammanhang med ledning av bl. a.
de önskemål som framställts i motionerna i ämnet hänförts skrivarbete,
sortering och förvaring av handlingar, framtagande av uppgifter ur arbetsmaterialet,
självständig handläggning av rutinmässig korrespondens,
mottagande av telefonmeddelanden och förmedling av uppdrag och besked
m. fl. liknande sysslor. Personer anställda för dylika arbetsuppgifter
benämnes i det följande kontorsbiträden. Med hänsyn till de
uppställda riktlinjerna har vid undersökningen helt bortsetts från den
hjälp med främst skrivarbete som ledamöterna kan erhålla av riksdagens
centrala skrivbyrå.
Från riksdagsgrupperna har skriftligen begärts uppgifter bl. a. om i
vilken mån kontorsservice åt de enskilda ledamöterna för närvarande
lämnas genom gruppkansliernas försorg, hur stort behov det enligt
deras mening föreligger av en utvidgad service av detta slag, hur stora
personal- och lokalresurser en eventuell utvidgning skulle ta i anspråk
och hur de organisatoriska problemen i så fall skulle lösas. Det har
därvid förutsatts att svaren på de senare frågorna skulle bygga på nå
-
Riksdagen 1971. 2 sami.
2
gon form av opinionsundersökning bland gruppledamöterna. Sedan de
begärda uppgifterna, som avsåg läget våren 1970, inkommit och sammanställts
har samarbetet med partigrupperna i frågan fullföljts genom
en serie intervjuer med kanslicheferna. Som jämförelsematerial
har vidare inhämtats upplysningar om hur motsvarande behov tillgodosetts
i vissa andra parlament.
Gruppkansliernas kontorspersonal
Samtliga partigrupper förfogar över kanslier, till vilka bidrag utgår
från ett särskilt anslag på riksdagens huvudtitel. Bidraget är 50 %
högre för partigrupp som ej är representerad i regeringen men i övrigt
proportionerat mot gruppens medlemsantal. Från och med 1971 utgår
bidraget med 3 500 respektive 5 250 kronor per medlem och år. Till
gruppkansliernas disposition har kostnadsfritt ställts lokaler, för närvarande
ett 50-tal rum i det provisoriska riksdagshusets hotelldel.
Kansliernas personalstyrka varierar för vissa gruppers del under året,
och organisatoriskt samröre mellan gruppkansli och rikspartiorganisation
förekommer på något håll. I medeltal uppgår personalen hos de fyra
större partigrupperna till 5-7 personer av vilka i genomsnitt två är
kontorsbiträden. Vänsterpartiet kommunisternas kansli omfattar för närvarande
tre anställda, varav en för kontorssysslor.
Gruppkanslierna betjänar främst grupperna som kollektiv (förtroenderåd,
gruppledare, delegationer). Detta gäller även kontorspersonalen,
och enligt inhämtade uppgifter saknas för närvarande möjligheter
att biträda enskilda ledamöter med skrivhjälp m. m. i annat än mycket
begränsad omfattning. För socialdemokratiska gruppens del har endast
ca 1/5 av kontorsbiträdenas tid beräknats kunna tas i anspråk härför,
och övriga gruppkanslier har redovisat nästan ingen verksamhet av
detta slag.
Kontorsservice i andra parlament
I åtskilliga andra parlament har - ofta vid sidan av generella kostnadsersättningar
och tillgång till kollektiva serviceinrättningar - vidtagits
åtgärder som mer eller mindre specifikt söker tillgodose den enskilde
ledamotens behov av hjälp med kontorssysslor. Ibland har särskild
statsanställd personal ställts till förfogande för detta ändamål, på
andra håll utgår bidrag till täckande av kostnader för enskilt engagerad
personal med motsvarande arbetsuppgifter. I båda fallen kan förmånerna
vara knutna antingen direkt till ledamöterna eller till partigruppen.
För enskilda ledamöter särskilt avdelad personal förekommer i
Canada och Japan. Var och en av de 265 ledamöterna i kanadensiska
underhuset har till sitt förfogande under sessionstid ett statsavlönat
kontorsbiträde. Ledamot från Ottawa-området åtnjuter denna förmån
3
året om. Vissa ledamöter i ledande ställning kan göra anspråk på ytterligare
kontorsservice i denna form. I Japans representanthus (486 medlemmar)
disponerar varje ledamot över två statsavlönade kontorsbiträden.
I norska stortinget (150 ledamöter) är det partigrupperna som tilldelas
statsavlönade kontorsbiträden enligt följande grunder. Partigrupp
med högst 25 medlemmar får ett kontorsbiträde, partigrupp med 26-50 medlemmar två och partigrupp med över 50 medlemmar tre kontorsbiträden.
Biträdena anställs för ändamålet av stortingets presidium
efter förslag av respektive partigrupper. Även i parlamentet i Nya
Zeeland (80 ledamöter) ställs statsanställda kontorsbiträden till partigruppernas
förfogande. Till varje grupp - det finns för närvarande två
- är knutna fem kontorsbiträden under sessionstid och ett mellan sessionerna.
För kontorsservice avsedda bidrag har i Storbritannien och Västtyskland
knutits direkt till dc enskilda ledamöterna. Var och cn av de 630
brittiska underhusmedlemmarna erhåller för täckande av sina verkliga
utgifter för detta ändamål högst 500 pund per år. Varje ledamot av
den västtyska förbundsdagen (518 medlemmar) har rätt till ett bidrag
till kontorsutgifter om 7 200 DM per år.
I Danmark och Frankrike är motsvarande bidrag knutna till partigrupperna.
De danska folketingsgrupperna (sammanlagt 179 ledamöter)
får sedan början av detta år lönekostnaderna täckta för ett kontorsbiträde
per fullt eller påbörjat sjutal medlemmar. I franska nationalförsamlingen
(487 ledamöter) erhåller varje partigrupp bidrag motsvarande
lönekostnaderna för ett kontorsbiträde per fem medlemmar.
Tillgången på kontorslokaler
Vid inflyttningen i det provisoriska riksdagshuset var i stort sett alla
då iordningställda och för riksdagen avsedda rum disponerade för olika
funktioner. Någon lokalreserv har hittills inte stått till buds. Genom
att den översta våningen i hotelldelen, som ursprungligen var avsedd
för riksdagens ombudsmannaexpedition, enligt numera ändrade dispositioner
ej skall tas i bruk för detta ändamål, kommer emellertid, när
inredningsarbetet avslutats, vilket beräknas ske senast i september månad
i år, ytterligare ett 50-tal rum att stå till riksdagens förfogande.
Den sålunda förbättrade lokalsituationen bör i viss utsträckning kunna
utnyttjas för att bereda utrymme åt en ökad kontorsservice.
Behovet av individuell kontorsservice
Samtliga partigrupper har i svaren på de skriftliga frågorna redovisat
behov av vidgad kontorsservice åt de enskilda ledamöterna. Behovets
4
omfattning har dock varit föremål för skiftande bedömning.
På grundval av en enkät hos medlemmarna redovisades för den socialdemokratiska
gruppens del - med bortseende av regeringsledamöterna
- ett hjälpbehov av drygt 400 timmar per vecka, motsvarande
minst tio kontorsbiträden. Kanslichefen reserverade sig dock beträffande
enkätsvarens representativitet och pekade på risken av en underskattning
av det verkliga behovet. Även folk- och centerpartigrupperna
grundade sina redovisningar på enkäter. För folkpartigruppens del
uppskattades personalbehovet för individuell kontorshjälp till 4—6 kontorsbiträden,
varav hälften särskilt kvalificerad arbetskraft, samt därutöver
eventuellt en arbetsledare. Centerpartigruppen bedömde provisoriskt
motsvarande personalbehov utgöra ett kontorsbiträde på fem ledamöter,
vartill borde komma viss förstärkning av den kollektiva kontorsservicen
inom gruppen. Moderata samlingspartiets grupp angav likaledes
ett kvalificerat kontorsbiträde på fem ledamöter som en lämplig dimensionering,
varjämte möjlighet borde ges till förstärkning under den
allmänna motionstiden. Önskemålen från vänsterpartiet kommunisternas
grupp, som då hade endast fyra medlemmar, begränsades till ökade
möjligheter att anlita tillfällig arbetskraft.
En jämförelse mellan partigruppernas i detta skede redovisade behovsbedömningar
i form av en beräkning av vad de skulle innebära i
fråga om krav på ökad kontorspersonal för samtliga ledamöter i enkammarriksdagen
vid proportionell tilldelning ger detta resultat:
s c fp m vpk
minst 20 minst 70 ca 25-40 minst 70 (-)
I fråga om den individuella kontorsservicens organisation kunde de
flesta partigruppernas svar tolkas som förord för någon form av kanalisering
genom gruppkanslierna. Centerpartigruppen uttalade sig dock för
att lägga administrationen på förvaltningskontoret, med möjlighet för
de berörda ledamöterna att påverka anställningsfrågorna.
Partigruppernas uppskattning av lokalbehovet för servicepersonalen
motsvarade i stort sett ett större rum per två kontorsbiträden.
Vid de fortsatta kontakterna mellan partigrupperna och förvaltningskontoret
har det klarlagts att lokaltillgången i det provisoriska riksdagshuset
sätter relativt snäva gränser för ianspråktagandet av för kontorsservice
åt ledamöterna lämpligt belägna rum. Man har vidare i samförstånd
konstaterat att den vidgade servicen bör, till dess erfarenheter
vunnits av dess användning och funktionssätt, ses som en försöksverksamhet
och därför ges en återhållsam dimensionering. Mot denna bakgrund
har det varit möjligt att reducera de längst gående ursprungliga
önskemålen och enas om ett mera begränsat stöd till kontorsservice
med i stort sett den omfattning och utformning som förvaltningsstyrelsen
nedan föreslår.
5
Förvaltningsstyrelsens överväganden och förslag
Under senare år har riksdagsledamöternas arbetsvillkor förbättrats i
flera avseenden. Av särskild betydelse har därvid varit att samtliga ledamöter
i samband med riksdagens inflyttning i de provisoriska lokalerna
vid Sergels torg till sin disposition fått egna arbetsrum i omedelbar
närhet till plenisal och utskottsrum. De ökade möjligheter till effektiva
politiska arbetsinsatser som därigenom skapats begränsas dock
av den splittring och tidsförlust som det nödtvungna sysslandet med
allehanda kontorsmässiga uppgifter medför. Den utbyggnad av gruppkansliema
som företagits under senaste tid med stöd av statsanslag har i
huvudsak kommit partigrupperna som kollektiv till godo, och vad särskilt
kansliernas fåtaliga kontorsbiträdespersonal angår står den endast
i mycket liten utsträckning eller inte alls till de enskilda ledamöternas
förfogande. Den kontorshjälp som lämnas av riksdagens centrala skrivbyrå
motsvarar inte det behov av nära sammankoppling mellan uppdragsgivare
och servicelämnare som föreligger i den ofta diskretionskrävande
politiska verksamheten.
Förvaltningsstyrelsen har övervägt möjligheterna att åstadkomma
önskvärda förbättringar av kontorsservicen åt ledamöterna genom förstärkning
av det nu utgående kanslistödet. Det har emellertid synts förvaltningsstyrelsen
som om en mera direkt anknytning till de avsedda
avnämarna av servicen skulle bättre trygga tillgodoseendet av deras individuella
behov och önskningar. Den ökade kontorshjälpen bör därför
få formen av ett särskilt anslag för detta ändamål som möjliggör anställande
av kontorsbiträden för ledamöternas avlastning från ifrågavarande
praktiska bestyr. Ett ytterligare skäl för denna konstruktion
är att ett bidrag till individuell kontorsservice till skillnad mot kanslistödet
bör utgå med lika stort belopp per ledamot oavsett tillhörighet
till regeringsparti eller ej. Isärhållandet av de båda stödformerna utgör
dock ej något hinder för att även kontorshjälpsanslaget ställes till partigruppernas
disposition och att den med stöd härav anställda biträdespersonalen
administreras genom deras kanslier. En sådan anordning,
förenad med viss redovisningsskyldighet, torde tvärtom skapa de bästa
förutsättningarna för att servicen utformas med önskvärd smidighet och
ändamålsenlighet.
Partigrupperna har som ovan nämnts preliminärt bedömt ledamöternas
behov av kontorshjälp på mycket skiftande sätt. Från vissa håll
ursprungligen redovisade önskemål innebär betydande anspråk på personal-
och lokalresuser. Enligt förvaltningsstyrelsens mening bör den individuella
kontorsservicen organiseras i relativt begränsad omfattning
till dess närmare erfarenheter vunnits av hur den utnyttjas och fungerar.
Vid den företagna slutliga avvägningen har förvaltningsstyrelsen i
samförstånd med partigrupperna kommit fram till att en lämplig di
-
6
mensionering skulle vara att 10 ledamöter delade på ett kontorsbiträdes
tjänster. Det synes motiverat att vid tillämpningen av denna
norm på de olika partigrupperna bortse från de ledamöter som är talmän,
vice talmän, regeringsledamöter, utskottsordförande och ordförande
eller vice ordförande i grupperna. Om i övrigt för varje fullt
eller påbörjat 10-tal ledamöter beräknas ett kontorsbiträde, skulle ett
sålunda konstruerat särskilt kontorsstöd i dagens läge innebära följande
personaltilldelning.
Partigrupp | Antal »service-berättigade» | Antal kontors-biträden |
s | 137 | 14 |
c | 64 | 7 |
fp | 52 | 6 |
m | 35 | 4 |
vpk | 15 | 2 Summa 33 |
Kontorsstödet bör grundas på en antagen årlig verksamhetstid av åtta
månader. Lokalbehovet för ändamålet bör beräknas för två arbetsplatser
per rum.
Kostnaderna för en kontorshjälp av denna omfattning inbegriper dels
vissa engångskostnader, dels årliga kostnader.
Till engångskostnaderna hör anskaffning av möbler, skrivmaskiner
och räknemaskiner. Utrustningen av 17 arbetsrum beräknas belöpa sig
till 127 500 kr. och bör lämpligen belasta anslaget Den inre riksdagsförvaltningen:
Kostnader för provisoriska lokaler. De årliga kostnaderna
hänför sig till förbrukningsartiklar såsom skrivpapper och vissa kontorsutensilier
samt lönekostnader.
Det synes naturligt att riksdagen tillhandahåller förbrukningsartiklar
på samma sätt som nu kommer riksdagens ledamöter till del. Dessa
kostnader bör därför bestridas av anslagsposten Expenser under B 1.
Det torde dock medföra att denna anslagspost måste räknas upp till
ett kommande budgetår.
Vid beräkning av lönekostnaderna för ifrågavarande kontorspersonal
synes som utgångspunkt böra väljas en medellön motsvarande löneklass
A 13 på den statliga löneplanen (f. n. 2 204 kr./mån.). Med tillägg
för semesterersättning samt för vissa sociala kostnader såsom pensionsavgifter,
arbetsgivaravgifter, kostnader för grupplivförsäkring m. m.,
beräknade enligt tillämpade statliga normer till 24 procent, kan kostnaderna
för ett kontorsbiträde med tjänstgöring åtta månader per år
uppskattas till ca 23 500 kr. Den totala kostnaden skulle således för 33
biträden bli 775 500 kr. per år.
Kontorshjälpen till riksdagsledamöterna bör redovisas under ett särskilt
anslag förslagsvis kallat Kontorshjälp till riksdagsledamöter.
7
Varje partigrupp bör efter hänvändelse till förvaltningskontoret för
varje kalenderår få medel enligt ovanstående beräkningsgrunder överförda
till ett särskilt postgirokonto för kontorshjälp. Det får ankomma
på vederbörande partigrupp att själv besluta om antalet kontorsbiträden
samt bestämma lönernas storlek. Måhända kan det visa sig lämpligt
att viss period av året ha flera biträden i tjänst än under andra
perioder.
Vid varje nytt riksdagsårs början bör vederbörande partigrupp till
förvaltningskontoret lämna en redovisning av utbetalda löner och sociala
kostnader för senast förflutna år. Medel som eventuellt ej tagits
i anspråk återbetalas samtidigt.
Tidpunkten för införande av kontorshjälp till riksdagsledamöterna är
beroende av när erforderliga kontorslokaler kan upplåtas. Sådana torde
finnas tillgängliga i full utsträckning först under september månad
1971. Medel för kontorshjälpen bör dock ställas till förfogande fr. o. m.
budgetåret 1971/72. Med hänsyn till att utbetalning till partigrupperna
förordas ske förskottsvis för kalenderår bör, ehuru årskostnaderna
beräknats till 776 000 kr., för budgetåret 1971/72 anvisas ett till
1 164 000 kr. (776 000 + 388 000) avrundat belopp.
Hemställan
Under åberopande av vad riksdagens förvaltningsstyrelse anfört i det
föregående hemställer styrelsen
att riksdagen
1) godkänner de grunder för kontorshjälp till riksdagsledamöterna
som förvaltningsstyrelsen föreslagit,
2) för budgetåret 1971/72 anvisar till Riksdagen: Kontorshjälp till
riksdagsledamöter ett förslagsanslag av 1 164 000 kr.
I handläggningen av detta ärende har deltagit, förutom undertecknad
ordförande, herrar Larsson i Staffanstorp, Wärnberg, Adamsson,
Ullsten, fröken Sandell, fru Kristensson samt herrar Augustsson och
Stridsman.
RIKSDAGENS FÖRVALTNINGSSTYRELSE
På styrelsens vägnar
HENRY ALLARD
/Magnus Huss
ESSELTE TRYCK. STHLM 71 Yllltl