Ändringsdirektiv om att utvidga och uppgradera användningen av digitala verktyg och förfaranden inom bolagsrätten

Fakta-pm om EU-förslag 2022/23:FPM82 : COM(2023) 177

Regeringskansliet Faktapromemoria  2022/23:FPM82
Ändringsdirektiv om att utvidga och uppgradera användningen av digitala verktyg och förfaranden inom bolagsrätten	2022/23:FPM82
Justitiedepartementet
2023-05-02
Dokumentbeteckning
COM(2023) 177
Förslag till EUROPAPARLAMENTETS OCH RÅDETS DIREKTIV om ändring av direktiven 2009/102/EG och (EU) 2017/1132 vad gäller att ytterligare utvidga och uppgradera användningen av digitala verktyg och förfaranden inom bolagsrätten

Sammanfattning

EU-kommissionen har presenterat ett förslag till ändringsdirektiv om att utöka och uppgradera användningen av digitala verktyg och förfaranden inom bolagsrätten. Syftet med förslaget är att underlätta för företags gränsöverskridande verksamheter och öka insynen i och förtroendet för företag. Detta ska ske genom att mer information om företag görs allmänt tillgänglig på EU-nivå, att tillförlitligheten av sådan information förbättras och genom att företag i gränsöverskridande situationer ges bättre möjligheter att använda sig av informationen.

Regeringen välkomnar målsättningen med förslaget. En ökad tillgång till tillförlitlig företagsinformation och minskade administrativa hinder vid etablering i andra EU-länder är till fördel för bland annat svenska företag. Ökade krav på information kan också innebära en administrativ börda för företagen och förslagen måste därför vägas mot de administrativa kostnader som dessa medför och vilka fördelar som uppnås med informationskraven.

Förslaget kommer att börja behandlas under Sveriges EU-ordförandeskap till och med den 30 juni 2023.

1                 Förslaget

1.1           Ärendets bakgrund

I meddelandet ”Digital kompass 2030: den europeiska vägen in i det digitala decenniet” (COM [2021] 118 final) efterlyste kommissionen en intensifiering av det pågående arbetet med att påskynda Europas digitala övergång och betonade vikten av att tillhandahålla viktiga offentliga tjänster online för europeiska medborgare och företag. Vikten av digitala verktyg för att företag bland annat ska få tillgång till information och interagera med myndigheter underströks också i kommissionens meddelande ”Digitalisering av rättsskipningen i Europeiska unionen – En verktygslåda med möjligheter” (COM [2020] 710 final).  

I sina meddelanden ”En SMF-strategi för ett hållbart och digitalt EU” (COM [2020] 103 final) och ”Uppdatering av industristrategin 2020: en starkare inre marknad för EU:s återhämtning” (COM [2021] 350 final) underströk kommissionen vikten av att stärka den inre marknadens motståndskraft och rollen av en välfungerande inre marknad för att påskynda återhämtningen efter pandemin. Kommissionen framhöll den viktiga roll som små och medelstora företag spelar i det sammanhanget och för att leda den gröna och digitala omställningen.

Den 24–25 mars 2022 antog Europeiska rådet slutsatser i vilka man bland annat pekade på behovet av att man genomför industristrategin och SMF-strategin samt fullbordar den inre marknaden, särskilt när det gäller det digitala området och tjänsteområdet, noggrant övervakar och förebygger flaskhalsar samt undanröjer kvarstående omotiverade hinder och administrativa bördor och undviker nya.

Förslaget till ändringsdirektiv presenterades den 29 mars 2023.

1.2           Förslagets innehåll

1.2.1        Förslagets ändamål

Det övergripande syftet med förslaget är att underlätta för företags gränsöverskridande verksamheter, öka insynen i och förtroendet för företag samt att förbättra de digitala tjänsterna för företag i gränsöverskridande situationer. Detta i sin tur för att uppnå en mer integrerad och digitaliserad inre marknad.

1.2.2        Mer information om företag ska göras allmänt tillgänglig på EU-nivå och tillförlitligheten av informationen ska förbättras

Förslaget innebär att mer information om företag ska göras allmänt tillgänglig, särskilt på EU-nivå genom systemet för sammankoppling av företagsregister (BRIS). Förslaget syftar även till att säkerställa att informationen i företagsregistren är korrekt och uppdaterad.

Av EU-rätten följer redan i dag att medlemsstaterna ska se till att vissa handlingar och information gällande aktiebolag ska offentliggöras av bolaget och tillhandahållas i nationella företagsregister. Vidare finns krav på att aktiebolag ska ha en europeisk unik identifieringskod (EUID) som gör det möjligt att identifiera bolaget för kommunikation och sammankoppling mellan företagsregister inom EU. Koden är avsedd att möjliggöra EU-gemensam samordning av medlemsländernas företagsregister i BRIS. För aktiebolagens del innebär det nya förslaget krav på att viss ytterligare information ska offentliggöras och tillhandahållas, bland annat platsen för bolagets centrala administration, om detta inte är där bolaget har sitt säte.

I förslaget finns bestämmelser om att medlemsstaterna ska se till att motsvarande handlingar och information ska offentliggöras även i fråga om andra företagsformer – för svensk del handelsbolag och enkla bolag – och att informationen ska vara allmänt tillgänglig i det nationella företagsregistret. Det handlar bland annat om företagsnamn, säte, organisationsnummer och uppgift om insatser från bolagsmännen. Även dessa bolag ska ha en EUID för att möjliggöra registrering i BRIS.

Vidare innehåller förslaget bestämmelser som innebär en skyldighet för företag inom EU som ingår i en koncernstruktur att offentliggöra information om andra företag inom samma koncernstruktur, även i de fall där det andra företaget befinner sig i ett land utanför EU. Även denna information ska framgå av företagsregistret och vara tillgänglig i BRIS.

Det införs också bestämmelser som innebär att mer information än vad som är fallet i dag ska vara tillgänglig i BRIS avgiftsfritt.

Medlemsstaterna ska enligt förslaget säkerställa att det genomförs kontroller, formella och legala, av stiftelseurkund och bolagsordning (om sådana krävs enligt nationell lag) när det gäller företagen. Kontroller ska ske både vid tidpunkten för bolagsbildningen och vid ändringar. Vidare föreslås att medlemsstaterna ska ha förfaranden för att säkerställa att företagsinformationen i registerna hålls uppdaterad. I det sammanhanget föreskrivs bland annat en skyldighet för företagen att anmäla ändringar som sker i fråga om dokument och information i registren senast inom 15 arbetsdagar från det att ändringen beslutades, och en skyldighet för berörd myndighet att införa ändringen i företagsregistret senast inom fem arbetsdagar från det att anmälan blev komplett.

Medlemsstaterna ska enligt förslaget föreskriva ändamålsenliga, proportionella och avskräckande sanktioner för det fall sådana handlingar och uppgifter som omfattas av förslagets bestämmelser inte offentliggörs av företagen i fråga och i de fall företagen inte anmäler ändringar enligt tidsfristen nämnd ovan.

Det föreslås också att BRIS ska kopplas ihop med systemet för sammankoppling av insolvensregister (IRI) och registret över verkligt huvudmannaskap (BORIS).

1.2.3        Information och handlingar i företagsregistren ska kunna användas vid gränsöverskridande situationer och verksamheter

Ett annat syfte med förslaget är att se till att den information som finns tillgänglig i företagsregister och i BRIS lättare ska kunna användas i samband med företags gränsöverskridande verksamheter. Informationen behöver vara tillförlitlig och användningen av informationen ska inte hindras av kostsamma och tidskrävande formaliteter.

Förslaget innehåller bestämmelser om att ett företag som bildar dotterbolag eller filial i ett annat EU-land inte på nytt ska behöva skicka in handlingar och information som redan finns tillgängliga i ursprungslandets företagsregister (engångsprincipen). Dessa ska i stället kunna inhämtas direkt via BRIS.

Vidare introduceras ett EU-registreringsbevis (EU Company Certificate) som ska innehålla viktig information om företaget, samt en digital EU-fullmakt som utvisar behörighet att företräda företaget. Dessa ska accepteras i andra medlemsstater och utgöra bevis för bolagsbildningen och informationens riktighet respektive fullmakttagarens rätt att företräda bolaget i fråga.  

Förslaget innehåller även bestämmelser som innebär att vissa dokument som finns tillgängliga i ett lands företagsregister ska vara undantaga från apostille och liknande formalitet när de används i en annan medlemsstat. Vid tveksamhet i fråga om dokumentets äkthet ska det dock vara möjligt att efterfråga kompletterande information.

1.3           Gällande svenska regler och förslagets effekt på dessa

Reglerna om aktiebolag finns framför allt i aktiebolagslagen (2005:551) och aktiebolagsförordningen (2005:559). Reglerna om handelsbolag och enkla bolag finns huvudsakligen i lagen (1980:1102) om handelsbolag och enkla bolag, i handelsregisterlagen (1974:157) och i handelsregistersförordningen (1974:188). Företagsregistren förs av Bolagsverket.

Förslagets krav på vilka uppgifter som ska offentliggöras av företagen och tillhandahållas i företagsregistren behöver jämföras mot de svenska reglerna och analyseras närmare. För aktiebolag och handelsbolag finns i dag krav på registrering hos registermyndigheten (Bolagsverket). För enkla bolag gäller däremot inget krav på registrering, men en möjlighet till registrering om bolagsmännen ska driva näringsverksamhet i bolaget. I det fallet antecknas dock endast namnen på bolagsmännen. Förslaget skulle göra det nödvändigt att i svensk lag införa registreringskrav och uppgiftsskyldigheter även för enkla bolag.

Även i övrigt innebär förslaget krav på offentliggörande och tillhandahållande av uppgifter som i dag inte följer av svensk lag. Det gäller bland annat uppgiftskraven på bolag som ingår i koncernstrukturer.

I aktiebolagslagen och handelsregisterlagen finns olika tidsfrister för att anmäla uppgifter beroende på ärendetyp. De tidsfrister som anges i förslaget måste jämföras mot de tidsfrister som gäller för olika ärendetyper i dag. Detsamma gäller de sanktioner som ska finnas enligt förslaget. Sannolikt kommer flera ändringar i lagstiftningen vara nödvändigt för att uppfylla förslagets krav.

1.4           Budgetära konsekvenser / Konsekvensanalys

Kommissionen har gjort en konsekvensanalys av förslaget (SWD[2023] 178). Kommissionen bedömer att förslaget kommer vara mycket fördelaktigt för företagen, särskilt de små och medelstora, eftersom det kommer ha en mycket positiv effekt på affärsverksamheten i gränsöverskridande situationer. Kommissionen menar att förslaget kommer innebära återkommande kostnadsbesparingar för företag som ägnar sig åt gränsöverskridande verksamhet. Kostnadsbesparingarna för dessa företag uppskattas av kommissionen till cirka 437 miljoner euro per år.

Kommissionen menar vidare att förslaget kommer leda till besparingar för nationella myndigheter eftersom det blir enklare att söka efter företagsinformation från andra medlemsländer och då det innebär ett minskat behov att begära handlingar från företagen.

Förslaget kommer enligt kommissionen också ha en mycket positiv effekt på samhället i stort, inkluderat konsumenterna. Förenklad tillgång till tillförlitlig företagsinformation gör det möjligt för konsumenterna att göra välgrundade val när de köper från eller ingår avtal med företag i andra medlemsstater. Mer tillgänglig och tillförlitlig företagsinformation kommer enligt kommissionen vidare innebära att det blir enklare att stävja missbruk och bedrägerier och alltså leda till en mer rättvis inre marknad.

Förslaget kommer enligt kommissionen innebära engångskostnader för de företag som för närvarande inte tillhandahåller information till företagsregister. Denna kostnad uppskattas till omkring 311 miljoner euro sammanlagt.  

På grund av behovet för nationella företagsregister att anpassa sina IT-system kommer förslaget leda till engångskostnader som kommissionen uppskattar till omkring 5,4 miljoner euro för alla företagsregister sammanlagt, samt återkommande kostnader med anledning av bland annat kontroller av företagsinformationen om omkring 4 miljoner euro per år sammanlagt. Medlemsstaterna kommer dock kunna utgå från befintliga företagsregister och de anpassningar som redan gjorts i förhållande till BRIS, varför kostnaderna enligt kommissionen bör kunna begränsas.

Kommissionen pekar på att förslaget även kommer innebära inkomstbortfall för de företagsregister som i dag tar ut avgifter för sina uppgifter och handlingar. Kommissionen uppskattar att det handlar om sammanlagt omkring 7,9 miljoner euro.

När det gäller andra myndigheter kommer de som tar ut avgifter för att utfärda apostille och liknande förlora intäkter som kommissionen uppskattar till sammanlagt 9,5 miljoner euro per år. Avskaffandet av apostille kommer dock leda till minskade administrativa kostnader samt minskade personalkostnader. I Sverige är det notarius publicus som utfärdar apostille. Förslaget i denna del får alltså inte någon påverkan på det allmännas intäkter och kostnader här.

Finansiering ska ske i linje med de principer om neutralitet för statens budget som riksdagen beslutat om (prop. 1994/95:40, bet. 1994/95:FiU5, rskr. 1994/95:67).

I fråga om effekten på EU-budgeten bedömer kommissionen att den tekniska vidareutvecklingen av BRIS kommer att kunna ske inom gällande ekonomiska ramar. Förslaget bedöms därmed inte påverka EU-budgeten. Eventuella utgiftsdrivande åtgärder på EU-budgeten behöver finansieras genom omprioriteringar i den fleråriga budgetramen (MFF).

2                 Ståndpunkter

2.1           Preliminär svensk ståndpunkt

Regeringen välkomnar målsättningen att underlätta för företags gränsöverskridande verksamheter och öka förtroendet för företag genom att göra mer information om företag allmänt tillgänglig på EU-nivå. EU:s inre marknad är den överlägset viktigaste handelsarenan för svensk export och import och det viktigaste investeringsområdet för svenska företag. En ökad tillgång till tillförlitlig företagsinformation och minskade administrativa hinder vid etablering i andra EU-länder är därför till fördel för svenska företag. Bättre information om företag kan också vara värdefullt för investerare och kreditgivare, men även för myndigheter och andra aktörer.

Ökade krav på information kan också innebära en administrativ börda för företagen och ansvariga myndigheter. Förslagen om ytterligare skyldigheter för företag att lämna information behöver vägas mot de administrativa kostnader som dessa medför för företagen och berörda myndigheter och vilka fördelar som uppnås med informationskraven för i första hand näringslivet. Det är viktigt att undvika omotiverade administrativa kostnader för företagen och berörda myndigheter.

2.2           Medlemsstaternas ståndpunkter

Medlemsstaternas ståndpunkter är ännu inte kända.

2.3           Institutionernas ståndpunkter

Institutionernas ståndpunkter är ännu inte kända.

2.4           Remissinstansernas ståndpunkter

Ett antal myndigheter och organisationer har beretts tillfälle att med en kort svarsfrist lämna synpunkter på förslaget. Flera av de myndigheter och organisationer som inbjudits att lämna synpunkter, däribland Ekobrottsmyndigheten, Finansinspektionen, Myndigheten för digital förvaltning och Sparbankernas Riksförbund har ställt sig positiva till eller inte haft några synpunkter på förslaget. Bland de synpunkter som hittills har lämnats kan följande nämnas. Bolagsverket är huvudsakligen positivt till förslagen men framhåller generellt att de har stor påverkan på verket och innebär betydande utvecklingskostnader, kostnader för handläggning samt uteblivna intäkter Verket pekar bland annat på att förslaget ställer krav på IT-utvecklingsinsatser och handläggningsrutiner i fråga om till exempel EU-registreringsbevis, årliga bekräftelser och sanktioner. Svenskt Näringsliv ser positivt på den digitala omställningen men menar att förslagen i flera delar medför en omotiverad och olycklig ökning av rapporteringskrav och av företagens administrativa börda. Både Bolagsverket och Svenskt Näringsliv är av uppfattningen att enkla bolag inte bör omfattas av förslaget. Enligt Svenskt Näringsliv skulle förslagets krav på enkla bolag innebära en långtgående utökning av kraven på sådana bolag och enligt Bolagsverket skulle förslaget innebära ett omfattande utvecklingsarbete för verket. Både Bolagsverket och Svenskt Näringsliv framför också invändningar mot förslagets bestämmelser om koncernstrukturer. Verket ifrågasätter behovet av att anteckna koncernstrukturer i registret och Svenskt Näringsliv pekar bland annat på att det kräver omfattande administration och rapportering från företagen. Sveriges Advokatsamfund välkomnar de förenklingar som föreslås införas genom förslaget men anser att det behöver ske en analys av å ena sidan de inskränkningar i enskildas rätt till integritet och privatliv som förslaget innebär och å andra sidan samhällets intresse av att kunna behandla personuppgifter för de aktuella ändamålen.

3                 Förslagets förutsättningar

3.1           Rättslig grund och beslutsförfarande

Förslaget baseras på artiklarna 114 och 50 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt (FEUF). Beslut fattas enligt det ordinarie lagstiftningsförfarandet av rådet och Europaparlamentet gemensamt och med kvalificerad majoritet i rådet.

3.2           Subsidiaritets- och proportionalitetsprincipen

Kommissionen gör bedömningen att förslaget är förenligt med subsidiaritetsprincipen. Kommissionen pekar i den delen bland annat på förslagets övergripande syfte och framhåller att de problem som förslaget syftar till att åtgärda är av gränsöverskridande karaktär, särskilt på grund av att medlemsstater har skilda regler i frågorna. Regeringen delar kommissionens bedömning att förslaget är förenligt med subsidiaritetsprincipen.    

Kommissionen gör även bedömningen att förslaget är förenligt med proportionalitetsprincipen. I den delen framhåller kommissionen att de föreslagna åtgärderna är välriktade och inte går längre än vad som är nödvändigt för att uppnå syftena med förslaget samt respekterar medlemsstaternas rättsliga traditioner. Vidare bygger förslaget på användande av redan existerande datasystem. Regeringen gör bedömningen att förslaget är förenligt med proportionalitetsprincipen. Det är dock viktigt att i förhandlingarna verka för att förslaget inte blir mer långtgående och detaljerat än vad som är nödvändigt.

4                 Övrigt

4.1           Fortsatt behandling av ärendet

Förslaget kommer att börja behandlas under Sveriges EU-ordförandeskap till och med den 30 juni 2023. Förhandlingen av förslaget i rådsarbetsgruppen för bolagsrätt påbörjas i april 2023. Det är ännu inte känt när Europaparlamentet kommer att påbörja sin behandling av förslaget.

4.2           Fackuttryck/termer