Förordning om Digital Portal

Fakta-pm om EU-förslag 2016/17:FPM91 : KOM (2017) 256

Regeringskansliet

Faktapromemoria 2016/17:FPM91

Förordning om Digital Portal

2016/17:FPM91

Utrikesdepartementet

2017-06-01

Dokumentbeteckning

KOM (2017) 256

Förslag till Europaparlamentets och rådets förordning om inrättande av en gemensam digital ingång för tillhandahållande av information, förfaranden samt hjälp- och problemlösningstjänster och om ändring av förordning (EU) nr 1024/2012

Sammanfattning

Den 2 maj 2017 presenterade kommissionen ett åtgärdspaket i syfte att förstärka efterlevnaden och funktionen av den inre marknaden. En del av detta paket, som består av tre delar, är ett förslag till en förordning för att skapa en samlad digital portal (Digitala Portalen). De andra två delarna utgörs av ett förslag om att införa ett verktyg med syfte att möjliggöra för kommissionen att begära in information direkt från aktörer på den inre marknaden (SMIT), samt en åtgärdsplan för att stärka problemlösningsverktyget Solvit. Denna faktaPM avser förslaget om en förordning om Digital Portal.

Förslaget om Digital Portal har fyra övergripande syften och det är, att tillhandahålla till alla medborgare och företag inom EU;

-högkvalitativ och korrekt webbaserad information,

-möjlighet att använda elektroniska förfaranden och

-via internet få tillgång till hjälpfunktioner och problemlösningstjänster,

-återkopplingsmöjlighet till kommissionen och medlemsstaterna avseende hinder på den inre marknaden,

när de gör affärer, reser till, köper från, arbetar, studerar eller uppehåller sig i en annan medlemsstat inom unionen.

Genom den digitala portalen ska det finnas lättillgänglig webbaserad information för medborgare och företag avseende tillämpliga nationella och EU-

rättsliga regler och krav. Information ska tillhandahållas på minst ett ytterligare EU språk utöver det inhemska.

1 Förslaget

1.1Ärendets bakgrund

En av Junckerkommissionens huvudprioriteringar är en nystart för den inre marknaden. Därför lanserades den 28 oktober 2015 en inremarknadsstrategi för varor och tjänster (SMS) (se faktapromemoria 2015/16:FPM17) i formen av ett meddelande. Strategin har fokus på praktiska åtgärder som ska hjälpa små och medelstora företag och nystartade företag att växa och expandera, främja innovation, som öppnar för investeringar och stärker konsumenterna. En av nyckelåtgärderna i strategin är att skapa ”en efterlevnadskultur och ett smart genomförande” genom genomförandeplaner, årlig dialog med varje medlemsstat, ett analytiskt verktyg för det nationella införlivandet, stärka SOLVIT nätverket och lagstiftningsförslag om ett nytt marknadsinformationsverktyg. Dessförinnan hade kommissionen våren 2015 lagt fram ett meddelande om en strategi för en inre digital marknad (DSM) (se faktapromemoria 2014/15:FPM 35). Under strategins tredje huvudinriktning nämns bl.a. utbyggnad och integrering av europeiska och nationella portaler på väg mot en gemensam digital ingång för att skapa användarvänliga informationssystem för privatpersoner och företag.

1.2Förslagets innehåll

Kommissionens förslag till förordning innebär att inom utpekade områden ansvarar kommissionen och medlemsstaterna för att tillhandahålla relevant information i förhållande till de regler, rättigheter och krav som gäller på EU och nationell nivå. Det är upp till medlemsstaterna att bestämma var de tillhandahåller den nationella informationen digitalt. De ska dock se till att länkarna till de relevanta webbsidorna levereras till en central databas hos kommissionen genom vilken sökning efter relevant sida ska kunna göras. En ”hjälp-finnar-funktion” ska vägleda användare till rätt hjälpfunktion. Sökfunktionen är begränsad till det innehåll som läggs in i databasen och ska kunna integreras i informationsportaler och webbsidor både på EU och också nationell nivå. Tydliga och operationella kvalitetskriterier ska definieras gällande information, hjälpfunktioner och problemlösningstjänster och elektroniska förfaranden. En övervakningsmekanism ska säkerställa att det som erbjuds genom Digitala Portalen sker på ett relevant, användarvänligt och tydligt sätt. Förfaranden som avser att skapa/etablera ett företag omfattas inte av förslaget (”nationalitet” av ett företag).

Enligt förslaget ska medlemsstaterna se till att ett utpekat antal administrativa förfaranden kan fullgöras elektroniskt, även när personer

vistas, är bosatta eller etablerad i en annan medlemsstat än sin hemstat. Ett arbetsprogram ska bana väg för att ytterligare underlätta för elektroniska förfaranden. Förslaget till förordning kräver att vissa nyckelförfaranden kan göras helt elektroniskt i förhållande till ”mottagandet” (front office) av t.ex. en ansökan eller registrering (fylla i ett elektroniskt formulär). Detta ska dock inte påverka funktionen i förhållande till ”back office”, de fortsatta steg som måste tas i relevant förfarande inom en nationell administration (hur ett ärende handläggs eller hanteras). Inte heller ska substansen av något förfarande påverkas på nationell nivå, såsom ansvarig myndighet, olika steg eller de nationella myndigheternas kompetens. Med andra ord, nödvändiga förändringar kommer endast avse digitaliseringen av själva ”ansökan/registreringen” och undanröjande av hinder för gränsöverskridande användande. Detta kommer också främjas och möjliggöras genom förordningen om eIDAS som kräver att medlemsstaterna erkänner eIDAS anmälda av andra medlemsstater från och med september 2018. Kommissionens förslag till förordning ska bygga på den så kallade ”once-only-principen” vilket innebär att när en ansvarig myndighet utfärdar ett bevis i elektroniskt format ska det kunna göras tillgängligt även för myndigheter som efterfrågar det i andra medlemsstater.

Effektivt genomförande av Digitala Portalen ska säkras genom en ”koordineringsgrupp” som ska utgöra forum för samarbete mellan medlemsstaterna och kommissionen. En nationell samordnare ska utses med anledning av Digitala Portalen.

Förslag till förordning

Generellt

Artikel 1-3 i förordningen reglerar införandet och driften av Digitala Portalen i relation till de rättigheter som medborgare och företag har i enlighet med artikel 26.2 i Fördraget om Europeiska unionens funktionssätt, möjligheten till användande av nationella förfaranden av medborgare från andra medlemsstater och genomförande av ”once-only” principen. Portalen skapas av kommissionen och ansvariga myndigheter, ska ha av ett gemensamt gränssnitt integrerat i en enda portal som förvaltas av kommissionen med länkar till relevanta nationella och EU webbsidor. Vad som avses med ”användare”, ”förfarande”, ”ansvarig myndighet” och ”bevis/styrkt” finns definierat.

Tjänster

Artikel 4-6 reglerar att medlemsstaterna ska garantera lättillgänglig tillgång till information via Internet om nationella rättigheter, skyldigheter och regler, förfaranden, hjälpfunktioner och problemlösningstjänster. Kommissionen ska

via Digitala Portalen garantera lättillgänglig tillgång till information avseende EU-rättliga rättigheter, skyldigheter och regler, förfaranden på EU- nivå samt hjälpfunktioner och problemlösningstjänster. Medlemsstaterna ska se till att, där utpekade förfaranden finns tillgängliga för användare i den egna staten, också är tillgängliga för medborgare från andra medlemsstater. Tanken är att utpekade förfaranden ska kunna göras helt elektroniskt (ansökan om personbevis och studiestöd, registrering avseende socialförsäkringsförmåner (social security benefits) begäran om ömsesidigt erkännande av yrkeskvalifikationer, registrering av adressändring, begäran om/förnyande av ID-kort och pass, registrering av motorfordon, begäran om pension, registrering av företag, registrering av en arbetsgivare och anställda i allmänna pension- och försäkringssystem, underrättelse i socialförsäkringssystem gällande upphörandet av en anställning samt betalning av socialavgifter för anställda). När ett förfarande kräver fysisk närvaro av en person i något stadium av processen ska sådana krav begränsas till vad som är helt nödvändigt och objektivt motiverat. Dessa ska även anmälas till kommissionen. Medlemsstaterna och kommissionen ska se till att det finns lättillgänglig elektronisk tillgång till utpekade hjälpfunktioner och problemlösningsverktyg.

Kvalitetskrav

Artikel 7-14 fastställer vilka kvalitetskrav som ska ställas på den information som tillhandahålls och också på elektroniska förfaranden samt förklaringar kring hjälpfunktioner och problemlösningsverktyg. Vad gäller elektroniska förfaranden ska de nationella myndigheterna säkerställa att användare kan använda och få instruktioner kring förfarandena på minst ett annat språk inom EU, att användare inte begränsas av nationella format och kan identifiera sig och skriva under handlingar i enlighet med förordning (EU) 910/2014, eIDAs, styrka uppfyllda krav och kunna betala eventuella avgifter. Nationella myndigheter ska samarbeta genom att använda Informationssystemet för den inre marknaden (IMI) som regleras i Europaparlamentet och rådets förordning (EU) nr 1024/2012 av den 25 oktober 2012 om administrativt samarbete genom informationssystemet för den inre marknaden och om upphävande av kommissionens beslut 2008/49/EG. För att kunna utbyta bevis med anledning av de förfaranden som pekas ut i förslaget samt förfaranden som hänvisas till i direktiv 2005/36/EG, 2006/123/EG, 2014/24/EU och 2014/25/EU ska skapas ett tekniskt system som möjliggör elektroniskt utbyte. När en ansvarig myndighet i detta hänseende utfärdar ett bevis i elektroniskt format ska det kunna göras tillgängligt även för myndigheter som efterfrågar det i andra medlemsstater (”once-only-principen”). En mekanism för övervakning av kvaliteten på information, förfaranden och hjälpfunktioner ska införas samt åtgärder som kommissionen kan använda för att se till att kraven i förordningen följs.

Tekniska lösningar och marknadsföring

Artikel 15-20 specificerar de tekniska lösningar som Digitala Portalen ska bygga på för att tjäna sitt syfte och förklarar kommissionens respektive medlemsstaternas ansvar samt portalens namn och hur den ska marknadsföras.

Användares feed-back och statistik

Artikel 21-23 reglerar insamling av statistisk data och feed-back från användare och att kommissionen ska skapa ett användarvänligt verktyg som tillåter användare att signalera hinder som de utsätts för på den inre marknaden.

Förvaltning av portalen

Artikel 24-27 reglerar att medlemsstaterna ska peka ut en nationell samordnare och överlämna särskilt ansvar till den gällande Digitala Portalen, att det ska tillsättas en samordningsgrupp och gruppens uppgifter samt att det ska finnas ett årligt arbetsprogam som stödfunktion till genomförandet av förordningen.

Avslutande bestämmelser

I artiklarna 28-37 framgår bl.a. hur kostnadsfördelningen ska ske gällande Portalen, hur persondata ska skyddas, hur samarbete ska ske med andra, informations- och hjälpfunktioner som redan finns, relationen till annan EU- rätt, tillämpning och anpassning av IMI till förordningen om Digitala Portalen samt kommissionens kompetens (delegerade akter).

1.3Gällande svenska regler och förslagets effekt på dessa

Kommissionens bedömning är att förslaget inte ska påverka befintliga regler och krav utan avser att öka transparensen och underlätta efterlevnaden av nationella och EU-rättsliga regler och förfaranden.

1.4Budgetära konsekvenser / Konsekvensanalys

Kommissionens bedömning är att den initiala investeringen för införandet av förordningen beräknas bli 109 miljoner euro och de löpande kostnaderna cirka 8 miljoner euro för medlemsstater och kommissionen tillsammans. Den initiala investeringen kommer delvis kompenseras på ett år genom besparingar för gränsöverskridande verksamhet avseende översättningar, certifieringsavgifter och konsultationskostnader uppskattade till 86 miljoner euro. För medlemsstater som har minst antal digitaliserade förfaranden kommer digitaliseringen av de återstående att kosta 6.6 miljoner euro. I

artikel 28 i förslaget till förordning om Digitala Portalen framgår att den generella budgeten för EU ska täcka kostnaderna för utvecklingen och underhållet av de IT-verktyg som ska stödja genomförandet av förordningen på EU-nivå, marknadsföringen av portalen, viss översättning till ett annat EU-språk än det nationell av allmän information på portalen och instruktioner för att fullgöra nationella förfaranden hänvisade till i förordningen, i en ”maxvolym” per medlemsstat. Det bör här också uppmärksammas att en samordnare ska pekas ut i förhållande till Digitala Portalen. Förslaget kan komma att få ekonomiska konsekvenser för berörda nationella myndigheterna.

I kommissionens konsekvensanalys framgår att Portalen ska säkerställa att procedurerna upprättas på så sätt att lika villkor gäller för alla, för nationella användare och användare från andra medlemsstater.

2 Ståndpunkter

2.1Preliminär svensk ståndpunkt

Regeringen välkomnar kommissionens förslag och att åtgärder vidtas för att medborgare och företag som önskar göra affärer, resa till, köpa från, arbeta, studera eller uppehålla sig i en annan medlemsstat på ett lättillgängligt sätt ska kunna få lättorienterad, högkvalitativ övergripande webbaserad information om gällande EU och nationell rätt. EU:s inre marknad har stor betydelse för svensk tillväxt och sysselsättning då handeln med denna marknad utgör nära 70 procent av svensk export och 80 procent av svensk import.

Det är viktigt att det finns tillgång till effektiva hjälpfunktioner och problemlösningstjänster genom neutral digital/elektronisk teknik/media och effektiva förfaranden för att uppmärksamma fall där EU eller nationella regler inte följs. Över tid ska relevant information tillhandahållas på minst ett ytterligare EU språk utöver det inhemska. Härutöver är det också angeläget att medborgare och företag i möjligaste mån kan genomföra administrativa förfaranden på elektronisk väg.

Det är Regeringens uppfattning att en Digital Portal skulle kunna skapa förutsättningar för att tillgodose dessa behov och underlätta för medborgare och företag på den inre marknaden.

Det är å ena sidan positivt om möjlighet finns att beakta utarbetandet av en Digital Portal när Regeringen tar fram och formulerar uppdrag och utredningar avseende nya webbportaler för samlad information på nationell nivå eller formella krav vid elektronsiska förfaranden. Det är emellertid också viktigt att Regeringskansliet bevakar att det arbete som bedrivs med

portalen inte krockar med eller överlappar redan existerande lösningar och portaler på nationell nivå och EU-nivå, såsom t.ex. e-juridikportalen, utan samverkar med dessa på ett ändamålsenligt sätt.

Regeringen vill dock understryka att förslaget behöver analyseras mer i detalj, exempelvis vad gäller hur omfattande och detaljerade informationskraven bör vara, och också med beaktande av de remissyttranden som förväntas inkomma i mitten av augusti 2017.

2.2Medlemsstaternas ståndpunkter

I december 2016 sändes ett gemensamt brev till kommissionen från Tjeckien, Estland, Tyskland, Lettland, Nederländerna och Polen där man framhöll vikten av och de politiska förväntningarna på Digitala Portalen samt den reella förmågan hos medlemsstaterna att hantera förväntningarna, varför Portalen måste genomföras på ett kostnadseffektivt och proportionellt sätt. Vidare poängterades att Portalen ska ”ägas” och hanteras av medlemsstaterna, men att unionen måste öka sin roll när det gäller samordningen mellan medlemsstaterna, definiera och övervaka kvalitetskrav och också hjälpa medlemsstaterna att upprätthålla och följa de regler som man kommit överens om. Redan exiterande initiativ gällande nationella portaler ska vara grunden för Digitala Portalen. Innehållet i Portalen ska bestämmas på EU- nivå, snarare än genereras av olika krav i medlemsstaterna. Digitala Portalen ska fungera på så sätt att existerande portaler på EU och nationell nivå samlas under ett tak och medborgare ska kunna använda sig av elektroniska förfaranden som tillhandahålls oavsett var de befinner sig fysiskt.

Kommissionen framhåller att i sina kontakter med medlemsstaterna en majoritet framhållit vikten av att webbsidorna som ingår i Digitala Portalen måste vara av god kvalitet, vara användarvänliga och tillhandahålla information på minst ett ytterligare språk än det inhemska. Medlemsstaterna är medvetna om att det krävs omfattande investeringar för att kunna gör olika administrativa förfaranden fullt elektroniska (för de medlemsstater som inte redan har detta – Sverige tillhör här de medlemsstater som redan har elektroniska förfaranden på plats i förhållande till i princip alla procedurer som är aktuella – ansöknings och registreringsförfaranden). De flesta medlemsstater efterfrågar en tydlig ansvarsfördelning mellan medlemsstaterna och EU och förordar att ansvaret för innehåll och hanteringen ska ligga på nationell nivå samtidigt som kommissionen tar en stark samordnande roll i förhållande till definition av mål gällande t.ex. uppdatering innehåll och användning.

2.3Institutionernas ståndpunkter

I konkurrenskraftsrådets slutsatser från mars 2015 efterfrågades ett politiskt åtagande att stärka och strömlinjeforma inremarknadsverktyg för att bättre kunna möta företagens och medborgarnas behov vid gränsöverskridande verksamhet. Vid konkurrenskraftsrådet i februari 2016 välkomnade man

därför konceptet om en digital portal som framförallt tar itu med behovet hos ”start-ups”. Kommissionen har i båda sina strategier, strategin för en digital inre marknad och inremarknadsstrategin, framhållit sin avsikt att skapa en samlad digital portal, vilket också är en viktig del i handlingsplanen för e- förvaltning (COM(2016)0179). I januari 2016 efterfrågade Europaparlamentet skapandet av en omfattande samlad digital portal som ska fungera som en end-to-end digital process för företag inom hela EU.

2.4Remissinstansernas ståndpunkter

Tillväxtverket skriver i remissvar avseende ett europeiskt tjänstekort att den Digitala Portalen utgör en viktig del i skapandet av en federativ infrastruktur där medlemsstaterna i stor utsträckning kan behålla sina nationella lösningar och genom så kallade bryggor mellan länderna kan utbyta information. Svenskt Näringsliv stödjer i sitt remissvar avseende tjänstekortet initiativet till en Digital Portal och föreslår att den utvidgas till att även omfatta information om handel med varor. Om en sådan portal går att förverkliga kan det bli en reell ”en-väg-in” för företag att söka information om vilka regler som gäller i olika medlemstater och som själva vill hantera sina kontakter med myndigheter i olika länder. Att skapa en mer omfattande Digital Portal skulle också vara ett sätt att ”framtidssäkra” system för att tillåta företag med nya affärsmodeller som använder ny teknik att också dra nytta av informationen. Svenskt Näringsliv framhåller att man önskar se att en ansökan om ett eventuellt tjänstekort ska kopplas till Digitala Portalen vilket också stödjs av Almega (muntligen framfört vid ett EU-samråd med statsrådet Ann Linde). Näringslivets Regelnämnd, Sveriges Byggindustrier samt Installatörsföretagen (som svarar på uppdrag av Elektriska Installatörsorganisationen och VVS Företagen) ansluter sig till remissyttrandet från Svenskt Näringsliv.

3 Förslagets förutsättningar

3.1Rättslig grund och beslutsförfarande

Rättslig grund för förordningen är artiklarna 21.2, 48 och 114.1 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt. Beslut fattas enligt det ordinarie lagstiftningsförfarandet enligt artikel 294 i fördraget, vilket innebär att rådet beslutar med kvalificerad majoritet och att Europaparlamentet är medbeslutande.

3.2Subsidiaritets- och proportionalitetsprincipen

Kommissionen anför att det övergripande syftet med förslaget är att förbättra den inre marknadens funktion för alla EU-medborgare och företag. Den inre marknaden är inte fullt harmoniserad och bygger på principer såsom ömsesidig erkännande varför det i många situationer krävs att medborgare

och företag uppfyller nationella krav när de reser, uppehåller sig eller bedriver affärsverksamhet i andra medlemsstater. Det är därför nödvändigt för den inre marknadens funktion att medborgare och företag enkelt kan finna de regler och krav som gäller i andra medlemsstater än deras egen. Vidare är det också nödvändigt att de förfaranden som krävs för att uppfylla nationella regler och krav inte ska innehålla betydande ytterligare regelbördor för utländska användare jämfört med inhemska. Detta kan inte uppnås utan aggerande på EU-nivå. Befintligt system av information och problemlösningstjänster saknar enhetlighet eftersom de instrument som skapats på EU-nivå inte är tillräckligt upplänkade eller användarvänliga. En gemensam ansats för att försäkra kvalitet genom minimikrav/standarder saknas. Rättsliga ramverk uppmuntrar synergieffekter men detta har inte fått genomslag i medlemsstaterna då det saknas bindande krav. Givet att den inre marknaden är gränsöverskridande och nödvändigheten att ta sig an nämnda problem i en gränsöverskridande kontext är det mest kostnadseffektivt för EU-medborgare och företag att man agerar på EU-nivå.

Regeringen instämmer i kommissionens bedömning att det handlar om situationer med stark gränsöverskridande karaktär och att åtgärder på EU- nivå är nödvändiga för att uppnå en väl fungerande inre marknad där medborgare och företag kan agera över gränserna.

Förslaget ger en bra jämnvikt mellan å ena sidan nödvändigheten av att lämna ansvarstagandet att tillhandahålla nationell information, förfaranden, assistans och problemlösning till medlemsstaterna och, å andra sidan, nödvändigheten att ta itu med de hinder som har uppstått över tid för medborgare och företag som försöker använda sig av sina rättigheter på den inre marknaden. Regeringen anser därmed att förslaget är förenligt med subsidiaritets- och proportionalitetsprincipen.

Förslaget innehåller inte några ytterligare krav för medborgare och företag eftersom användandet av Portalen för dessa är helt frivilligt.

4 Övrigt

4.1Fortsatt behandling av ärendet

Förslaget har remitterats till myndigheter, arbetsmarknadens parter, näringslivet samt andra berörda aktörer. Remissvaren väntas inkomma senast den 15 augusti 2017.

Kommissionens tänker sig att förordningen ska kunna antas under det tredje kvartalet 2018 och kunna tillämpas från det tredje kvartalet 2020.

4.2Fackuttryck / termer

SOLVIT nätverket - Ett informellt nätverk i Europeiska kommissionens regi som syftar till att lösa hinder för den grundläggande EU-rättigheten till fri

rörlighet, det vill säga att fritt kunna bo, arbeta, studera, exportera eller importera varor, erbjuda tjänster eller etablera sig i vilket EU-land som helst. Företag och privatpersoner som stöter på sådana problem, orsakade av en myndighet, får avgiftsfri hjälp.

End-to-end digital process – Att en process (söka information om regler, krav och genomföra administrativa förfaranden) kan inledas och avslutas inom ramen för samma digitala ingång.