RIF_radsPM_officiella_handlingar_dp_4

Bilaga till dokument från EU-nämnden 2014/15:3C1F2D

RIF, dp. 4

Rådspromemoria

2015-06-08

Justitiedepartementet

Grundlagsenheten

Rådets möte för rättsliga och inrikes frågor (RIF) den 15–16 juni 2015

Dagordningspunkt 4

Förslag till Europaparlamentets och rådets förordning om främjande av medborgares och företags fria rörlighet genom förenkling av godtagandet av vissa officiella handlingar i Europeiska unionen och om ändring av förordning (EU) nr 1024/2012

=Allmän inriktning

Dokument: det har ännu inte presenterats något dokument för behandlingen i rådet.

Tidigare dokument: Förslag till Europaparlamentets och rådets förordning om främjande av medborgares och företags fria rörlighet genom förenkling av godtagandet av vissa officiella handlingar i Europeiska unionen och om ändring av förordning (EU) nr 1024/2012, KOM (2013) 228 slutligt

Fakta-PM 2012/13:FPM107

Tidigare behandlad vid samråd med EU-nämnden: den 3 oktober 2014, 28 november 2014 och 6 mars 2015.

Tidigare behandlad vid överläggning med eller information till riksdagsutskott: Information till civilutskottet lämnades den 25 november 2014, 3 mars 2015 och 4 juni 2015.

Bakgrund

I april 2013 presenterade Europeiska kommissionen ett förslag till en förordning om främjande av medborgares och företags fria rörlighet genom förenkling av godtagandet av vissa officiella handlingar.

Förslaget omfattar bl.a. handlingar som gäller födsel, äktenskap och namn. För att en officiell handling ska kunna åberopas inför en

2

myndighet utanför den medlemsstat där den har utfärdats krävs det i många länder administrativa formaliteter som syftar till att styrka en handlings äkthet (autentisering). Det rör sig bl.a. om krav på legalisering (t.ex. ett intyg om att en namnteckning eller en stämpel är äkta), en apostille (en form av äkthetsintygande) eller bestyrkta kopior. Förslaget innebär att alla sådana krav på administrativa formaliteter ska tas bort. I anslutning till detta föreslås att ett administrativt samarbete ska inledas mellan medlemsstaternas myndigheter. Myndigheterna ska inom ramen för samarbetet kunna kontrollera om en utländsk officiell handling eller bestyrkt kopia är äkta.

Det föreslås också att s.k. flerspråkiga standardformulär ska kunna användas inom unionen för vissa kategorier av officiella handlingar. Detta innebär att behovet av översättningar av officiella handlingar begränsas. Förslaget innehåller också vissa övriga regler om översättning av officiella handlingar.

Förhandlingarna om förslaget inleddes i juni 2013. Förslaget har varit högt prioriterat under det lettiska ordförandeskapet. I mars 2015 beslutades det om en partiell allmän inriktning för den större delen av förordningens artiklar. Ordförandeskapet har nu presenterat ett kompromissförslag som omfattar de resterande artiklarna i förordningen, förordningens skäl och förordningens bilagor. Vid rådsmötet i juni vill ordförandeskapet att en överenskommelse om allmän inriktning ska ingås i fråga om kompromissförslaget. Förhandlingarna i rådet skulle därmed avslutas och förhandlingar med Europaparlamentet ta vid.

Rättslig grund och beslutsförfarande

I förordningen anges som rättslig grund artikel 21.2 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt (EUF-fördraget).

Beslut fattas enligt det ordinarie lagstiftningsförfarandet, artikel 294 i EUF-fördraget. Förfarandet innebär att både rådets och Europaparlamentets godkännande krävs för att förslaget till förordning ska antas. Rådet fattar beslut med kvalificerad majoritet.

Svensk ståndpunkt

Regeringen välkomnar förslag som syftar till att förenkla medborgares fria rörlighet inom EU. Det är därför positivt att administrativa formaliteter, kostnader och tidsförluster vid hanteringen av officiella handlingar minskas. Det är dock viktigt att den föreslagna regleringen i praktiken verkligen innebär en förenkling. Det är också positivt att medlemsstaterna ska samarbeta för att minska riskerna för bl.a. användning av förfalskade dokument liksom att behovet av översättningar kan minska genom inrättandet av flerspråkiga standardformulär.

3

Regeringen kan ställa sig bakom det lettiska ordförandeskapets kompromissförslag.

Europaparlamentets inställning

Europaparlamentet beslutade om en lagstiftningsresolution den 4 februari 2014 (P7_TA(2014)0054). I förhållande till kommissionens förslag föreslås flera ändringar, bl.a. i fråga om förordningens tillämpningsområde.

Förslaget

Det lettiska ordförandeskapets kompromissförslag innehåller bl.a. bestämmelserna genom vilka de flerspråkiga standardformulären inrättas. Det ska finnas standardformulär för officiella handlingar rörande födelse, dödsfall, äktenskap och registrerat partnerskap. En person som vill använda sig av en svensk officiell handling, t.ex. ett personbevis, i en annan medlemsstat kommer att kunna begära att ett standardformulär för personbeviset utfärdas på svenska och den mottagande medlemsstatens språk. Formuläret ska bifogas den nationella officiella handlingen och fungera som en översättningshjälp för den mottagande myndigheten. Om den officiella handlingen senare behöver uppvisas i ytterligare en medlemsstat, ska den mottagande myndigheten där kunna ta del av innehållet med hjälp av de sifferkoder som varje informationsfält i formuläret ska vara försett med. Formulären, särskilt framtagna för varje enskild medlemsstat och anpassade för den medlemsstatens handlingar, ska finnas tillgängliga elektroniskt för berörda myndigheter på den europeiska e- juridikportalen. Med hjälp av standardformulären kommer den som vill använda sig av en officiell handling i en annan medlemsstat som huvudregel inte att behöva vända sig till en översättare.

Förslaget innehåller också bestämmelser om att medlemsstaterna ska dela med sig av information som kan underlätta tillämpningen av förordningen. Denna information ska finnas tillgänglig på e- juridikportalen.

Gällande svenska regler och förslagets effekter på dessa

I Sverige finns inga krav på legalisering av officiella handlingar. Svenska myndigheter kommer troligtvis därför inte att påverkas annat än i begränsad omfattning. Svensk lagstiftning förväntas mot denna bakgrund behöva ändras enbart i mindre omfattning.

Ekonomiska konsekvenser

Enligt kommissionens konsekvensanalys kan endast mindre kostnader för bl.a. utbildningsverksamhet förväntas påverka EU-budgeten. Den

4

nuvarande IMI-infrastrukturen anses ha kapacitet för de ytterligare användare av informationssystemet för den inre marknaden som en tillämpning av den föreslagna förordningen skulle kunna medföra.

De eventuella kostnader för bl.a. utbildningsinsatser och it-lösningar hos myndigheter som ska hantera IMI bedöms vara marginella och rymmas inom befintliga anslagsramar.

Från svenskt perspektiv kan ett avskaffande av kraven på apostiller inom

unionen antas leda till visst inkomstbortfall för dem som är utsedda att vara notarius publicus eftersom de utfärdar apostiller. Samtidigt skulle många medborgare få en minskad administrativ börda med både tidsvinst och minskade kostnader som följd.

Övrigt

IMI (Informationssystemet för den inre marknaden) är ett elektroniskt verktyg som fungerar som ett system för informationsutbyte mellan europeiska myndigheter och ger medlemsstaterna möjlighet att samarbeta effektivare i sin löpande verksamhet. Avsikten med IMI är att övervinna hinder som t.ex. skillnader i förvaltnings- och arbetskultur, olika språk och det faktum att det ibland kan vara svårt för en myndighet att veta vem man ska vända sig till i en annan medlemsstat. Kommerskollegium är nationell samordnare för IMI i Sverige.

E-juridikportalen är en webbplats där EU:s och medlemsstaternas rättsinformation finns samlad. Den är ett viktigt resultat av e- juridikarbetet som medlemsstaterna bedriver för att förbättra och utveckla användningen av modern teknik på det rättsliga området.