Till riksdagens talmanskonferens (Framställning / redogörelse 1971:17)

Observera att dokumentet är inskannat och fel kan förekomma.

Till riksdagens talmanskonferens

I sitt memorial 1970: 88 hemställde bankoutskottet att riksdagen måtte
uppdraga åt talmanskonferensen att föranstalta om en översyn av
Nordiska rådets svenska delegations kansliorganisation. Bankoutskottet
anförde att uppdraget att verkställa denna översyn torde böra anförtros
åt en särskild kommitté med förslagsvis tre ledamöter, bland vilka
förvaltningsteknisk sakkunskap borde vara företrädd.

Med bifall till bankoutskottets hemställan beslöt riksdagen den 15
december 1970 att föranstalta om en översyn av sekretariatsorganisationen.
Den 20 januari 1971 tillsatte talmanskonferensen en kommitté
bestående av riksdagsmännen Sven Mellqvist och Astrid Kristensson
samt justitieombudsmännens ställföreträdare Bertil Wennergren för att
verkställa denna översyn. Kommittén utsåg sedermera till sin sekreterare
hovrättsassessorn Hans Danelius.

Kommittén har sammanträtt den 24 februari, den 18 och 24 mars
samt den 16 april 1971. Vid sammanträdet det 24 februari hörde kommittén
kanslichefen vid delegationens sekretariat, hovrättsrådet Gustaf
Petrén, och vid sina sammanträden den 24 mars och den 16 april hörde
kommittén andra befattningshavare vid sekretariatet.

Till fullgörande av sitt uppdrag får kommittén härmed överlämna
följande rapport till talmanskonferensen.

Riksdagen 1971. 2 sami.

1. Sekretariatets nuvarande organisation

Under budgetåret 1970/71 består sekretariatet av följande befattningshavare: 1

kanslichef Cr 3
1 avdelningsdirektör Bg 4

1 byrådirektör (halvtid) Ag 28 + 300:-/mån.

2 byrådirektörer Ae 26

1 informationssekreterare (halvtid) Ae 25

2 assistenter Ae 15
1 bokhållare Ae 15

1 övervaktmästare Ae 14

1 kontorsskrivare Ag 13

2 kansliskrivare Ag 11

1 förste vaktmästare Ag 11
1 vaktmästare Ag 9

Kanslichefen har den allmänna ledningen av sekretariatets arbete. En
viktig del av hans arbete består i att deltaga i möten med Nordiska
rådets olika organ (årssessionen, presidiemöten och utskottsmöten). Han
är på grund av resor för dessa och andra ändamål frånvarande från
sekretariatet under en sammanlagd tid av 75-100 dagar om året. Av
uppgifter, som införskaffades av Nordiska organisationskommittén,
framgår vidare att kanslichefen under den tid han tjänstgör på kansliet
ägnar en betydande del av sin arbetstid (omkring 40 %) åt gemensamma
rådsangelägenheter (förberedande av årssession och presidiemöten,
utredningar, korrespondens, remissverksamhet och verkställande av presidiebeslut).
I jämförelse härmed utgör arbetet för den nationella delegationen
(förberedande av möten med delegationen eller dess arbetsutskott,
hjälp med avfattande av medlemsförslag, annan service åt medlemmarna,
utredningar och korrespondens) endast en mindre del (omkring
15 %). Övriga uppgifter omfattar allmän informativ verksamhet
(häri inbegripet läsning av böcker, tidskrifter och annan litteratur, författande
av artiklar och föredrag, besvarande av brev från allmänheten
m. m.), administration av det egna kansliet, organisation av möten,
mottagande av studie- och informationsbesök samt utomnordiska
kontakter. Det bör tilläggas att den nuvarande kanslichefen även är
ställföreträdare för justitieombudsmännen, vilket gör det nödvändigt
för honom att i viss utsträckning vara frånvarande från kansliet även
för detta ändamål.

Avdelningsdirektören är ställföreträdare för kanslichefen och utför
i dennes frånvaro alla dennes uppgifter. När tjänsten som avdelningsdirektör
inrättades, hade kanslichefen nyligen utnämnts till ställföreträdare
för justitieombudsmännen, och detta åberopades som ett särskilt
skäl till att det behövdes en högre befattningshavare för att bistå
kanslichefen. Avdelningsdirektören behandlar också i viss utsträckning
ärenden som faller under juridiska utskottets och trafikutskottets kompetens.

På halvtid tjänstgör en byrådirektör, som tillhör utrikesdepartementets
personal. I sitt arbete för Nordiska rådet ägnar han sig nästan
uteslutande åt uppgiften att vara ekonomiska utskottets biträdande sekreterare.

Av de övriga två byrådirektörerna har den ene under kanslichefen ansvaret
för personalfrågor och för den ekonomiska förvaltningen. Dessa
arbetsuppgifter kräver ungefär hälften av denne tjänstemans arbetstid.
Den andra huvuduppgiften, sorn också tar ungefär hälften av
arbetstiden i anspråk, är att vara sekreterare i socialpolitiska utskottet.
Den andre av de två byrådirektörerna utför en rad utredningsuppgifter
av skiftande slag.

Informationssekreteraren är anställd på halvtid av svenska delegationen
och på halvtid av presidiet för att svara för den gemensamma
informationsverksamheten. Den gemensamma informationsverksamheten
är emellertid dominerande och upptar enligt informationssekreterarens
egna beräkningar tre fjärdedelar av hennes arbetstid. I informationssekreterarens
uppgifter ingår att föra ett kalendarium över nordiska
möten, att genomgå nordiska pressklipp, att lämna meddelanden till pressen
om medlemsförslag, utskottsbetänkanden, utskottsmöten och presidiemöten.
Informationssekreteraren är sekreterare i rådets informationsoch
redaktionskommitté och är föredragande i presidiet i informationsfrågor.

En assistent är kanslichefens handsekreterare. Hon svarar för kanslichefens
korrespondens, besvarar olika förfrågningar och handlägger själv
enklare ärenden. Den andre assistenten förestår delegationens arkiv och
bibliotek. Huvuddelen av arbetet består i att sköta arkivet, vilket är av
stort omfång och snabbt utvidgas med nytt arkivmaterial.

Bokhållaren sköter bokföringen av delegationens utgifter samt de gemensamma
rådsutgifter, som förskotteras från svensk sida. Hon svarar
för kassa, checkräkning och fakturering. Slutligen sköter hon också
resetjänsten (beställning av biljetter, uppgörande av reseräkningar m. m.).

Övervaktmästaren leder arbetet vid expeditionen. Han svarar för anskaffning
och förvaring av inventarier och kontorsmateriel samt handhar
distribution och lagerhållning av rådets tryck och stenciler. I hans
uppgifter ingår vidare att distribuera tryck till utskotts- och presidiemöten
samt till årssessionen. Han utsänder också kallelser till delegations -

och arbetsutskottsmöten. Dessutom svarar han för expediering av post,
budskickning, stencilering, fotokopiering samt för klippning och klistring
av tidningsartiklar. Han sköter ett omfattande register med adressplåtar.

Kontorsskrivaren och kansliskrivaren är huvudsakligen sysselsatta med
maskinskrivning och liknande uppgifter.

Förste vaktmästaren och vaktmästaren biträder övervaktmästaren med
de uppgifter som angetts i det föregående.

Det saknas f. n. ett gemensamt samnordiskt sekretariat för Nordiska
rådet. Detta medför att de gemensamma rådsuppgifterna måste utföras
av de nationella delegationernas sekretariat. Utvecklingen har lett till att
dessa uppgifter huvudsakligen kommit att handläggas inom det svenska
sekretariatet. Detta är en av förklaringarna till att det svenska sekretariatet
f. n. har en väsentligt större kvalificerad personal än de övriga sekretariaten.
Sålunda tjänstgör vid det finska sekretariatet en generalsekreterare
och en sekreterare under honom. Vid det danska sekretariatet
finns endast en generalsekretacr, och vid det norska sekretariatet finns
en byråsjef, som dock i begränsad utsträckning biträds av en tjänsteman
från norska utenriksdepartementet. Vid det isländska sekretariatet
finns ingen heltidsanställd befattningshavare.

Det kan sålunda konstateras att en betydande del av de arbetsuppgifter
som fullgörs av det svenska sekretariatet i realiteten är av gemensam
art. I fråga om kanslichefen har beräknats att omkring 40 % av dennes
arbetsuppgifter på sekretariatet är av gemensam natur. Även de övriga
befattningshavarna sysslar i större eller mindre utsträckning med
gemensamma rådsangelägenheter.

2. Presidiesekretariatet

Enligt det reviderade Helsingforsavtalet, som undertecknades av statsministrarna
i Köpenhamn den 13 februari 1971, skall det inrättas en ny
befattning som presidiesekreterare i Nordiska rådet. Överenskommelsen
skall träda i kraft senast den 1 juli 1971.

Av Helsingforsavtalet framgår inte närmare vilka uppgifter som skall
åvila presidiesekreteraren. Förarbetena till överenskommelsen om ändring
i detta avtal innehåller dock vissa betydelsefulla upplysningar härom.
Sålunda uttalas i Nordiska organisationskommitténs betänkande av
den 10 december 1969 bl. a. följande (NU 1969: 20 s. 43 f.):

Organisationskommittén har konstaterat att det dessutom finns en
rad olika uppgifter av gemensam natur för vilka det för närvarande
inte finns någon centraliserad sekretariatsfunktion. Det rör sig i huvudsak
om följande uppgifter:

- leda gemensam personal,

- handha rådets gemensamma ekonomiska angelägenheter,

- ha överinseende över rådets tryck,

- förbereda presidiemöten och verkställa presidiets beslut,

- handha rådets gemensamma informationsverksamhet,

- biträda presidiet i dess internationella kontaktverksamhet.

Om ett ministerråd inrättas, blir en ny uppgift av gemensam natur att
svara för Nordiska rådets kontakter med ministerrådet.

Organisationskommittén föreslår att en särskild presidiesekreterare
tillsätts, sorn skall ha ansvaret för fullgörandet av gemensamma uppgifter
av nu angiven art.

Med beaktande av vad som nu sagts bör presidiesekreteraren ha i huvudsak
följande uppgifter.

Rådets gemensamma personal bör vara underställd presidiesekreteraren
och i princip ha sitt arbete förlagt till samma kansli som denne. Ett undantag
bör dock gälla för utskottssekreterama.

I fråga om rådets ekonomiska förvaltning bör presidiesekreteraren
för presidiet uppgöra förslag till rambudget över de gemensamma utgifterna
och i efterhand sammanställa uppgifter över dessa utgifter.

Presidiesekreteraren bör också ha överinseende över rådets tryck.

Då det gäller presidiets löpande verksamhet bör det ankomma på presidiesekreteraren
att förbereda presidiemötena och att verkställa de
beslut som fattas av presidiet. Presidiesekreteraren bör också primärt
svara för rådets kontakter med ministerrådet.

Presidiesekreteraren bör, i allmänhet jämte de nationella sekreterarna,
delta i möten med de olika utskotten.

En viktig del av hans verksamhet bör avse rådets informationsverksamhet,
i den mån denna kan anses som en gemensam rådsangelägenhet
och inte avser upplysningsverksamhet inom ett särskilt nordiskt land.
Presidiesekreteraren bör i samarbete med de nationella sekreterarna
också biträda presidiet i dess internationella kontaktverksamhet.

I sitt betänkande berör organisationskommittén vidare frågan vilken
effekt inrättandet av ett presidiesekretariat skall få på organisationen
av de nationella rådssekretariaten. I detta hänseende uttalar kommittén: Även

om ett presidiesekretariat inrättas, är det angeläget att de nationella
sekretariaten inte görs alltför små. Det synes organisationskommittén
önskvärt, att sekretariaten i Danmark, Finland, Norge och
Sverige består av åtminstone två heltidsanställda kvalificerade befattningshavare.

Organisationskommittén har inte uttalat sig om vilken personal som
skall stå till presidiesekreterarens förfogande. Denna fråga har emellertid
övervägts av presidiet. Personalorganisationen har av presidiet preliminärt
fastställts på följande sätt:

1. Presidiesekreterare

2. Redaktör för förhandlingarna och utredningsserien

3. Assistent till redaktören

4. Redaktör för Nordisk Statistisk Årsbok jämte arvode till medhjälpare -

5. Sekreterare i rådets utskott (en heltidsanställd och övriga arvodesanställda) 6.

Informationssekreterare (halvtid)

7. Redaktör för Nytt från Nordiska rådet

8. Handsekreterare till presidiesekreteraren

9. Bokhållare

10. Skrivhjälp

11. Vaktmästare

12. Diverse utredningsuppdrag

Vid sitt möte den 30 april 1971 beslöt presidiet dessutom att presidiesekreteraren
skulle bistås av en befattningshavare, som skulle ha en
tjänsteställning ungefär motsvarande en byråchef i den svenska administrationen.

Beträffande informationsverksamheten kan också nämnas att arbetsgruppen
för nordisk information i sin slutrapport den 14 oktober 1970
framlade vissa organisatoriska förslag. Arbetsgruppen påpekade att presidiets
informationssekreterare f. n. tjänstgör på halvtid och att en avsevärd
personalförstärkning är påkallad. Arbetsgruppen föreslog därför
att en tjänst som samnordisk informationschef skulle inrättas samt anförde
härom vidare:

Denna befattningshavare skulle dels handha informationen om
Nordiska rådets arbete inom Norden och till utlandet, dels tills vidare
även tillgodose behovet av information om nordiskt samarbete i övrigt.
Med Nordiska rådets informationsverksamhet avses information om rådets
utskotts- och presidiemöten, väckta förslag och betänkanden i rådet,
besvarande av frågor rörande rådets arbete, samordning av de nationella
rådssekretariatens informationsåtgärder, utgivning av informationsmaterial
om rådet m. m. Informationschefen skall vidare vara föredragande
i presidiet i informationsärenden och tillika handha sekreteraruppgiften
i rådets informations- och redaktionskommitté. Arbetsuppgifternas
mängd gör klart att presidiets informationschef framdeles bör
vara heltidsanställd.

Informationschefens behov av skrivhjälp förutsätts kunna tillgodoses
inom presidiesekretariatet.

I skrivelse den 18 januari 1971 förordade Nordiska rådets informations-
och redaktionskommitté att arbetsgruppens förslag rörande inrättande
av en befattning som samnordisk informationschef skulle genast
genomföras och hemställde till presidiet att i presidiesekretariatet i Nordiska
rådet inrätta en tjänst som informationschef med uppgift att fungera
som samordnande ledare för nordiskt upplysningsarbete inom och
utom Norden, såvitt gäller nordiskt samarbete med anknytning till rådet.

Med anledning av ett i Nordiska rådet väckt medlemsförslag (A 322
T/k) och kulturutskottets däröver avgivna betänkande beslöt rådet
den 18 februari 1971 att uppdraga åt presidiet att inom presidiesekreta -

riatet inrätta en tjänst som samnordisk informationschef i enlighet med
arbetsgruppens för nordisk information slutrapport. Presidiet beslöt
den 30 april 1971 att inrätta en tjänst som informationschef.

3. Svenska delegationens framställningar

I sin framställning den 19 november 1970 överlämnade svenska
delegationen till riksdagens förvaltningskontor uppgifter över delegationens
medelsbehov under budgetåret 1971/72. Delegationen framhöll
att tillsättningen av en presidiesekreterare liksom sannolikheten för
att rådets utskottssekretariat skulle komma att förstärkas återverkar på
organisationen av svenska delegationens kansli. Presidiet skall i vissa
frågor bistås av ett kollegium bestående av presidiesekreteraren och
de fem nationella sekreterarna. Presidiet har den 7 september 1970
till detta kollegium delegerat beslutanderätten i olika löpande ärenden.
På presidiesekreteraren kommer att primärt vila bl. a. förberedelsearbetet
för presidiemöten och andra för rådet gemensamma möten.
I denna verksamhet fordras ständiga kontakter med de nationella sekretariaten.
Möten mellan presidiesekreteraren och de nationella sekreterarna
torde komma att hållas tämligen ofta. De nationella sekretariaten
torde få att vart för sig förbereda varje sak som skall avgöras eller beredas
av det gemensamma sekretariatet. Arbetet inom det gemensamma
sekretariatet kammer att kräva inte obetydliga arbetsinsatser från ettvart
av de nationella sekretariaten. En utbyggnad av utskottsverksamheten
kommer likaledes att leda till att ökade anspråk ställs på de nationella
sekretariaten.

Delegationen framhåller vidare att en stor del av de nationella sekretariatens
arbete består i kontakter med olika myndigheter och organisationer
inom landet. De nationella sekretariaten har att underlätta delegationsmedlemmamas
verksamhet i rådet genom att fortlöpande informera
dem om sådant som har särskilt intresse för dem som delegationsmedlemmar.
En viktig del av sekretariatets arbete är den personliga
kontakten med medlemmarna. Varje nationellt sekretariat har
till uppgift att hålla rådets övriga sekretariat och utskottssekreterare informerade
om behandlingen i det egna parlamentet av frågor som är
av intresse för rådssekretariaten och utskotten.

Enligt delegationens mening är informationen utåt om rådets arbete
en viktig uppgift för de nationella sekretariaten. Andra viktiga
uppgifter gäller den ekonomiska förvaltningen samt personal- och lokalfrågor.
Vidare måste ett relativt fylligt arkiv finnas hos varje nationellt
sekretariat.

Mot bakgrund härav har delegationen funnit att den handläggande

personalen vid det svenska kansliet bör bestå av en kanslichef, en biträdande
kanslichef och två byrådirektörer (varav den ene skall ägna halva
sin tid åt att leda de administrativa göromålen), en halvtidstjänstgörande
byrådirektör och en informationssekreterare. I förhållande till nuvarande
personal innebär denna organisation en utökning med en halvtidstjänst
för informationsfrågor. Dessutom innebär förslaget att tjänsten
som kanslichef placeras i lönegrad Cr 4 och att den nuvarande avdelningsdirektörstjänsten
omvandlas till en tjänst som biträdande kanslichef
i lönegrad Be 6.

Vad beträffar den övriga personalen föreslår delegationen en minskning
med en kansliskrivare och en vaktmästare.

I en särskild skrivelse av den 9 december 1970 till riksdagens förvaltningskontor
behandlar svenska delegationen organisationen av delegationens
arkiv. Delegationen framhåller som sin uppfattning att arkivet
inte bör överföras till presidiesekretariatet utan kvarbliva under svenska
delegationen. Arkivet fungerar numera inte endast som en plats
för magasinering av nordiskt material. Uppgiften att tillhandagå allmänheten
med upplysningar blir allt betydelsefullare och ställer ökade krav
på den tjänsteman som har ansvaret för arkivet. Denne måste ha förmåga
att lämna besökande vägledning och information i nordiska frågor
på grundval av materialet i arkivet och i delegationens bibliotek. I hans
uppgifter ingår att ha ansvaret för delegationens bibliotek. Han förestår
bokinköpen samt ombesörjer registrering och katalogisering av bokbeståndet.
Ledningen av arkivet/biblioteket måste ligga på en relativt
kvalificerad befattningshavare. Det föreslås därför att den nuvarande
tjänsten som assistent ersätts med en tjänst som byråassistent i lönegrad
Ae 19.

4. Kommitténs bedömning

Nordiska rådet har f. n. fem nationella sekretariat. Eftersom rådet
saknar ett gemensamt sekretariat, ankommer det på de nationella sekretariaten
inte endast att betjäna de nationella delegationerna utan också
att sköta de gemensamma rådsangelägenhetema.

Det är påfallande att de nationella sekretariaten är sinsemellan av
mycket olika storleksordning. Med någon schematisering kan sägas att
det svenska sekretariatet är lika stort som de övriga sekretariaten
tillsammans. Den huvudsakliga förklaringen härtill är att det svenska
sekretariatet påtagit sig huvudparten av de gemensamma sekretariatsuppgiftema.

En bidragande orsak till det svenska sekretariatets stora omfång är
att två av de nuvarande befattningshavarna samtidigt är utskottssekrete -

rare och att de i realiteten ägnar en betydande del av sin arbetstid åt
denna uppgift. Den byrådirektör som tjänstgör på halvtid i det svenska
sekretariatet kan i själva verket sägas ägna nästan hela denna tjänstgöringstid
åt sitt uppdrag som biträdande sekreterare i ekonomiska
utskottet. En av de andra byrådirektörerna är tillika sekreterare i socialpolitiska
utskottet och ägnar ungefär hälften av sin arbetstid åt
detta uppdrag.

Från och med den 1 juli 1971 erhåller Nordiska rådet ett fristående
gemensamt sekretariat under ledning av en presidiesekreterare. Av förarbetena
till denna reform, särskilt av Nordiska organisationskommitténs
rapport, framgår att avsikten varit att de gemensamma sekretariatsfunktionerna
skulle överföras från de nationella sekretariaten till presidiesekretariatet.
Om så sker, bortfaller det viktigaste skälet till att
det svenska sekretariatet är väsentligt större än de övriga nationella
sekretariaten.

Det finns dock enligt kommitténs mening vissa omständigheter som
gör det svårt att f. n. genomföra några mera omfattande förändringar
av personalstaten i det svenska sekretariatet.

Man har för det första anledning att ställa sig tveksam till möjligheterna
för presidiesekretariatet att redan från början överta alla de
uppgifter av gemensam art, vilka skall överföras från det svenska sekretariatet,
och det torde vara realistiskt att räkna med en viss övergångstid
innan det svenska sekretariatet kan befrias från sin befattning
med dessa uppgifter.

För det andra bör observeras att det inte alltid är fråga om att lägga
en arbetsuppgift på presidiesekretariatet och att samtidigt befria de
nationella sekretariaten från varje befattning med denna arbetsuppgift.
Många arbetsuppgifter kommer i stället att gemensamt handläggas av
presidiesekretariatet och de nationella sekretariaten, och i fråga om sådana
uppgifter medför inrättandet av presidiesekretariatet endast en
begränsad arbetslättnad eller ingen arbetslättnad alls för de nationella
sekretariaten. Viktigare gemensamma rådsangelägenheter kommer i fortsättningen
att handläggas av ett sekreterarkollgeium bestående av presidiesekreteraren
och de nationella sekreterarna. De nationella sekretariaten
kommer således inte att befrias från sin befattning med dessa
angelägenheter. Ett annat illustrativt exempel är följande. Enligt nuvarande
praxis brukar de nationella sekreterarna eller deras medhjälpare
vara närvarande vid möten med rådets utskott. I fortsättningen kommer
presidiesekreteraren att deltaga i dessa möten, men organisationskommitténs
förslag innebär att de nationella sekreterarna i allmänhet
skall vara närvarande jämte honom.

För det tredje bör, som ovan framhållits, observeras att en viss del
av arbetsinsatsen vid det svenska sekretariatet i verkligheten kommer
utskotten till godo. Rätteligen borde sålunda två av byrådirektörerna ha

halvtidsanställning sorn utskottssckreterare, vilket skulle innebära en
minskning av det svenska sekretariatets kvalificerade personal från 4V»
till 3V2 befattningshavare.

För det fjärde kan erinras om att organisationskommittén funnit det
önskvärt att varje nationellt sekretariat utom det isländska förses med
åtminstone två kvalificerade heltidsanställda befattningshavare. Detta
innebär en förstärkning av de danska och norska sekretariaten, vilken,
om den genomfördes, skulle minska skillnaden i omfång mellan dem
och det svenska sekretariatet.

Svenska delegationen har i sin framställning av den 19 november
1970 föreslagit att den kvalificerade personalen vid det svenska sekretariatet
(bortsett från informationssekreteraren) skall förbli oförändrad
även efter presidiesekretariatets inrättande. Denna personal består av
en kanslichef, en avdelningsdirektör, en byrådirektör på halvtid och
två byrådirektörer på heltid. Beträffande de två högsta tjänstemännen
föreslås dock lönegradsuppflyttningar.

Delegationen har motiverat sitt yrkande om oförändrad personalstyrka
med antagandet att den minskning i arbetsbördan som normalt
borde föranledas av att vissa arbetsuppgifter överförs till presidiesekretariatet
kommer att uppvägas av att nya uppgifter åläggs de nationella
sekretariaten i samband med att ett kollegialt rådssekretariat inrättas
och utskottssekretariaten förstärks.

Kommittén har i det föregående pekat på vissa omständigheter som
kan väntas föranleda att ett behov kvarstår av att tills vidare ha kvar
en tämligen stor personalstyrka vid det svenska sekretariatet. Kommittén
är emellertid av uppfattningen att en viss arbetsminskning för det svenska
sekretariatet kommer att bli följden av presidiesekretariatets inrättande
och att hänsyn härtill bör tas vid fastställandet av personalstatcn för
det svenska sekretariatet. Vad beträffar delegationens uppgifter om en
väntad förstärkning av utskottssekretariaten vill kommittén erinra om
att Nordiska organisationskommittén i sin skrivelse av den 17 december
1970 till statsministrarna och presidiet påpekade att det i utskotten finns
olika meningar om behovet av en förstärkning av utskottssekretariaten.
Organisationskommittén ville inte generellt förorda anställning av utskottssekreterare
på heltid utan rekommenderade i stället en individuell
bedömning för varje utskott för sig under hänsynstagande till utskottets
egna önskemål. Det synes därför inte finnas anledning att inom den närmaste
tiden räkna med en mera allmän förstärkning av utskottssekretariaten,
och det saknas skäl att tillmäta denna faktor någon större betydelse
vid bedömningen av det svenska sekretariatets organisation.

Kommittén anser att det även framgent bör vid sidan av kanslichefen
finnas en kvalificerad befattningshavare i det svenska sekretariatet vilken
vid behov skall kunna ersätta kanslichefen och övertaga dennes
funktioner som chef för kansliet. Kommittén finner sig inte ha anled -

ning att uttala sig i den av svenska delegationen aktualiserade frågan
om lönesättningen för kanslichefen och hans ställföreträdare.

En viss nedskärning av personalen på byrådirektörsnivå är enligt
kommitténs uppfattning i och för sig motiverad med hänsyn till den
arbetslättnad som kan väntas följa på presidiesekretariatets inrättande.
Kommittén finner sig dock böra avstå från att framlägga förslag om
en reducering av denna del av personalen med hänsyn till att viss informationsverksamhet,
som f. n. ligger på informationssekreteraren, enligt
kommitténs uppfattning bör i fortsättningen åvila en av byrådirektörerna.
Denna fråga behandlas närmare i det följande.

Informationsverksamheten ombesörjs f. n. av en informationssekreterare,
som arbetar på halvtid för presidiet (den gemensamma informationsverksamheten)
och på halvtid för den svenska delegationen (den
svenska informationsverksamheten). Enligt Nordiska rådets beslut skall
den gemensamma informationsverksamheten i fortsättningen förestås av
en heltidsanställd informationschef knuten till presidiesekretariatet.

I detta läge uppkommer frågan hur den svenska informationsverksamheten
skall organiseras i framtiden. Den svenska delegationen har
i detta hänseende föreslagit att en heltidsbefattning som informationssekreterare
skall inrättas vid det svenska sekretariatet.

Kommittén konstaterar till en början att inrättandet av en befattning
som informationschef vid presidiesekretariatet innefattar en väsentlig
förstärkning av de organisatoriska grundvalarna för den gemensamma
informationsverksamheten. Det är uppenbart att det härutöver finns behov
av en viss nationell informationsverksamhet inom det svenska sekretariatet.
Den svenska informationsverksamheten är emellertid redan
i dag av mindre omfattning än den gemensamma informationsverksamheten.
Informationssekreteraren har upplyst att hon ägnar tre fjärdedelar
av sin arbetstid åt den gemensamma informationsverksamheten och endast
en fjärdedel åt den svenska. Kommittén är inte beredd att förorda
en så kraftig utvidgning av den svenska informationsverksamheten som
det skulle innebära, om en heltidstjänst inrättades för detta ändamål.
I stället vill kommittén rekommendera att den arbetskraft i det svenska
sekretariatet som frigörs som en följd av att vissa uppgifter övergår till
presidiesekretariatet disponeras så att en svensk informationsverksamhet
i rimlig omfattning kan upprätthållas. Detta innebär att ifrågavarande
uppgifter i första hand bör ankomma på en av byrådirektörerna
vid sekretariatet.

Vad sedan angår det arkiv som nu finns vid den svenska delegationens
kansli vill kommittén anföra följande. Arkivet är redan nu omfattande
och av betydelse inte endast för svenska delegationen och för
Nordiska rådet utan också som upplysningskälla för personer utanför
rådet. Enligt uppgift är arkivet väl ägnat att vidareutvecklas till en dokumentationscentral
för nordiska frågor.

Det är i och för sig självklart att varje nationellt sekretariat bör ha
ett visst arkivmaterial till sitt förfogande för att på ett ändamålsenligt
sätt kunna utföra sina uppgifter. Det arkiv som byggts upp inom svenska
sekretariatet synes emellertid numera ha fått en sådan omfattning
och betydelse att det är mest följdriktigt att omforma det till ett gemensamt
nordiskt arkiv underställt presidiesekreteraren. Ett eventuellt
beslut härom bör fattas av presidiet, som därvid också bör överväga att
inrätta en tjänst som arkivarie och bestämma lönesättningen för denne
befattningshavare.

Vad angår det kamerala arbetet i det svenska sekretariatet kan erinras
om att riksdagens revisorer år 1970 föranstaltade om en utredning,
vilken verkställdes av Bohlins revisionsbyrå AB. I sin rapport av den
8 juni 1970 framhöll revisionsbyrån bl. a. att bokhållaren hade en stor
arbetsbörda och att det föreföll motiverat att fördela bokhållarens arbetsuppgifter
mellan två tjänstemän. Denna bedömning delades av svenska
delegationen, som emellertid framhöll att en ändring i bokhållarens
arbetsuppgifter skulle inträda som en följd av att ett presidiesekretariat
inrättades. Även riksdagens revisorer fann att med en omorganisation
av det svenska sekretariatet i detta hänseende borde anstå tills definitiv
klarhet vunnits om presidiesekreterartjänstens inrättande och om de arbetsuppgifter
som kunde komma att åläggas presidiesekreteraren.

Kommittén konstaterar att inrättandet av ett presidiesekretariat medför
att vissa av de uppgifter som ankommer på bokhållaren vid det
svenska sekretariatet kommer att överföras till presidiesekretariatet. Så
kan väntas bli fallet med t. ex. de arbetsuppgifter som gäller bokföring
och fördelning av gemensamma rådsutgifter. På grund härav synes det
inte längre finnas skäl att inom det svenska sekretariatet fördela bokhållarens
arbetsuppgifter på två befattningshavare, och kommittén finner
sig inte böra föreslå någon organisatorisk förändring på denna
punkt.

Vad angår personalen i övrigt ansluter sig kommittén till de förslag
om personalminskningar som framförts av svenska delegationen. Kommittén
har inte funnit skäl att föreslå några ytterligare förändringar av
den nuvarande personalstaten.

Sammanfattningsvis får kommittén föreslå att det svenska sekretariatet
från och med den 1 juli 1971 förses med följande personal:

1 kanslichef

1 avdelningsdirektör eller biträdande kanslichef

1 byrådirektör (halvtid)

2 byrådirektörer
2 assistenter

1 bokhållare
1 övervaktmästare
1 kontorsskrivare

1 kansliskrivare
1 förste vaktmästare
Skulle presidiet fatta beslut om övertagande av svenska delegationens
arkiv, bör detta föranleda att den ena assistenttjänsten indras.

Stockholm den 5 maj 1971

SVEN MELLQVIST ASTRID KRISTENSSON

BERTIL WENNERGREN

/Hans Danelius