Förslag till riksdagen 1989/90:16

Framställning / redogörelse 1989/90:16

Observera att dokumentet är inskannat och fel kan förekomma.

Förslag till riksdagen
1989/90:16

Riksdagens revisorers förslag angående
registrering och dokumentation av de statliga
museernas samlingar

Förs.

1989/90:16

Riksdagens revisorer anmäler härmed sin granskning av de statliga museernas
registrering och dokumentation av sina samlingar.

Revisorerna konstaterar att kontrollen över de statliga museernas samlingar
i stort sett genomgående är bristfällig. För att åstadkomma en bättre
ordning förordar revisorerna att särskilda föreskrifter om registreringen av
samlingarna införs. Revisorerna har med stöd av praktiska försök på ett statligt
museum kunnat redovisa goda möjligheter att genomföra avsedd registrering
med hjälp av ADB.

Revisorernas granskning redovisas i rapporten (1989/90:8) Registrering
och dokumentation av de statliga museernas samlingar, som fogas till denna
skrivelse som bilaga.

1 Revisorernas överväganden

Den nu genomförda granskningen visar att påtagliga brister finns inom de
statliga museerna vad avser kontrollen över de föremål museerna har att
hantera. Granskningen har också visat att museerna av skilda skäl - ekonomiska
eller praktiska - anser sig inte kunna leva upp till de säkerhetskrav
som rimligen bör ställas. I några enstaka fall anser sig dock företrädarna för
museerna kunna hävda att säkerheten är god även om de endast känner till
var en fjärdedel av samlingarna finns.

Även om de statliga museerna uppvisar en splittrad bild i fråga om samlingsstrukturen
bör enligt revisorernas mening vissa minimikrav gälla för
museerna i fråga om registrering och dokumentation av samlingarna. Sålunda
skall man av registreringen kunna utläsa vad som finns i samlingarna
och var enstaka föremål befinner sig.

Dessa krav tjänar två syften, nämligen dels att skapa utrymme för museernas
registrerings- och revisionsarbete, dels att ge grund för extern revision.

För närvarande saknas centrala föreskrifter som klart anger de förutsättningar
som skall gälla för museernas verksamhet i fråga om handhavandet
av samlingarna. Sålunda föreligger enligt museernas instruktioner endast
skyldighet att vårda, förteckna, vetenskapligt bearbeta och genom nyförvärv
berika de samlingar som anförtrotts dem. Skärpta regler bör därför utfärdas.

Det finns självklart skillnader i samlingarnas struktur som också medför
skillnader i ambitionsnivåerna hos de skilda museerna. Därför bör för varje 1

1 Riksdagen 1989/90. 2 sami. Nr 16

Rättelse: S 28 rad 11 står i museet reagerat Rättat till: museet reagerat rad 4 nedifrån
står: samord Rättat till: sakord

museum finnas ett styrelsebeslut i vilket det slås fast den nivå och det sätt på Förs. 1989/90:16
vilket registreringen skall genomföras. De minimikrav som anges i rapporten
bör därvid uppfyllas, dvs. det skall finnas föreskrifter om vad som skall ingå

1 samlingarna, var föremålen förvaras och, om föremålen förflyttas, var de
då är.

Det är vidare nödvändigt att man, genom externa revisioner av regeringens
revisionsorgan, följer upp och kontrollerar museernas innehav. För att
sådana revisioner skall kunna genomföras är det nödvändigt att det finns interna
revisionsprotokoll mot vilken extern revision kan företas.

Erforderliga förutsättningar för museerna att genomföra registrering med
hjälp av datamedium bör vidare skapas.

Revisorerna har som framgår av rapporten (s. 22) låtit genomföra ett försök
i mindre skala med datorbaserad registrering och dokumentation med
utgångspunkt i en i Canada utarbetad modell. Försöket kunde, som också
redovisas i rapporten, efter en relativt kort tid bedömas ge mycket gott resultat.
Revisorerna förordar att möjligheterna att införa och vidareutveckla
metoden för svenskt vidkommande undersöks. Kostnaderna för att etablera
ett system måste bedömas efter de behov som föreligger för varje typ av museum.
För vår försöksverksamhet har kostnaderna - utöver museets personalkostnader
- omfattat utgifter för en persondator och inköp av programvara
samt arvode för en instruktör.

Vi hänvisar i övrigt till de synpunkter i ärendet som anförts i rapporten.

Revisorerna förordar att kontrollen över de statliga museernas samlingar
förbättras enligt de riktlinjer som revisorerna angett.

2 Hemställan

Riksdagens revisorer hemställer

att riksdagen ger regeringen i uppdrag att lägga fram förslag om en
förbättrad kontroll över de statliga museernas samlingar i enlighet
med revisorernas förslag.

Detta ärende har avgjorts av revisorerna i plenum. I beslutet har deltagit
revisorerna Kjell Nilsson (s), Hans Lindblad (fp), Birgitta Hambraeus (c),

Bengt Silfverstrand (s), Anders G Högmark (m), Rune Jonsson (s), StenOve
Sundström (s), Ulla Orring (fp), Maja Bäckström (s), Ulla Johansson
(s), Inga-Britt Johansson (s) och Per Stenmarck (m).

Vid ärendets slutliga handläggning har vidare närvarit kanslichefen Göran
Hagbergh, utredningschefen Bo Willart (föredragande) och planeringschefen
Kristina Ambrosiani.

Stockholm den 17 maj 1990
På riksdagens revisorers vägnar

Kjell Nilsson

Bo Willart

Förs. 1989/90:16

Bilaga

Registrering och
dokumentation av de
statliga museernas
samlingar

Rapport 1989/90:8

Utredare: Kristina Ambrosiani

I •

Registrering och dokumentation av de statliga Förs. 19X9/90:!6

museernas samlingar uila»a

Sammanfattning

Under hösten 1987 uppmärksammades i massmedia vissa missförhållanden
angående de statliga museernas registrerings- och dokumentationsrutiner.
Riksdagens revisorer inledde med anledning av detta en förstudie för att belysa
huruvida de befintliga registrerings- och dokumentationsrutinerna fungerar
avseende de statliga museernas kontroll över sina samlingar.

I förstudien konstaterades att det utöver ordet förteckna inte finns något i
museernas instruktioner som styr dokumentation och registrering av museernas
samlingar. Sammantaget konstaterades också att det förelåg stora
brister i museernas kontrollsystem avseende deras samlingar. Dessa brister
kunde koncentreras till huvudsakligen fyra områden:

a) För höf; förlitan till nyckelperson. Dvs. någon av personalen kan samlingarna
så bra och vet sä väl var tingen befinner sig att övrig dokumentation
anses onödig.

b) Bristande vilja att prioritera dokumentationsfrägor. Dvs. man är väl införstådd
med att dokumentation och registrering bör ges större utrymme
men i konkurrens med andra aktiviteter anser sig museet inte kunna ge erforderligt
utrymme för dessa frågor.

c) Bristande förmåga att genomföra dokumentationsfrägor. Dvs. inom museet
är man medveten om att dokumentation och registrering är eftersatta
funktioner men omständigheter över vilka man inte räder gör att dessa funktioner
fortfar att vara eftersatta.

d) Bristande kunskaper beträffande vilka föremal man hur. Dvs. man vet
faktiskt inte vilka samlingar och föremål som museet har att ansvara för, vilket
gör dokumentationsfrägan i sin helhet verklighetsfrämmande.

Inför det fortsatta arbetet utformades en minimidefinition av begreppet
förteckna, vilken innebar att varje museum skall ha en förteckning som skall
vara utformad så att man vet vad som finns i samlingarna. Vidare skall man
veta var föremålen finns och om de finns på rätt plats. Definitionen gav
också vissa riktlinjer beträffande vad som skulle dokumenteras för att dessa
frågor skulle kunna besvaras.

Mot bakgrund av ovan nämnda definitioner besvarade de statliga museerna
en enkät, som syftade till att belysa museernas befintliga rutiner och
uttalade önskemål får att uppfylla erforderliga minimikrav.De flesta museerna
uppfattade inre hot (svinn, mänskliga faktorn m.m.) som de största
hoten mot verksamheten. Emellertid var det vanligt att man ansåg det vara
svårt att prioritera dokumentationsfrägor gentemot den publika verksamheten.
Man ansåg också ofta att det var en mycket arbetskrävande insats att
”ta igen” mänga års eftersläpning.

Riksdagens revisorer har därefter låtit genomföra ett försök att, med siktet
inställt pä kontrollaspekter, genomföra registrering med hjälp av ett för
ändamålet framtaget ADB-program. Försöket gav ett positivt resultat.

Riksdagens revisorer kan efter genomförd granskning göra följande kon- Förs. 1989/90:16
stateranden och ge följande förslag till åtgärder: Bilaga

Det är riksdagens revisorers uppfattning att rutinerna kraftigt måste stramas
upp avseende registrering och dokumentation av de statliga museernas samlingar.
Mot bakgrund av ovan redovisad granskning föreslås att regeringen
utfärdar en särskild föreskrift till de statliga museerna med specificerade
krav på registrering och dokumentation av samlingarna. I dessa krav bör
ingå att man av registreringen skall kunna utläsa vad som finns i samlingarna,
var enstaka föremål befinner sig och om de befinner sig på angiven plats.

Dessa krav tjänar två syften: dels att skapa utrymme för museernas registrerings-
och revisionsarbete och dels att ge grund för extern revision.

Det har tidigare nämnts att det kan finnas skillnader i samlingsstruktur,
som också medför skillnader i museernas ambitionsnivåer avseende registrering.
Det bör ankomma på varje museums styrelse att fatta beslut på vilken
nivå och på vilket sätt som registreringen skall genomföras.

Det är vidare nödvändigt att man genom externa revisioner av regeringens
revisionsorgan följer upp och kontrollerar museernas innehav. För att sådana
revisioner skall kunna genomföras är det nödvändigt att det finns interna
revisionsprotokoll eller register som man kan revidera mot.

För att kunna bedöma möjligheten att genomföra registrering med hjälp
av ADB-medium har ovan redovisade försök gjorts. Som framgår av museets
yttrande har försöket varit positivt. Erforderliga förutsättningar bör
skapas för att museerna skall från säkerhetssynpunkt kunna genomföra registrering
med hjälp av datamedium.

1. Bakgrund

Under hösten 1987 uppmärksammades i massmedia vissa missförhållanden
angående de statliga museernas registrerings- och dokumentationsrutiner.

Den statliga museiorganisationen omfattar 41 museer, varav 19 så kallade
statliga museer, 12 universitetsmuseer och övriga s k verksmuseer
(underbil. 1).

Frågan om museernas dokumentation och registrering har tidigare aktualiserats
i utredningar och i olika arbetsgrupper. Som ett exempel kan nämnas
statens kulturråds rapport 1981:2, Dokumentera! Museernas dokumentation
av föremål och bilder. Emellertid har dessa diskussioner nästan enbart
berört dokumentationen som en del av det museala arbetet vari kontrollaspekter
inte inbegripits. I detta sammanhang förtjänar också att nämnas att
i regeringens proposition 1986/87:97 om de centrala museernas uppgifter och
ansvar nämns enbart i allmänna ordalag att en förbättrad säkerhet har en
avsevärd betydelse för att i olika sammanhang förbättra samarbetet mellan
museerna i samband med bl.a. vandringsutställningar, lån och depositioner.
Ingenting säges specifikt om krav på registrering och dokumentation.

Avsikten med granskningen har varit att utröna huruvida de befintliga registrerings-
och dokumentationsrutinerna kan anses vara tillräckliga för att
museerna skall ha tillfredsställande kontroll över sina samlingar.

2. Nuvarande ordning Förs. 1989/90:16

Bilaga

I instruktionerna för de statliga museerna och stadgarna för stiftelserna Nordiska
museet och Sveriges Tekniska museum sägs beträffande dokumentation
av vederbörande museers samlingar endast att museerna skall vårda,
förteckna, vetenskapligt bearbeta oell genom nyförvärv berika de samlingar
och det dokumentationsmaterial som har anför/rolls myndigheten. För riksantikvarieämbetet
och statens historiska museer gäller också lag (1942:350)
om fornminnen samt förordning (1942:929) om värden av vissa kyrkliga inventarier.

Av den sistnämnda författningen framgär bland annat att det i varje församling
skall finnas en förteckning över samtliga inventarier... Vid kyrkoherdeombyte
och visitation bör noggrant undersökas alt allt finns i enlighet med
inventarieförteckningen... Riksantikvarieämbetet och statens historiska museer
äger efter tillsägelse lill kyrkoherden låta verkställa besiktning av föremål.
.. Finnes anledning till anmärkning, skall myndigheten göra anmälning
därom till biskopen.

Det finns alitsa tämligen noggranna föreskrifter för kyrkans samlingar,
medan tillsynsmyndighetens föremal har det bästa skyddet innan de kommit
till myndigheten, d.v.s. när föremålen fortfarande befinner sig i fast fördämning.

Utöver nämnda författningar gäller med tillämpning pä de flesta centralmuseer
lag (1985:1104) om skydd mot utförsel av vissa äldre kulturföremäl
och förordning, KRFS 1984:2, om utlåning av museiföremäl till Stiftelsen
Riksutställningar.

Revisionskontoret vid kammarkollegiet har granskat vissa statliga museer
bland annat i syfte att kontrollera rutiner

• som säkerställer en rättvisande redovisning,

• som tryggar myndighetens tillgångar,

• som uppnår god effektivitet och

• som gör att gällande bestämmelser efterlevs.

Revisionskontoret har därvid stämt av rapportering, anslag, löner, anskaffning,
försäljning, reseräkningar m.m.

3. Genomförd granskning

Den av riksdagens revisorer nu genomförda granskningen inleddes med en
förstudie i avsikt att utröna huruvida de befintliga registrerings- och dokumentationsrutinerna
var tillräckliga för att museerna skulle kunna anses ha
tillfredsställande kontroll över sina samlingar. I den fortsatta granskningen
definierades de krav som skulle ställas pä instruktionernas begrepp ”förteckna”.
Med dessa krav som utgångspunkt genomfördes en enkätundersökning
bland de statliga museerna dels för att kontrollera befintliga system mot
uppsatta krav, dels att pröva museernas uppfattningar beträffande nämnda
krav.

Förs. 1989/90:16

Bilaga

Förstudien kom huvudsakligen att bygga på intervjuer med företrädare för 9
museer eller museiavdelningar, vilka ansetts särskilt lämpade att spegla olika
typer av "museiprofiler”. Inledningsvis gjordes nämligen en gruppering av
museerna med hänsyn till tre variabler: museernas samlingsområden, samlingarnas
art och museernas accession.

Med museernas samlingsområden avsågs den uppdelning som redovisas i
den officiella museistatistiken sammanställd av statistiska centralbyrån
(SCB) och statens kulturråd (KUR) dvs. i kulturhistoriska museer, arkeologiska
museer, konstmuseer, naturvetenskapliga museer och specialmuseer. I
ett senare skede av utredningen har vissa avsteg gjorts frän den av SCB och
KUR upprättade nomenklaturen bl.a. så till vida att kulturhistoriska och arkeologiska
museer förts till samma grupp eftersom båda arterna av museer
skall beskriva kulturhistoria oavsett om utvecklingen har passerat åldersstrecket
förhistoria (i Sverige ca 1 HK) e. Kr.) eller ej.

Med samlingarnas art avsågs huruvida merparten av föremålen i samlingarna
kunde hänföras till traditionella utstullningsohjekt (intressanta redan
genom sin existens) eller om merparten var att betrakta som forskningsmaterial.
I denna distinktion förutsätts givetvis att så gott som allt material i alla
museisamlingar kan vara forskningsobjekt.

Museernas accession har i detta sammanhang beskrivits som, stor, liten eller
ingen alls och har tagits upp som ett kriterium, eftersom tillväxten kan
förmodas påverka museernas benägenhet/förmåga att registrera och dokumentera
sina samlingar.

De nio museerna eller museiavdelningar som ingick i förstudien var:

Naturhistoriska riksmuseet:

- sektionen för fanerogam- och kryptogambotanik

- sektionen för paleozoologi

Nordiska museet

Statens historiska museer:

- Historiska museet

- Kungl, myntkabinettet

- Medelhavsmuseet, grekisk-romerska avdelningen

Statens konstmuseer:

- Moderna museet

- Nationalmuseum, avdelningen för grafik

- Östasiatiska museet

3.1 Förstudien

3.1.1 Uppläggningen av arbetet

Förs. 1989/90:16

Bilaga

kulturhistoriska museer
arkeologiska museer
konstmuseer
naturhistoriska museer
specialmuseer

naturhistoriska

riksmuseet

historiska, museet

medelhavsmuseet

myntkabinettet

utstäErungsföremål

forskningsobjekt

Nordiska museet

stor accession
liten accession
ingen accession

nationalmuseum

östasiatiska museet

modema museet

3.1.2 Resultat

I förstudien konstaterades att tili övervägande del kunde inget av de granskade
museerna sägas ha tillfredsställande kontrollsystem för sina samlingar.

De två sektionerna vid Naturhistoriska riksmuseet, som ingått i förstudien,
hade inte registerkort eller annan i traditionell mening dokumentation
av samlingarna men föremålen var magasinerade enligt ämnenas klassifikation
som utgjorde register i sig. Man hade också väl utarbetade rutiner för
förflyttningar och lån.Övriga museer representerade en skala alltifrån

Anledningen till rådande förhållanden kunde i huvudsak knytas till vissa
definierbara brister.

En övergripande brist är att det, som inledningsvis konstaterats, inte finns
några förordningar som reglerar hur de statliga museerna skall hantera sina
samlingar. I instruktionerna för de statliga museerna och i stadgarna för stiftelserna
Nordiska museet och Sveriges tekniska museum sägs beträffande
dokumentation av museernas samlingar endast att museerna skall vårda, förteckna,
vetenskapligt bearbeta och genom nyförvärv berika de samlingar och
det dokumentationsmaterial som anförtrotts myndigheten.

Detta kan knappast sägas vara vägledande när det gäller ambitionsnivån
för museernas registrering och dokumentation. Men även om instruktionerna
inte ger utförliga direktiv i dessa frågor kunde man förutsätta att det i 9

... att å eria sidan vara. medve -

. . . till att inte alls inse, varför
samlingarna skulle vara

ten om det nödvändiga med
att dokumentera men & den
andra inte har ansett sig kunna
prioritera dessa frågor den
sena3te femtonårsperioden

dokumenterade sl att en revision
skulle kunna genomföras.
Samtidigt havdas att det inte

finns någon anledning att hantera
en museisamling som ett
reservdels lager.

1* Riksdagen 1989190. 2 sami. Nr 16

själva museitanken och bevarandetraditionen skulle finnas nedärvt något Förs. 1989/90:16
om registrering och dokumentation för så väl musealt arbete som för kon- Bilaga
troll och säkerhet.

I förstudien konstaterades vidare fyra huvudsakliga brister hos museerna,
när det gällde registrering och dokumentation. Dessa var:

a) För hög förlitan till nyckelperson. Dvs. någon av personalen kan samlingarna
så bra och vet så väl var tingen befinner sig att övrig dokumentation
anses onödig.

b) Bristande vilja att prioritera dokumentationsfrågor. Dvs. man är väl införstådd
med att dokumentation och registrering bör ges större utrymme
men i konkurrens med andra aktiviteter anser sig museet inte kunna ge erforderligt
utrymme för dessa frågor.

c) Bristande förmåga att genomföra dokumentationsfrågor. Dvs. inom museet
är man medveten om att dokumentation och registrering är eftersatta
funktioner men omständigheter över vilka man inte råder gör att dessa funktioner
fortfar att vara eftersatta.

d) Bristande kunskaper beträffande vilka föremål man har. Dvs. man vet
faktiskt inte vilka samlingar och föremål som museet har att ansvara för, vilket
gör dokumentationsfrågan i sin helhet verklighetsfrämmande.

3.2 Krav avseende registrering och dokumentation

Inför det fortsatta arbetet konstaterades att den viktigaste frågan att lösa var
att definiera vad som skulle ingå i begreppet "förteckna", dvs. vad som från
kontrollsynpunkt skulle kunna fordras av ett system för registrering och dokumentation
av museisamlingar.

I förstudien hade följande generella uttalanden gjorts beträffande strukturen
hos museer med olika samlingsområden:

- Konsthistoriska samlingar - dyrbara samlingar, liten accession, medveten
personal och arbetet fungerar för att alla är "hängivna”. Dokumenterar
inte alltid förflyttningar eftersom "Andersson alltid vet var tingen finns”,

"Man kan inte sköta ett museum som ett reservdelslager - så fungerar
inte museer", stor variation på rutiner.

- Kulturhistoriska samlingar - stora samlingar och stor accession, lång tid
innan föremål blir registrerade, svårt att få bra lokallösningar, viss motsättning
i uppfattningar om vården mellan teknisk och antikvarisk personal.

- Arkeologiska samlingar har delvis total avsaknad av dokumentation både
vid stor och liten accession och även nyckelpersoner kan ha stora svårigheter
att finna föremål, löslappsystem vid förflyttningar innebär inbyggda
risker.

- Naturhistoriska samlingar är ofta omfattande forskningsmaterial, där
samlingen i sig ofta utgör katalogen, stor noggrannhet eftersom samlingen
är ett arbetsmaterial som måste vara strukturerat.

Med utgångspunkt i dessa nyckelord konstaterades att det kanske inte fanns
skäl att göra skillnader i dokumentationskraven vare sig beträffande samlingsområden
eller beträffande accession. Möjligen kunde kraven vara olika
beroende på om samlingarna till huvuddelen innehöll utställningsföremål el- 1

ler om de till huvuddelen innehöll forskningsobjekt.

För den förstnämnda kategorin fastslogs efter diskussioner med museifö- Förs. 1989/90:16
reträdare i Sverige och med en kollega från Statens museumsnaevn i Köpen- Bilaga
hamn att det för kontrollfunktionen var viktigt att veta vad museet hade i
samlingarna, det var vidare viktigt att veta var ett bestämt föremål befann
sig och sist men inte minst var det också viktigt att veta om föremålet också
befann sig där man förväntade sig att det skulle finnas. Detta gav följande
definition på begreppet ”förteckna”:

FÖRTECKNINGEN SKALL VARA UTFORMAD SÅ ATT MAN VET VAD SOM
INGÅR I SAMLINGARNA. VIDARE SKALL FÖRTECKNINGEN VARA UTFORMAD
SÅ ATT MAN VET VAR FÖREMÅLEN BEFINNER SIG, OCH OM DE
OCKSÅ FINNS PÅ RÄTT PLATS.

DETTA SKALL SKE GENOM

ATT VARJE FÖREMÅL ÄR REGISTRERAT
OCH AVBILDAT fl

(fl

DET SKALL FINNAS EN ABSOLUT "SENAST TIDPUNKT" FÖR NÄR ETT
FÖREMÅL SKALL VARA REGISTRERAT SEDAN DET KOMMIT TILL MUSEET

ATT REGISTERKORT. DISKETT M.M. FINNS I TVÅ EXEMPLAR 2x O
OCH FÖRVARAS PÅ BETRYGGANDE SÄTT

ATT VARJE FÖREMÅL HAR EN BASPLATS I MAGASIN ELLER I
UTSTÄLLNINGAR

ATT VARJE FÖRFLYTTNING REGISTRERAS

Samma goda ordning bör alltså råda oavsett samlingsområde. Beträffande Förs. 1989/90:16
samlingarnas art bör man kunna finna olika grader för registreringen beträf- Bilaga
fande forskningsmaterial och för traditionella museisamlingar. Kraven ställs
starkare på museer med stor accession eftersom man absolut bör sätta en
bestämd tid då föremålen måste vara registrerade efter ankomst till museet.

Med utgångspunkt i förstudien och den framtagna definitionen av begreppet
”förteckna” tillsändes samtliga statliga museer en enkät, genom vilken
de skulle besvara frågor om befintliga, önskade eller bedömt ogenomförbara
åtgärder i den pilriktning som den förslagna definitionen angav.

3.3 Enkät och resultat av museernas svar

Den 26 januari 1989 sändes enkäten ut till samtliga museer som enligt statens
kulturråds nomenklatur klassificerats som statliga. Frågorna i enkäten behandlar
till största delen förutsättningarna för uppställda minimikrav beträffande
registrerings- och dokumentationsrutiner, dvs. att rutinerna skall vara
av det slag så att besked kan ges beträffande vad samlingarna innehåller, var
efterfrågade föremål finns och om de också finns på angiven plats.

Summan museer i redovisningen är större än det faktiska antalet museer
på grund av att några museer av tekniska skäl har lämnat fler svar, exempelvis
naturhistoriska riksmuseet där dokumentationsprinciper m.m. kan variera
från sektion till sektion.

1 den följande redovisningen kommer museerna att delas upp i nedanstående
kategorier:

Naturhistoriska museer

Konstmuseer

Kulturhistoriska museer (i viss museistatistik skiljer man på arkeologiska
och kulturhistoriska museer men rent faktiskt är det kulturhistoria som båda
typerna av museer skall förmedla oavsett hur gammal den är).

Specialmuseer (museer som i och för sig är kulturhistoriska men som i huvudsak
begränsar sig till ett tema t.ex. mynt, tåg eller museer som kan sägas
vara biografier över enskilda personer t.ex. Strindbergsmuseet och Hallwylska
museet.

Museerna eller enskilda museiavdelningar (56) fördelar sig på följande
sätt:

7 konstmuseer

19 specialmuseer

£ O w/j •>A

Jjftv vN %sy vV''''v> "N>'' :

lillijl i III II II iHHh i V

na«x«)»x«x«x«»x«x«x*x«/

fex*x«*x*x«x*»x-»xjr

*¥*«*&¥*

♦ x»xt»x*x*wir

1A kulturhistoriska museer

16 naturhistoriska museer

Fig 1. Andelen naturhistoriska museer, konstmuseer, kulturhistoriska museer och
specialmuseer av de 56 museer eller museiavdelningar som ingår i studien.

Vid första frågan som behandlade de befintliga kontrollsystemen konstate- Förs. 1989/90:16

rade knappt 40% av museerna att systemen fungerar till 100%. Något fler Bilaga

(43%) ansåg att de fungerar till 75%, 5% uppgav att de fungerar till 25%

och lika många ansåg att man inte har system som är utformade så att man

vet vad som finns i samlingarna, var föremålen befinner sig och om de också

finns på sin rätta plats.

	100%	75%	25%	inte	S:a
Nät. hist.	7 43%	5 31%	_	4 25%	99%
Konst. mus.	3 43%	4 57%	-	-	100%
Kult. hist.	2 14%	8 57%	3 21%	1 7%	99%
Spec. mus.	10 52%	7 36%	2 11%	-	99%
Summa	22 39%	24 43%	5 9%	5 9%	56 100%

Av ovanstående tabell och nedanstående figur framgår att mer än hälften
av specialmuseerna (57%) anser sig ha registreringssystem som fungerar till
100 %. Detta kan delvis förklaras med att dessa museer ofta saknar eller har
mycket begränsad accession och att man bedömer sig ha god kontroll med
befintliga system.

Naturhistoriska museer och konstmuseer har också en förhållandevis hög
andel (43% vardera) i denna grupp, medan endast 14% av de kulturhistoriska
museerna säger sig ha fullgod kontroll. Den största andelen av såväl
konsthistoriska som kulturhistoriska museer (57% vardera) återfinnes i
nästa grupp dvs. bland museer som anser att deras kontrollsystem fungerar
till 75%.

I gruppen museer vars kontrollsystem endast fungerar till 25% återfinns
varken några naturhistoriska museer eller några konstmuseer däremot 3 av
14 kulturhistoriska museer och 2 av 19 specialmuseer.

4 av 16 naturhistoriska museer eller avdelningar saknar dokumentation
och registrering för sökning och kontroll. Delvis beror detta på att de ofta
mycket stora samlingarna i sig utgör kartotekskort (t.ex. 5 milj. exemplar i
fanerogam-kryptogamherbariet på Naturhistoriska riksmuseet) och att det
i samlingarna finns mycket som inte är identifierat, klassificerat m.m.

fungerar till:

100% 75% 25% ej

locm
ioo«
io ioo«

I | naturhistoriska pg] konst- kulturhistoriska specialmuseer
museer museer museer

Fig 2. Museernas uppfattning om hur väl deras registreringssystem fungerar, till
100 % bra, till 75 %, till 25 % eller inte alls.

Det har konstaterats ovan att ett bra system skall kunna göra det möjligt Förs. 1989/90:16

för museerna att hålla ordning på vad som finns i samlingarna, var ett spe- Bilaga

ciellt föremål finns och om det också finns där. Nedanstående tabell och diagram
redovisar museernas uppfattning avseende dessa krav på de befintliga
systemen.

	100	%		75%		25%				inte
	vad	var	om	vad	var	om	vad	var	om	vad	var	om
	n	n	n	n	n	n	n	n	n	n	n	n
Na	7	7	4	5	3	5	1	2	2	1	2	2
Ko	5	4	3	2	3	4	-	-	-	-	-	-
Ku	8	4	1	5	8	6	1	1	2	-	1	3
Sp	10	9	9	7	8	6	-	-	1	2	2	2
S:a	30	24	17	19	22	21	2	3	5	3	5	7

Man ser tydligt en fallande skala i 100 % kolumnerna från en ganska stor
andel som anser att man har fullgod kontroll på vad som finns i museet till
en minskad vad avser frågan var föremålen befinner sig och ytterligare
minskning när det gäller att veta om de finns.

100% 75% 25% inte

vad

var

Fig 3. Museernas uppfattning huruvida rutinerna kan efterlevas till 100 %, 75 %,

25 % eller inte alls avseende kontrollen vad som finns, var det finns och om det finns.

Detta kan jämföras med vilken prioritering registreringsarbetet ges i museernas
arbete.

hög ganska hög ganska låg låg

vad

var

Fig 4. Andelen museer som ger hög, ganska hög, ganska låg eller låg prioritering åt
rutiner och arbete med vad som finns i samlingarna, var det finns och om det finns.

Vid en jämförelse mellan fig. 3 och 4 kan man konstatera att museerna Förs. 1989/90:16
generellt säger sig i högre utsträckning prioritera registrerings- och doku- Bilaga
mentationsfrågorna än vad de i praktiken sedan kan genomföra. De museer
som gav ganska låg eller låg prioritering åt ovan nämnda frågor kom huvudsakligen
från grupperna kulturhistoriska museer och specialmuseer.

Det som är mest anmärkningsvärt i sammanhanget, är kanske att det endast
är runt hälften av alla museer som antingen anser sig ha höga ambitioner
beträffande registreringsrutinerna eller som anser sig leva upp till dessa.

Hälften säger sig alltså varken ha rutiner eller ambitioner att tillskapa rutiner
för en fullgod kontroll över sina samlingar.

Museerna tillfrågades därefter om deras uppfattning beträffande vissa befintliga
eller önskvärda rutiner, som huruvida

• varje föremål är registrerat och avbildat

• registerkort, diskett eller motsvarande finns i två exemplar och förvaras
på betryggande sätt

• varje föremål har en basplats i magasin eller i utställningar

• varje förflyttning registreras

• årlig inventering av hela eller delar av samlingarna genomförs av egen
personal

• årlig revision (exempelvis stickprovsvis) kan/skulle kunna genomföras
av en utomstående person

Sammantaget besvarades dessa frågor på följande sätt:

1. Varje föremål skall vara	finns	bedöms ej genomförbart	anses önskvärt
registrerat & avbildat 2. Registerkort eller motsv. finns i två ex. och förvaras på	22	10	16
betryggande sätt 3. Varje föremål skall ha en basplats i utställningar eller i	19	4	24
magasin 4. Varje förflyttning av föremål	19	13	12
skall registreras 5. Årlig revision skall ske med egen personal av delar av	22	4	18
samlingarna 6. Årlig revision skall ske av delar av samlingarna med	8	26	12
hjälp av utomstående person	2	19	14

Totalt sett kan man säga beträffande museernas åsikter om de krav på registrering
och dokumentation, dvs. att man skall kunna få svar på frågorna
vad, var och om, att de till 71 % är positiva så tillvida att det är krav som
redan finns eller som är önskvärt att kunna uppfylla. 29 % är negativa och
anser att det är ogenomförbart att leva upp till sådana krav.

Fördelat på de olika frågorna får man följande bild:

finns eller skulle vara ej genomför- Förs. 1989/90:16

önskvärt ban pffig Bi,aga

25 % 50 % 75 ''

KMQQQgj

■KS

F/g 5. Procentuell fördelning av museernas positiva respektive negativa åsikter
avseende vissa krav på registrering och dokumentation.

Beträffande dubblerade och väl förvarade registerkort eller motsvarande
samt beträffande registrering av föremålens förflyttning råder cirka 90-procentig
uppslutning. Störst tveksamhet föreligger inför revisionskrav. Ett museum
har svarat att extern revision inte är möjlig att genomföra eftersom
utomstående personer inte tillåts komma in i museets magasin.

Det är också stora skillnader mellan de olika museikategorierna.Beträffande
registrering och avbildning sade sig 25 % av naturhistoriska museer
leva upp till detta krav. 57 % respektive 50 % av konsthistoriska och kulturhistoriska
museer uppgav att föremålsbeståndet var registrerat och avbildat
medan en något mindre andel av specialmuseerna (37 %) kunde intyga detsamma.
50 % av de naturhistoriska museerna ansåg att sådan registrering
inte var genomförbar, vilket till stora delar beror på arten och storleken av
samlingarna vilket tidigare påpekats på sid 7. Inget av de kulturhistoriska
museerna ansåg att registrering och fotografering av samlingarna var omöjlig
att genomföra. I de fall sådan dokumentation ej redan förelåg ansåg man det
vara önskvärt att så skulle ske.

finns [ | ej genomförbart | | önskvärt

Fig 6. Museernas uppfattning huruvida varje föremål skall vara avbildat och
registrerat.

Att registerkort eller motsvarande skall finnas i två exemplar och förvaras Förs. 1989/90:16
på betryggande sätt är önskvärt för många museer men få lever upp till detta Bilaga
mål. De som kommit längst är konstmuseerna men även där saknas denna
rutin hos mer än 40 % av museerna.

ii | finns □ ej genomförbart □ önskvärt

Fig 7. Museernas uppfattning huruvida registerkort och motsvarande skall finnas i
2 ex. och förvaras på betryggande sätt.

Delade meningar rådde huruvida varje föremål skulle ha sin egen basplats
antingen i utställningar eller i magasin. Att så var fallet i en stor del av de
naturhistoriska museerna är inte så förvånande, eftersom platsen i magasinet
är platsen i systemet för en stor del av samlingarna. Mer förvånande är kanske
att 50 % av konstmuseerna inte ens ansåg det vara önskvärt att enskilda
föremål i samlingarna hade sin bestämda basplats. Det är visserligen naturligt
att delar av samlingarna ofta befinner sig på resande fot, men nog borde
det väl ändå vara önskvärt att varje föremål hade en plats som stod tom när
föremålet inte befann sig på ”hemmaplan”. Att specialmuseerna har nästan
lika stor andel basplatser som de naturhistoriska museerna ligger i själva definitionen
av ett specialmuseum. Anatomiska teatern i Uppsala flyttar lika
lite omkring sina föremål som man gör på Skokloster slott eller på Strindbergsmuseet.

finns □ ej genomförbart □ önskvärt

Fig 8. Museernas uppfattning huruvida föremålen skulle ha en fast basplats i
utställningar eller i magasin.

Att registrera förflyttningar ansågs svårt för vissa naturhistoriska museer, Förs. 1989/90:16
vilket kan vara förklarligt eftersom man ofta arbetar med ”korttidslån” från Bilaga
samlingarna till det egna skrivbordet och referenslitteraturen. Svårare är att
förklara varför en så stor del av konstmuseerna anser att det ej är genomförbart
att registrera förflyttningar särskilt som alla kulturhistoriska och specialmuseer
som inte redan gör sådan registrering önskat att det vore möjligt att
registrera varje föremålsförflyttning.

Hi finns □ ej genomförbart □ önskvärt

Fig 9. Museernas uppfattning huruvida varje förflyttning skall registreras eller ej.

De två följande frågorna avser inventering eller revision. Den första frågan
gäller om museet anser sig kunna genomföra inventering i egen regi exempelvis
av en viss föremålskategori per år. Nästa fråga gäller om museet
anser det vara realistiskt att någon utomstående gör stickprovsvisa inventeringar
av museets samlingar.

25 % 50%

75 %

100%

finns | | ej genomförbart □ önskvärt

Fig 10. Museernas uppfattning avseende revision!inventering i egen regi.

00 %

finns □ ej genomförbart □ önskvärt

Fig 11. Museernas uppfattning avseende revision/inventering i extern regi.

Bland de naturhistoriska museerna saknar man i vissa fall egen kompetens Förs. 1989/90:16
för att klassificera och därmed registrera och inte minst revidera samling- Bilaga
arna. Flera i samlingarna ingående föremål är t.o.m. ännu inte ”upphittade”,
vilket förklarar museernas skepsis till externa revisorer. Bland de övriga museerna,
som ställt sig avvisande till tanken på extern revision, harman angivit
att det fordras specialkunskaper för att kunna göra en tillfredsställande revision.
Ett av konstmuseerna hävdar också att extern revision är omöjlig eftersom
obehöriga inte släpps in i museets magasin.

I den förstudie som föregick enkäten kunde konstateras vissa genomgående
hinder för registrering och dokumentation. Några av bristerna var
för hög förlitan på nyckelperson (någon/några av personalen har allt på sina
fem fingrar och övrig dokumentation anses ej nödvändig), bristande vilja att
prioritera dokumentationsfrågor (man är medveten om dokumentationsfrågornas
betydelse men i konkurrens med övriga aktiviteter kan dokumentation
ej ges tillräckligt stort utrymme), bristande förmåga att genomföra dokumentation
(omständigheter över vilka man inte råder gör att dokumentationsfrågorna
blir eftersatta) samt bristande kunskaper om vilka föremål
man har (man vet faktiskt inte vad samlingarna innehåller, vilket innebär att
det kan vara omöjligt att dokumentera dem).

I enkäten tillfrågades museerna om de vidkändes någon eller några av
ovan nämnda brister. Knappt 30 % av museerna sade sig inte lida av någon
av de uppräknade bristerna, medan övriga kunde ge ett eller flera exempel.

Som framgår av nedanstående figur är det viss variation mellan olika museikategorier
när det gäller redovisade brister.

saknar brister har brister

50%

Spec
museum

kulthist
museum

konst
museum

naturhist
museum

Fig 12. Procentuell fördelning mellan olika museikalegorier avseende redovisade
brister i dokumentationsrutinerna.

Av nedanstående tabell framgår bland vilka museikategorier olika brister
har redovisats.

	Na	Ko	Ku	Sp
För hög förlitan till nyckelperson	4	_	2	5
Bristande vilja att prioritera dokumentationsfrågor	4	2	5	2
Bristande förmåga att genomföra tillfredsstållande dokumentation	II	3	6	11
Bristande kunskap för att genomföra tillfredsställande dokumentation	2	-	-	2

De huvudsakliga bristerna som redovisas är ”bristande förmåga” och då Förs. 1989/90:16

avses, utom beträffande de naturhistoriska museerna, bristande förmåga så Bilaga

till vida att man inte har resurser nog för detta arbete. Frågan är bara om det
att man redovisat att man inte har resurser nog är jämställt med att man -inom givna ramar - inte vill prioritera dokumentationsfrågor. De naturhistoriska
museerna har nämligen, vilket framgått av kommentarerna, redovisat
reell och förståelig brist på kunskap ”vet de facto inte vilken art det är fråga
om ” under både punkten bristande förmåga och bristande kunskap.

I följande figur har angetts de slag av ”hot” - risker för att föremålen försvinner
- som olika kategorier av museer ansett sig vara utsatta för.

stöld

vandalism

mänsklig* faktorn

lii!

fia

ilin

lill:

lill

. *:

:Tf

i»;
»

fiafia

fia

»fia fia ''

T = naturhistoriska museer
fl = kulturhistoriska museer

= konstmuseer
6$ = specialmuseer

Fig. 13 Hot mot museisamlingar

För den fortsatta redovisningen har olika hot sammanförts till vad som kan
betecknas som yttre hot dvs. stöld, vandalism och till inre hot dvs. sådant
som kan drabba samlingarna genom oaktsamhet, ouppmärksamhet etc.

= yttre hot (stöld vandalism etc)

Iggggjgj = inre hot (svinn, slarv, mänskliga faktorn etc)

Pri 1

Pri 2
RmBKmHM

Pri 3
viwägg

lillT

Pri 4

marn

50 %

r*i lili *

X , 1 , 1 , 1 , 1 , 1 , 1 tfg
*

50 %

Förs. 1989/90:16

Bilaga

Fig. 14. Yttre och inre hot prioritetsvis för olika museikategorier

I första prioritetsgrupp spelar de inre hoten delvis större roll än de yttre.
Att exempelvis de naturhistoriska museerna har växande andel inre hot medan
konsthistoriska museer i de följande prioriteringsgrupperna upplever sig
ha enbart yttre hot, spelar för denna studie mindre roll. Det väsentliga är att
museerna själva anser att minst hälften av de hot som riktas mot dem kommer
inifrån.

3.3.1 Sammanfattande slutsatser av museernas svar

Samtliga museikategorier uppfattar inre hot (svinn, mänskliga faktorn
m.m.) som de största hoten mot verksamheten. God ordning och bra kontrollsystem
torde väsentligt minska realiserandet av dessa hot.

Förutsättningarna för att veta vad som finns i samlingarna genom att exempelvis
varje föremål är registrerat och avbildat kunde uppfyllas av 38 %
av museerna. De hinder som förelåg för en fullständig registrering angavs
vara svårigheter att prioritera dessa arbetsuppgifter gentemot andra, att med
den rådande eftersläpningen skulle det krävas åtskilliga manår för att uppnå
tillfredsställande dokumentation.

Förutsättningarna för att veta var föremålen fanns i samlingarna genom
exempelvis att varje föremål skall ha en basplats i magasin eller i utställningar
och att varje förflyttning registreras kunde uppfyllas av knappt hälften
av museerna. Frågan om fasta basplatser relaterades ofta till brist på
lämpliga lokaler. De flesta museer som inte redan hade fasta basplatser önskade
att så skulle vara fallet. Anmärkningsvärt är dock att nästan 50 % av
konstmuseerna ansåg det inte vara genomförbart.

Registrering av förflyttningar ansågs önskvärt av samtliga kulturhistoriska
museer och specialmuseer, där så redan inte skedde. Bland de naturhistoriska
museerna, vars samlingar till stor del utgör arbetsmaterial, fanns några
som ansåg att det inte var genomförbart att registrera alla förflyttningar. Den
största andelen museer som inte ansåg det vara genomförbart att registrera
förflyttningar fanns emellertid bland konstmuseerna. 21

Förutsättningarna för att kontroller om ett visst föremål finns och finns på
rätt plats exempelvis genom intern och/eller extern inventering bedömdes
som ej genomförbart av cirka hälften av museerna. Intern revision säges inte
vara genomförbar eftersom den är alltför resurskrävande. Museerna tycks
därvid utgått från att man årligen skulle gå igenom hela samlingarna och inte
övervägt att göra stickprov. I detta sammanhang torde bl.a. en rutin kunna
diskuteras, som kallas Top-of-an-iceberg-auditing och som tillämpas av museerna
inom Smithsonian institution, som har museer i de flesta delstater i
USA.

ses varje dag av vakter och andra
ganska spektakulära ut3täll ningsobjekt

kollas varje vecka

.... kan nä3t intill struntas i

Fig 15. Top-of-an-iceberg-auditing

För att en sådan internkontroll skall kunna fungera, så krävs en basdokumentation.
Om vakten som dagligen ser vissa föremål skall kunna slå larm
om något saknas, så måste varje förflyttning vara registrerad på ett adekvat
sätt. Ett tomrum på en hylla eller i en utställningsmonter måste snabbt kunna
vidimeras med ett besked att föremålet befinner sig på konserveringsavdelningen,
är utlånat till ett visst museum el. dyl.

Beträffande extern revision anser många att det vore önskvärt men några
hävdar att det inte är möjligt att genomföra sådan revision eftersom man inte
tillåter obehöriga att få tillträde i sina samlingar.

3.4 Försök med databaserat registrerings- och dokumentationssystem

Under granskningen kom en fråga upp om möjligheterna att medelst ADBbehandling
registrera museiföremålen. Hittills har användningen av sådant
medium i Sverige enbart diskuterats, när det varit fråga om dokumentation
som en del av det museala arbetet, som inte berört kontrollaspekterna. Av
denna anledning beslutades i december 1989 att genomföra ett pilotprojekt
i akt och mening att pröva ett på kontroll och säkerhet inriktat databaserat
registreringssystem vid ett museum.

För att utveckla systemet och för att starta försöksverksamheten anlitades

Förs. 1989/90:16

Bilaga

förste intendenten vid statens musiksamlingar docent Cary Karp som kon- Förs. 1989/90:16

sult. Det system som Cary Karp utvecklade är baserat på de data som avser Bilaga

föremålens permanenta och tillfälliga förvaringsplatser samt hanteringen av
in- och utlånade föremål. Grunddokumentet har tagits fram av Canadian
Heritage Information Network (CHIN) och den kanadensiska modellen beträffande
övrig museal bearbetning skall även i andra avseenden föreslås för
för allmän användning i Sverige. Den kontrollinformation som testats under
februari-mars 1990 kommer utan svårighet att kunna byggas in i övriga system.
Erforderlig utrustning för försökets genomförande var i hårdvara en
dator som motsvarar en IBM-AT av en kostnad på ca 15 000 kr samt ett databashanteringsprogram
- i detta fall ”Advanced Relevation”, som i en s.k.
runtime-version kostar ca 2000 kr (summarisk delrapport från Cary Karp underbil.
2).

Projektet kom att genomföras på Medelhavsmuseets grekisk-romerska
avdelning. Det fanns flera skäl att välja detta museum och denna avdelning
till pilotprojektet.

1) Det fanns från museet ett starkt uttalat behov av att ordna sina samlingar

2) Man hade ännu inte påbörjat ett ADB-baserat registreringssystem

3) Museets personal var ovan att hantera datorer

Det sistnämnda meriterade museet, när det gällde att utse vilket museum
som skulle deltaga i pilotprojektet, såtillvida att en av ambitionerna var att
visa, att datorer och museiverksamhet faktiskt kan höra ihop. Några museer
(dock inte nyss nämnda försöksmuseum) hade som tidigare nämnts i enkätsvaren
uttalat att man inte kunde med datorers hjälp sköta museer som reservdelslager.

Från Medelhavsmuseets sida uppfattas resultaten under den inledande
testperioden som mycket lovande. Systemet säges vara lättinstruerat och användarvänligt.
Under denna första period har samtidigt som användaren
”bekantat sig med utrustningen” 132 poster lagts in på 140 timmar. Då skall
observeras att museet, som inte tidigare haft någon databas, också registrerat
andra från museal synpunkt intressanta uppgifter (Havsbas - Medelhavsmuseets
söksystem för föremålsplacering underbil. 3).

Skulle man renodla eller tillägga de uppgifter som behövs för att göra tillfredsställande
registreringsdokument för kontrollfunktionen kunde man genomsnittligt
räkna med att klara fyra poster i timmen. För de största samlingarna
i undersökningarna, dvs. fanerogam- och kryptogamherbariet vid Naturhistoriska
riksmuseet, skulle ett sådant kontrollsystem kräva drygt 11
manår att genomföra. Nordiska museet har 2 milj. föremål förutom vad som
finns i arkiv och bibliotek och skulle man, vilket kanske inte är tillämpligt
men ändock kan tjäna som räkneexempel göra en extrapolering, skulle en
kontrollregistrering kräva en arbetsinsats på 30 manår exempelvis genomfört
av 10 personer under en treårsperiod. Ett annat exempel är Östasiatiska
museet, som med sina 80 000 föremål skulle behöva 10 manår eller fem registrerat
under två år.

4. Åtgärder Förs. 1989/90:16

Bilaga

Den nu genomförda granskningen visar att påtagliga brister finns inom de
statliga museerna vad avser kontrollen över de föremål museerna har att
hantera, vårda och bevara. Granskningen har också visat att museerna av
skilda skäl - ekonomiska eller praktiska - anser sig inte kunna leva upp till
de säkerhetskrav som rimligen kan ställas. I några enstaka fall anser sig dock
företrädarna för museerna hävda att säkerheten är god även om de enbart
känner till var en fjärdedel av samlingarna finns.

Även om de statliga museerna visar upp en splittrad bild i fråga om samlingsstrukturen,
bör vissa minimikrav gälla för museerna i fråga om registrering
och dokumentation av samlingarna.

Det är riksdagens revisorers uppfattning att rutinerna kraftigt måste stramas
upp avseende registrering och dokumentation av de statliga museernas
samlingar.

Mot bakgrund av ovan redovisad granskning föreslås att regeringen utfärdar
en särskild föreskrift till de statliga museerna med specificerade krav på
registrering och dokumentation av samlingarna. I dessa krav bör ingå att
man av registreringen skall kunna utläsa vad som finns i samlingarna, var
enstaka föremål befinner sig och om de befinner sig på angiven plats.

Dessa krav tjänar två syften: dels att skapa utrymme för museernas registrerings-
och revisionsarbete och dels att ge grund för extern revision.

SÄNDLISTA

Anatomiska teatern, Uppsala
Antiksamlingen, Uppsala
Arkitekturmuseet
Arkiv för dekorativ konst, Lund
Bildmuseet, Umeå
Botaniska museet, Lund
Botaniska trädgården, Uppsala
Dansmuseet

Drottningholms slott, Ekerö
Drottningholms teatermuseum
Etnografiska museet

Geologiska institutionens museum, Uppsala
Gripsholms slott. Mariefred
Järnvägsmuseet, Gävle
Karlsborgs museum
Kina slott. Ekerö

Kungl, husgerådskammaren (Kungl, hov- och slottsstaterna)

- Kungl, husgerådskammaren och de kungl konstsamlingarna

- Skattkammaren

Livrustkammaren, Skokloster slott, Hallwylska museet

- Livrustkammaren

- Skokloster slott

- Hallwylska museet

Lunds universitets historiska museum
Millesgården

Naturhistoriska riksmuseet (sektionsvis)

Förs. 1989/90:16

Underbilaga 1

Nordiska museet

Förs. 1989/90:16

Underbilaga 1

Paleontologiska museet, Uppsala

Polismuseet

Postmuseet

Skansen

Statens försvarshistoriska museer

- Armémuseum

- Flygvapenmuseum, Linköping

- Marinmuseum, Karlskrona

Statens historiska museer

- Historiska museet

- Myntkabinettet

- Medelhavsmuseet

Statens konstmuseer

- Nationalmuseet

- Moderna museet

- Östasiatiska museet

Statens musiksamlingar

Statens sjöhistoriska museum med Wasavarvet

Strindbergmuseet

Strömsholms slott, Hallstahammar

Sveriges tekniska museum

Telemuseet

Thielska galleriet

Uppsala universitets myntkabinett

Vaxholms fästnings museum

Zoologiska museet. Lund

Zoologiska museet. Uppsala

Zornsamlingarna, Mora

Underlag till delrapport om försöksverksamhet
med registrerings- och dokumentationssystem på
Medelhavsmuseets grekisk-romerska avdelning

Undertecknad har enligt uppdrag installerat ett datorbaserat kontrollsystem
på Medelhavsmuseet. Detta system har som funktion att:

- entydigt registrera varje föremål i avdelningens samlingar enligt gängse
kriterier

- registrera en ordinarie förvaringsplats för varje föremål enligt ett numreringssystem
där förvaringsrum (såväl inom Medelhavsmuseets egna lokaler
som utanför) anges för varje föremål, som har avlägsnats från sin ordinarie
plats

- upprätthålla en historik över varje föremåls samtliga förvaringsplatser
och datum för omflyttningar

- visa varje förvaringsplats nuvarande innehåll.

Systemet har en form av en sk relationsdatabas, vilket gör att uppgifter
kan hämtas ur databasen med stor flexibilitet. Så skulle t ex förvaringsplatserna
för samtliga föremål av en viss typ, från en viss fyndort och tillverkningsperiod
kunna återfinnas med ett enda kommando. På samma sätt skulle
innehållet på en viss hylla eller i ett helt förvaringsrum kunna förtecknas.
Om museet så önskar kan de bygga ut systemet till att omfatta övriga aspekter
på föremålsbeskrivning och andra administrativa uppgifter.

Systemet installerades i slutet av januari 1990 och har varit i drift sedan
dess. Frågor om dess handhavande har besvarats efterhand men är numera
sällsynta. Undertecknads bidrag till projektet kan därför anses slutfört. En
viktig följdfråga har emellertid uppenbarat sig under projektets lopp varför
det kan vara meningsfyllt att diskutera en "Etapp 2”.

Inventeringssystemets värde bestäms helt av den noggrannhet med vilken
personalen registrerar omflyttningar av föremål. Denna registrering kräver
emellertid att alla som hanterar föremålen har direkt tillgång till databasen,
vilket ur säkerhetssynpunkt inte är att rekommendera. Ett alternativ vore
att låta personalen manuellt bokföra omflyttningar för att dessa senare
skulle föras in i databasen av behörig personal. Detta minskar i sin tur det
grundläggande värdet av ett maskinellt systemeringssystem. Ett bättre alternativ
vore att både föremålen och förvaringsplatserna märktes med streckkoder.
En enkel streck-kodläsare skulle kunna användas för att registrera
omflyttningar. Denna information skulle senare kunna överföras till databasen
direkt utan att den som ombesörjer detta själv måste "gå in i datorn”.

Teknologin som krävs för detta är väletablerad i andra lagerhållningssammanhang
(som t ex i livsmedelsbutiker), och det har talats på olika håll om
att börja experimentera med detta även i museisammanhang. Jag föreslår
därför att Riksdagens revisorer överväger att förlänga projektet till att omfatta
även streck-kodsmärkning i samband med föremålsregistrering. Medelhavsmuseet
blir i så fall inte nödvändigtvis ett försöksmuseum, eftersom det
befinner sig i ett mycket tidigt skede i den maskinella föremålshanteringen.
Om grundidéen är av intresse, är jag gärna beredd att utveckla förslaget.

Förs. 1989/90:16

Underbilaga 2

Cary Karp 1990-04-11

Medelhavsmuseet

Fredsgatan 2
Box 5405
11484 Stockholm

Yttrande

Havsbas

Medelhavsmuseets söksystem för föremålsplacering

Rapport över uppbyggnad av ADB-baserat
sökregister för museiföremålens fasta och tillfälliga
förvaringsplatser

Testprojekt initierat av riksdagens revisorer

Sedan museet positivt reagerat på en förfrågan om intresse att ingå i ett
testprojekt för utprovning av ett ADB-system som skulle ge möjlighet
till fortlöpande revision av museernas föremålssamlingar, diskuterades
projektets uppläggning vid ett möte på museet 5 dec. Detta följdes av
två möten 18 dec. och 15 jan. om hur det tekniska systemet i detalj
skulle läggas upp. PC-utrustningen levererades 25 jan. och installerades
29 jan., varefter systemet levererades och installerades 1 feb. samt togs i
bruk samma dag. Den tid som från museets sida (2 handläggare) lagts
ned på sammanträden och planering för projektet fram till 1 feb. är
sammanlagt ca 25 timmar.

23 februari hämtades disketterna med programvaran och dittills
inlagda poster av den tekniske konsulten och återlämnades 26 feb.
efter smärre korrigeringar i systemet. Efter detta datum beräknas
museet på egen hand kunna utnyttja systemet utan extern assistans.

Under tiden 1 feb.—9 mars har inom museet en handläggare (l:e
intendent Johan Flemberg) använt ca 140 tim. för arbete med projektet.
132 poster har därvid lagts in, varvid så olikartade föremål som
möjligt har utvalts för att effektivt testa att systemet har generell
användbarhet för olika typer av föremål. En stor del av tiden har
använts för utarbetande av terminologi, klassifikationsprinciper, förkortningar
och koder för fasta och tillfälliga uppställningsplatser.

Handläggaren har vidare använt en del av tiden dels till att göra sig
förtrogen med PC och program, eftersom han tidigare hade obetydlig
erfarenhet av arbete med PC (endast visst arbete med ordbehandlingsprogram),
dels till att sätta sig in i föremålsinventarier och samlingar,
eftersom han inte tidigare varit anställd vid museet.

Vid registreringen av föremål i databasen har inte bara de obligatoriska
uppgifterna (inv.nr., sakord, förvaringsplats, signatur och datum)
lagts in utan även andra uppgifter som skulle behövas vid identifie -

Förs. 1989/90:16

Underbilaga 3

ringen av ett ev. saknat föremål, såsom vissa beskrivningsdetaljer, mått,
neg.nr. etc. Vid en beräkning av tidsåtgång för rutinmässig uppbyggnad
av rubricerat sökregister skall hänsyn tas till att sådana uppgifter ingår
i den normala katalogiseringen och alltså inte tidsmässigt skall belasta
det aktuella projektet.

Från museets sida uppfattas resultaten under testprojektet som
mycket lovande. Systemet är lättinstruerat och användarvänligt. Det
ger goda möjligheter att på begränsad tid lägga in de obligatoriska
uppgifterna för större föremålsgrupper. Vad gäller fortlöpande revision
av föremålsbeståndet kan denna utföras smidigt och effektivt när väl
samlingarna i sin helhet lagts in i databasen genom att man på
skärmen kan få fram en förteckning över vad som skall finnas på en
bestämd uppställningsplats, i magasin eller i utställning. En sådan
revision kommer dock att kräva utrustning i form av skrivare, som
museet ännu ej har tillgång till. En annan viktig funktion i systemet är
att samtliga noterade förflyttningar av föremål samt datum för dessa
förblir i systemets minne. Ett föremål som ej omedelbart kan lokaliseras,
kommer härigenom lättare att kunna spåras.

Vad gäller det fortsatta inläggandet av poster i databasen, kommer
detta att bli beroende av i vilken mån det kan prioriteras framför
andra uppgifter. Testprojektet har hittills kunnat drivas effektivt framåt
endast tack vare tillfälligt anställd kraft. Museets normala, för ett
sådant arbete kvalificerade personalresurser är hårt belastade av en
mångskiftande verksamhet som till omfånget vida överstiger vad som
kan förväntas av en institution med Medelhavsmuseets personalstyrka.
Vad gäller ADB-katalogisering eftersträvar museet att, så snart som
detta kan ske, låta en fullständig katalogisering äga rum, eftersom det
vore orationellt att utföra en koncentrerad katalogisering enbart av
systemets obligatoriska uppgifter. Eftersom detta givetvis är tidskrävande
på ett helt annat sätt, är det svårt att överblicka med vilken
hastighet detta kan komma att utföras.

Med de erfarenheter som vunnits sedan början av mars månad t.o.m
dagens datum kan följande konstateras.

Om man enbart lägger in de från säkerhetssynpunkt obligatoriska
uppgifterna, dvs. om man redan har en databaserad registrering, som
skall kompletteras med säkerhetsuppgifter eller om man som första
åtgärd i en dokumentation enbart tar upp säkerhetsuppgifterna, har
försöket visat att det är möjligt att klara mellan 15 — 25 föremål per
timme.

Det är emellertid med stor tillfredsställelse som vi konstaterar att
Medelhavsmuseet tack vare engagemanget från riksdagens revisorer har
fått tillgång till ett utmärkt instrument till att minska riskerna för
svinn ur föremålssamlingarna.

Stockholm den 17 maj 1990
Pontus Hellström
l:e intendent

Medelhavsmuseets grekisk-romerska avdelning

Förs. 1989/90:16

Underbilaga 3

Innehåll Förs. 1989/90:16

Revisorernas förslag

1 Revisorernas överväganden 1

2 Hemställan 2

Bilaga

Sammanfattning 5

1 Bakgrund 6

2 Nuvarande ordning 7

3 Genomförd granskning 7

3.1 Förstudien 8

3.1.1 Uppläggningen av arbetet 8

3.1.2 Resultat 9

3.2 Krav avseende registrering och dokumentation 10

3.3 Enkät och resultat av museernas svar 12

3.3.1 Sammanfattande slutsatser av museernas svar 21

3.4 Försök med databaserat registrerings- och dokumentationssystem
22

4 Åtgärder 24

Underbilaga 1

Sändlista 25

Underbilaga 2

Underlag till delrapport om försöksverksamhet med registreringsoch
dokumentationssystem på Medelhavsmuseets grekiskromerska
avdelning 27

Underbilaga 3

Yttrande från Medelhavsmuseet 28

gotmb 96971. Stockholm 1990