Förs. 1981/82:5 (Framställning / redogörelse 1981/82:5)

Observera att dokumentet är inskannat och fel kan förekomma.

Förs. 1981/82:5

Förslag
1981/82:5

Riksdagens revisorers förslag angående information om statliga publikationer 1981-11-12

Till riksdagen
1 Inledning

Riksdagens revisorer har undersökt behovet av information om statliga
publikationer. Den viktigaste informationskällan är i dag riksdagsbibliotekets
Årsbibliografi över Sveriges offentliga publikationer. Granskningen
har främst varit föranledd av att årsbibliografins utgivning har kommit att
alltmera släpa efter. När det gäller övrig information om statliga publikationer
har vi inte funnit sådana brister att särskild granskning varit motiverad.

Revisorerna har efter granskning funnit

dels att det föreligger ett klart behov av information om de statliga
publikationerna genom en årsbibliografi,
dels att riksdagsbiblioteket även fortsättningsvis bör svarä för den årsbibliografiska
verksamheten,
dels att produktionen av årsbibliografin bör rationaliseras i såväl administrativt
som tekniskt avseende.

Som ett led i granskningen har upprättats två granskningspromemorior,
nämligen Behovet av information om statliga publikationer (1980:8) och
Produktion av årsbibliografi över Sveriges offentliga publikationer
(1981:1). Promemoriorna har i sedvanlig ordning remissbehandlats. En
sammanfattning av promemoriorna och remissvaren är som bilaga fogad
till denna skrivelse.

1 granskningspromemorian om behovet av information om statliga publikationer
redovisas resultatet av en undersökning av informationsbehovet
och möjligheterna att rationalisera spridningen av informationen. Informationsbehovet
har klarlagts bl.a. genom en enkätundersökning och en telefonintervjuundersökning.

Efter att ha konstaterat att det väsentliga behovet av information bör
i tillgodoses av samhället genom att en årsbibliografi utges diskuteras i
promemorian olika möjligheter att påskynda och rationalisera den årsbibliografiska
produktionen. I promemorian föreslås att en översyn av produktionsformen
görs i en följande utredningsetapp.

1 Riksdagen 1981/82. 2 sami. Nr 5

Förs. 1981/82:5

Hörda remissinstanser instämmer i promemorians synpunkter, såväl i
vad gäller behoven av information om statliga publikationer som beträffande
framförda förslag.

Mot denna bakgrund har en genomgång gjorts av produktionsformen för
årsbibliografm. Dessutom har undersökts om det är mest fördelaktigt att
riksdagsbiblioteket eller kungl, biblioteket (KB) svarar för den årsbibliografiska
verksamheten.

I granskningspromemorian förordas att riksdagsbiblioteket även fortsättningsvis
svarar för produktionen av de årsbibliografiska produkterna.

Vad beträffar den tekniska framställningen av årsbibliografm har en
jämförelse mellan manuell och maskinell produktion visat att en övergång
till det datorbaserade LIBRIS-systemet1 skulle medföra en snabbare informationsspridning
om de statliga publikationerna samt vissa rationaliseringsvinster.
Därför föreslås att riksdagsbiblioteket lämnar de nuvarande
manuella rutinerna och går över till att använda ADB-rutiner för att framställa
årsbibliografm m.fl. bibliografiska produkter.

Förslaget om bibliografins fortsatta organisatoriska anknytning till riksdagsbiblioteket
tillstyrker samtliga remissinstanser utom statskontoret.
Riksdagsbiblioteket, riksdagens förvaltningskontor och KB biträder alltså
förslaget.

Samtliga remissinstanser anser att datorbaserade rutiner i någon form
bör införas. Förslaget om en övergång till LIBRlS-rutiner för produktionen
tillstyrks av nästan samtliga remissinstanser. Dock anser flera att de
ekonomiska vinsterna är alltför optimistiskt beräknade.

2 Revisorernas överväganden

2.1 Behovet av information om statliga publikationer

Enligt revisorernas mening har den genomförda granskningen gett vid
handen att det finns behov av en kontinuerlig information om nya statliga
publikationer och att detta behov bäst tillgodoses genom en årsbibliografi.
För att årsbibliografm skall kunna fylla sin information suppgift är det dock
uppenbart att produktionen av bibliografin måste rationaliseras och att den
bör komma ut snabbare än den har gjort under senare år. Hörda remissinstanser
delar denna uppfattning.

I samband med granskningen har förslag lagts fram om vissa rationaliseringsåtgärder
som kan vidtas oberoende av om produktionen sker manuellt
eller maskinellt. Sålunda föreslås åtgärder beträffande publikationens
namn, visst urval av det material som skall ingå, vissa översättningar till
engelska, vissa ändringar av riksdagsbibliotekets arbetsrutiner m.m. Därutöver
föreslås i den första promemorian att en översyn av produktionsfor -

1 LIBRary Information System.

Förs. 1981/82:5

men skulle göras i en följande etapp. En sådan översyn har gjorts och
redovisas i den andra promemorian.

Vissa av de föreslagna administrativa rationaliseringsåtgärderna har redan
genomförts. Andra planeras bli genomförda i samband med utgivningen
av nästa årgång av bibliografin. I fortsättningen behandlar revisorerna
därför främst de två huvudfrågorna i ärendet, nämligen frågan om huvudmannaskapet
för bibliografin och frågan om den tekniska processen vid
produktionen.

2.2 Huvudmannaskapet för årsbibliografin

I promemorian angående produktion av årsbibliografin förordas att riksdagsbiblioteket
även fortsättningsvis svarar för bibliografin. Fördelarna
härmed är främst att bibliotekets årsbibliografiredaktion redan är väl förtrogen
med materialet, samt att riksdagens ledamöter och tjänstemän
snabbt får tillgång till de statliga publikationerna. En mindre nackdel är att
de statliga myndigheternas s.k. pliktleveranser även fortsättningsvis blir
något större än om KB svarade för utgivningen. Behovet av personal och
medel för verksamheten torde vara lika stort oavsett huvudmannaskapet.

Samtliga remissinstanser, utom statskontoret, har också kommit till
slutsatsen att en fortsatt organisatorisk anknytning till riksdagsbiblioteket
— åtminstone f.n. — är förmånligare än en överföring av den årsbibliografiska
verksamheten till KB. Riksdagens förvaltningskontor, riksdagsbiblioteket
och KB, som är närmast berörda av förslaget, instämmer sålunda.

KB konstaterar att det inte finns något som direkt talar för att all
nationell bibliografisk verksamhet måste bedrivas av KB. Visst nationellt
bibliografiskt arbete utförs redan i dag utanför KB av Bibliotekstjänst AB
utan olägenheter. Vidare pågår genom delegationen för vetenskaplig och
teknisk informationsförsöijning (DFI) en utveckling mot ökad spridning av
ansvaret på biblioteksområdet genom inrättande av s.k. ansvarsbibliotek,
vilket system också bör kunna inbegripa katalogiseringsarbetet. KB pekar
också på att en samordning av katalogiseringen mellan KB och riksdagsbiblioteket
för att undvika dubbelarbete mycket väl går att åstadkomma
utan att ändra huvudmannaskapet. Utifrån dagens lokal- och personalsituation
instämmer således KB i förslaget men tillägger, att en mer förutsättningslös
prövning av sakläget kan behöva göras senare.

Statskontoret, som har avvikande mening, pekar på att KB redan i dag
har den kompetens och de kunskaper som fordras för katalogisering av
årsbibliografimaterialet om den tekniska produktionen kommer att bygga
på rutinerna i LIBRIS. Inom de närmaste åren kommer vidare KB:s arbete
med de egna restantierna från 1970-talet att vara avklarat och personal
kunna frigöras för nya uppgifter, t.ex. framställningen av årsbibliografin.
Riksdagsbibliotekets personalstyrka bör även på kort sikt kunna anpassas
till en förändrad arbetssituation i vilken den årsbibliografiska verksamheti
Riksdagen 1981182. 2 sami. Nr 5

Förs. 1981/82:5

ten inte längre ingår bland arbetsuppgifterna. En personalminskning kan
ske genom att eventuell övertalig personal bereds möjligheter att flytta till
andra bibliotek, anser statskontoret.

Enligt revisorernas mening behöver riksdagen få snabb information om
de statliga publikationerna och ha tillgång till materialet som sådant. Denna
service garanteras bäst genom att riksdagsbiblioteket även fortsättningsvis
svarar för framställningen av årsbibliografin. Revisorerna vill
påminna om KB:s uppfattning att en samordning av katalogiseringen mellan
KB och riksdagsbiblioteket för att undvika dubbelarbete mycket väl
går att åstadkomma utan att ändra huvudmannaskapet. Då det inte heller
har kunnat påvisas att en överföring av verksamheten till KB skulle leda
till samordningsfördelar eller ekonomiska vinster i övrigt finns det inte
någon anledning att föreslå ett ändrat huvudmannaskap för den årsbibliografiska
verksamheten.

Revisorerna delar DFI:s synpunkter att den förordade ansvarsfördelningen
förutsätter ett nära och kontinuerligt samarbete mellan årsbibliografiredaktionen
och KB.

2.3 Den tekniska framställningen av årsbibliografin

2.3.1 Val av jämförelsealternativ

Granskningen har lett fram till förslag om en övergång från den nuvarande
manuella framställningen av årsbibliografin till användande av ADB-behandling
enligt LIBRIS-rutiner. Förslaget baseras på en jämförelse mellan
de båda produktionsalternativen. Valet av LIBRIS-systemet för ADB-behandlingen
motiveras av att detta är ett befintligt system som redan används
av de svenska forskningsbiblioteken. Systemet har också den fördelen
att det är anpassat till internationella standards.

Det finns visserligen även andra ADB-baserade bibliotekssystem i Sverige,
bl.a. folkbibliotekens ADB-system, BUMS. Det senare är emellertid i
första hand konstruerat för de kommunala bibliotekens behov. Då det inte
torde vara realistiskt att utveckla ytterligare ett ADB-baserat nationellt
bibliotekssystem i Sverige har jämförelsen mellan en manuell produktion
och en ADB-produktion skett från den utgångspunkten att LIBRIS är det
enda tänkbara ADB-alternativet.

Av remissmyndigheterna är det enbart DFI och universitets- och högskoleämbetet
(UHÄ) som sätter i fråga valet av LIBRIS-systemet som
ADB-alternativ. DFI anser att LIBRIS troligen är det intressantaste alternativet
till nuvarande manuella rutiner men framhåller att en belysning av
ett tredje alternativ (mikrodatortillämpning) borde ha gett en bättre bedömningsgrund.

UHÄ:s svar är grundat på yttranden från fyra universitetsbibliotek, av
vilka två enbart har diskuterat LIBRIS-alternativet. Det tredje biblioteket

Förs. 1981/82:5

önskar en ytterligare diskussion om alternativen, medan det fjärde vill se
LIBRIS kompletterat med ett system med bättre sökmöjligheter.

Enligt revisorernas mening torde framtagandet av ett tredje alternativ
för en jämförelse med nuvarande manuella system kräva onödigt stora
utredningskostnader, bl.a. för att man med någon säkerhet skall kunna
bedöma systemets funktioner och kostnader. Valet av ett redan befintligt
system som jämförelsealternativ är därför försvarbart.

I förhållande till BUMS har LIBRIS många fördelar. LIBRIS-systemet
omfattar f. n. 21 forskningsbibliotek, varav riksdagsbiblioteket är ett.
Dessutom har även bibliotek som står utanför forskningsbibliotekens krets
möjlighet att ansluta sig till systemet via uppringd telefonförbindelse.
LIBRIS-biblioteken katalogiserar vidare sitt material via terminalförbindelse
till databasen. De gjorda katalogiseringarna kan sedan omedelbart
utnyttjas av övriga LIBRIS-bibliotek i landet.

Revisorerna anser att det finns vägande skäl att utgå från LIBRIS som
jämförelsealternativ. Dessutom förutsätter revisorerna att LIBRIS-systemet
vidareutvecklas i de delar som systemet inte kan anses vara effektivt.

2.3.2 Jämförelsen mellan manuella rutiner och LIBRIS-rutiner

I upprättad granskningspromemoria redovisas en jämförelse mellan manuella
rutiner och LIBRIS-rutiner såväl i vad gäller arbetsformer som
samhällsekonomiska konsekvenser och konsekvenser i övrigt.

Sett ur samhällsekonomisk synvinkel bör samtliga kostnader för produktionen
inkluderas i kalkylen, oavsett om det är riksdagsbiblioteket, KB
eller någon annan som skall stå för dem. Kalkylarbetet har emellertid
endast kunnat drivas så långt att de olika myndigheternas kostnader kvantifierats
och värderats. Sålunda ingår inte de enskildas kostnader i form av
utlägg, tid eller besvär.

Den kalkylmetod som använts bygger på att de bibliografiska slutprodukterna
är desamma i de båda produktionsalternativen och att det inte
finns några kvalitetsskillnader att ta hänsyn till. Möjligheten till en snabbare
framställning av årsbibliografin med hjälp av LIBRIS har inte kunnat
värderas i kronor. Denna kvalitetsaspekt ligger alltså utanför sifferkalkylens
ram.

Med utgångspunkt i identiska slutprodukter i de båda alternativen har de
årliga kostnaderna för alternativen jämförts. Jämförelsen har utfallit till
LIBRIS-alternativets fördel med ca 80000 kr. per år. Detta belopp måste
dock ställas i relation till nödvändiga initiala investeringskostnader för
utbildning, systemarbete och installationer på ca 80000 kr., om LIBRIS
införs.

På grundval av kalkylerna i promemorian har förslag lagts fram om att
årsbibliografin fortsättningsvis skall produceras med hjälp av ADB enligt
LIBRIS-systemet. Nästan samtliga remissinstanser instämmer i detta förslag.

Förs. 1981/82:5

I vissa fall reserverar man sig dock för vad som kan komma fram vid
utarbetandet av en fördjupad kravspecifikation. Den genom LIBRIS-alternativet
ökade snabbheten i informationsspridningen är för flera remissinstanser
ett vägande skäl för att välja detta alternativ. Därutöver värdesätts
från bibliotekshåll att visst katalogiseringsarbete bara behöver utföras av
ett LIBRIS-bibliotek samt att man får en ökad möjlighet att lokalisera det
statliga materialet. För de bibliotek som erhåller s.k. pliktleveranser innebär
en LIBRIS-registrering även ett visst stöd vid leveranskontrollen.

Göteborgs universitetsbibliotek tillstyrker förslaget om en övergång till
LIBRIS enbart under förutsättning att dess genomförande inte kommer att
försena behandlingen av nuvarande restantier. Lunds universitetsbibliotek
framhåller att det är angeläget att en övergång snarast sker till datamaskinell
behandling. Eftersom LIBRIS-systemet i dag inte ger tillräckliga
sökmöjligheter, har man i Lund startat ett projekt med registrering av tio
årgångar av SOU-betänkanden enligt det s.k. 3Rip-systemet. Utöver den
information som finns i LIBRIS registreras då innehållsförteckningar samt
figur- och tabelltexter i betänkandena. Biblioteket anser att detta system
till försvarbara kostnader ger långt större sökmöjligheter än vad LIBRIS
erbjuder. För registreringen krävs förutom LIBRIS-terminalen även ordbehandlingsdator.

Av de invändningar som i övrigt förts fram av remissinstanserna finns
det anledning att beröra följande.

De kalkyler som upprättats följer enligt statskontorets mening inte vedertagen
praxis för investeringskalkylering, bl.a nuvärdeskalkylering. Detta
försvårar utvärderingen av kalkylerna, anser statskontoret.

Vissa remissinstanser uttrycker vidare tveksamhet beträffande tillförlitligheten
av ett par kalkylposter. Sålunda anser såväl KB som statskontoret,
Linköpings universitetsbibliotek och Riksdagens SACO/SR-förening
att de beräknade investeringskostnaderna för kravspecifikation, systemoch
programutveckling är osäkra eller underskattade.

Tre universitetsbibliotek, nämligen Uppsala, Linköpings och Göteborgs
universitetsbibliotek, hävdar att erfarenheterna av LIBRIS visar att förkalkylerade
ekonomiska besparingar inte har kunnat förverkligas vid drift.
Två av biblioteken anser sålunda att registreringskostnaderna kommer att
bli väsentligt högre än vad som beräknats i granskningspromemorian.
Samtliga tre bibliotek finner dock att den ökade snabbheten ger så stor
vinst från samhällsekonomisk synpunkt att detta motiverar en övergång.

Revisorerna vill understryka att den kalkylmetod som använts speglar
den årliga skillnaden i driftkostnader mellan LIBRIS-rutiner och manuella
rutiner. Kalkylresultatet är att LIBRIS-systemet ger en 80000 kr. lägre
årskostnad samt en investeringskostnad på ungefär samma belopp. Statskontorets
synpunkt att uppläggningen av kalkylen försvårar utvärderingen
har vi inte funnit belägg för. En nuvärdeskalkyl är givetvis ett värdefullt
beslutsunderlag men har i detta fall inte tillämpats på grund av osäkerheten

Förs. 1981/82:5

om investeringsperiod och adekvat kalkylränta. Kalkylunderlaget torde
dock visa att LIBRIS-alternativet är den ekonomiskt mest förmånliga
produktionsformen oavsett vilken kalkylmodell som tillämpas.

Med den osäkerhet som normalt präglar förkalkyler för ADB-investeringar
måste man godta att viss osäkerhet häftar vid de upprättade kalkylerna.
Dessutom bör det — som också påpekats av flera remissinstanser -beaktas att den största fördelen ligger i att de registrerade bibliografiska
uppgifterna omedelbart blir tillgängliga för de ca 50 bibliotek som söker i
LIBRIS databas samt att den tryckta årsbibliografin kan ges ut utan
eftersläpning. När det gäller ADB-kostnaderna för registrering i LIBRIS
har det visat sig att man bör räkna med högre kostnader än de i kalkylen
ingående minimikostnadema. Eftersom kostnadsbilden beror på lokala
rutiner, katalogiseringsobjektens art, katalogiseringsnivå m.m., krävs en
provverksamhet för att kostnaderna skall kunna bedömas.

Kalkylerna bör alltså utvecklas när förutsättningarna enligt kravspecifikation
och systemarbete är mera penetrerade än i dag.

Statskontoret pekar å andra sidan på att besparingsmöjligheterna vid
katalogisering av statliga publikationer inom andra bibliotek inte är medräknade
i LIBRIS-alternativet. Dessutom bör enligt statskontoret den
besparingen göras att antalet katalogkort per publikation begränsas till
maximalt två i LIBRIS-alternativet i stället för de tre katalogkort som
förutsatts i kalkylen. Statskontoret finnér också att LIBRIS-alternativet -men inte det manuella alternativet — i sig innehåller vissa inbyggda kontroller
och att alternativen därför ej är jämförbara. LIBRIS-alternativet
skulle alltså här innebära vissa fördelar utöver de i promemorian nämnda.

Statskontorets uppfattning är dock inte helt korrekt då den minskade
dubbelkatalogiseringen hos riksdagsbiblioteket och KB har värderats och
ingår i kalkylen. Däremot har inte de eventuella ytterligare vinsterna i
LIBRIS-alternativet på grund av minskad dubbelkatalogisering vid andra
bibliotek kunnat bedömas. Den mest väsentliga vinsten torde dock ligga i
att riksdagsbibliotekets katalogiseringar i fortsättningen blir tillgängliga för
KB och övriga LIBRIS-bibliotek. Givetvis förutsätter uppdelningen mellan
KB och riksdagsbiblioteket ett nära och kontinuerligt samarbete mellan
årsbibliografiredaktionen och KB. Statskontorets synpunkt att antalet katalogkort
per publikation bör begränsas till två är värd att uppmärksammas.

Övriga synpunkter som framförs i remissvaren är bl.a. att det angående
tryckningen av bibliografin inte torde vara realistiskt att räkna med en årlig
offertförfrågan hos olika tryckerier med tanke på den begränsade upplagan
samt tidsåtgången för att fatta beslut. Flerårskontrakt anses vara mer
förmånliga. Vidare betonas vikten av noggrannhet vid utarbetande av
kravspecifikation och vid systemarbete. Man anser också att effekterna av
den nu pågående utredningen om taxesystem för LIBRIS bör klarläggas
innan slutligt beslut fattas. Flera remissinstanser instämmer särskilt i

Förs. 1981/82:5

granskningspromemorians förslag att den nuvarande eftersläpningen i den
årsbibliografiska verksamheten bör behandlas i särskild ordning och oberoende
av de planerade LIBRIS-rutinerna.

Mot bakgrunden av att årsbibliografin hittills tillhandahållits de statliga
myndigheterna m.fl. kostnadsfritt togs frågan om prissättning av bibliografin
upp i den första promemorian. Där konstateras att vid bedömning av
frågan om prissättning avgörande vikt bör läggas vid de samhällsekonomiska
konsekvenserna. Om en självkostnadsprissättning medför att avnämarna
av ekonomiska skäl inte utnyttjar bibliografin, uppkommer negativa
samhällsekonomiska konsekvenser i form av försämrad service på biblioteken
och onödiga kostnadsökningar inom myndigheterna. Dessa kostnadsökningar
kan uppstå dels på grund av dubbelarbete myndigheterna
emellan, dels på grund av att vissa myndigheter kan förväntas göra upp
egna små kataloger över det statliga trycket.

En annan principiell synpunkt är att existerande kunskap eller information
bör vara tillgänglig för alla.

Revisorerna förordar i dag inte en avgiftsbeläggning av årsbibliografin.
När bibliografin inlemmas i LIBRIS-systemet uppstår emellertid en ny
situation, vid vilken information nm de statliga publikationerna antingen
kan erhållas via den tryckta årsbibliografin eller via terminalsökning av ett
LIBRlS-bibliotek. I detta läge bör den tryckta årsbibliografin prissättas
enligt samma grunder som andra katalogprodukter som tas ut ur LIBRISsystemet.

Övriga förslag från remissinstansernas sida att öka effektiviteten vid
användningen av LIBRIS-alternativet bör också uppmärksammas. Bl. a.
bör givetvis det på lång sikt bästa tryckningskontraktet eftersträvas.

2.3.3 Konsekvenserna för riksdagsbiblioteket

Vid granskningen har vidare aktualiserats vissa konsekvenser för riksdagsbiblioteket
vid en övergång till LIBRIS-systemet.

Arbetsmiljön på riksdagsbiblioteket påverkas i huvudsak positivt av en
övergång till LIBRIS-rutiner. Så t.ex. minskar sorteringsarbetet och ökar
utlåningsarbetet. Från vaktexpeditionen försvinner stencildragningen,
som anses vara en oattraktiv arbetsuppgift.

Under förutsättning att personalstyrkan vid riksdagsbiblioteket hålls
oförändrad kan övergången till LIBRIS beräknas medföra en ökad medelsförbrukning
på ca 5000 kr. per år. Jämförs arbetsuppgifterna i de båda
produktionsalternativen medför LIBRIS en minskad arbetstidsåtgång på
ca 2000 timmar per år inom biblioteket.

Såväl riksdagsbiblioteket som riksdagens ST-förening och SACO/SRförening
anser att tidsinbesparingarna i LIBRIS-alternativet förefaller något
optimistiskt beräknade. En orsak härtill är att den förbättrade service
som den nya tekniken medför torde öka efterfrågan på riksdagsbibliotekets
tjänster. De fackliga remissorganen understryker därutöver personalens
krav på godtagbar fysisk arbetsmiljö i samband med att LIBRIS införs.

Förs. 1981/82:5

Revisorerna finnér för sin del att de farhågor som man fört fram från
riksdagsbibliotekets och de berörda fackliga organens sida angående den
kalkylerade arbetstidsbesparingen har sin grund i en motiverad osäkerhet
inför en ny teknik. Eftersom de i promemorian gjorda bedömningarna ändå
baseras på faktiska erfarenheter inom KB och LIBRIS-sekretariatet torde
denna osäkerhet dock inte vara så stor att den bör få hindra en övergång till
ADB-teknik.

Den beräknade arbetstidsbesparingen bör inte direkt påverka den nuvarande
personaldimensioneringen inom årsbibliografiredaktionen. För en
bedömning av personaldimensioneringen krävs en arbetsmätning av redaktionens
totala uppgifter. Den i kalkylen framräknade samhällsekonomiska
vinsten bygger på att personalen under den sålunda inbesparade tiden
fullgör andra angelägna arbetsuppgifter. Utlåningsarbete och omhändertagande
av restantierna är sådana uppgifter.

Vid själva övergången till nytt system bör årsbibliografiredaktionen helt
satsa på att få till stånd en löpande årsbibliografisk prdoduktion med hjälp
av LIBRIS. Den nuvarande eftersläpningen i framställningen av årsbibliografin
bör därför avarbetas i särskild ordning.

3 Revisorernas hemställan

Med hänvisning till vad ovan anförts angående behovet av information
om de statliga publikationerna och bibehållandet av riksdagsbiblioteket
som huvudman för utgivning av en årsbibliografi över de statliga publikationerna
samt vikten av att årsbibliografin hålls aktuell hemställer revisorerna att

riksdagen uppdrar åt riksdagens förvaltningskontor att vidta
åtgärder så att den av riksdagsbiblioteket utgivna årsbibliografin
senast från och med den 1 januari 1983 framställs med hjälp av
ADB-rutiner enligt LIBRIS-systemet.

Beslut i detta ärende har fattats av revisorerna Sture Palm (s), Bertil
Jonasson (c), Hugo Bengtsson (s), Rolf Sellgren (fp), Hagar Normark (s),
Allan Åkerlind (m), Ralf Lindström (s), Ivan Svanström (c), John Johnsson
(s), Wiggo Komstedt (m), Olle Aulin (m) och Margit Sandéhn (s).

Vid ärendets slutliga handläggning har vidare närvarit kanslichefen Göran
Hagbergh, byråchefen Bo Willart och byrådirektören Susanne Gåje
(föredragande).

På riksdagens revisorers vägnar
STURE PALM

Susanne Gåje

Förs. 1981/82:5

Bilaga

RIKSDAGENS REVISORER

Sammanfattning av granskningspromemoriorna 1980:8 Behovet av
information om statliga publikationer och 1981:1 Produktion av
årsbibliografi över Sveriges offentliga publikationer — Jämförelse
mellan två produktionsmetoder — samt däröver avgivna remissyttranden 1

Granskningspromemoriorna1

1.1 Bakgrund

Bakgrunden till granskningen har varit att den väsentliga delen av information
om statliga publikationer, nämligen den av riksdagsbiblioteket utgivna
Årsbibliografi över Sveriges offentliga publikationer, efter hand blivit
mer och mer försenad. Förseningarna har allvarligt minskat årsbibliografins
värde som informationskälla. I årsbibliografin förtecknas årsvis de
statliga myndigheternas publikationer.

Granskningen har inte enbart avsett de speciella problemen med årsbibliografin
utan omfattar därutöver den övriga information som ges om
statliga publikationer. I en första etapp av granskningen har behoven av
information om statliga publikationer undersökts. Denna etapp har redovisats
i granskningspromemorian 1980:8 Behovet av information om statliga
publikationer.

1 nämnda promemoria konstateras att bibliotek, myndigheter m.fl. behöver
information om de statliga publikationerna och att bl.a. riksdagsbibliotekets
årsbibliografi kan fylla detta behov. Samtidigt framförs vissa förslag
beträffande årsbibliografins namn, urvalet av det material som skall ingå i
den, vissa engelska översättningar, vissa ändringar beträffande riksdagsbibliotekets
arbetsrutiner m.m. Vidare föreslås att det i en följande etapp
undersöks huruvida produktionen av årsbibliografin kan rationaliseras
med hjälp av ADB. Enligt promemorian är det främst LIBRIS,2 ett befintligt
ADB-system för de svenska vetenskapliga biblioteken, som bör prövas
från tekniska, ekonomiska och personalmässiga utgångspunkter.

Granskningspromemorian har remissbehandlats. Remissorganen instämmer
såväl i vad gäller behoven av information om statliga publikationer
som beträffade de övriga förslagen.

Mot bakgrunden härav har i en följande etapp (etapp två), vilken redovisas
i promemorian 1981:1, produktionsformen undersökts. De nuvarande
manuella rutinerna på riksdagsbiblioteket har jämförts med grovt skisserade
LIBRIS-rutiner. Dessutom har undersökts om det är mest fördelaktigt
att riksdagsbiblioteket eller kungl, bibliotekt (KB) svarar för den
årsbibliografiska verksamheten.

'' Utredare: byrådirektören Susanne Gåje.
2 LIBRary Information System.

Förs. 1981/82:5

1.2 Jämförelse mellan två produktionsmetoder

Syftet har varit att jämföra de samhällsekonomiska kostnaderna för den
nuvarande manuella produktionen av det årsbibliografiska materialet med
motsvarande kostnader för produktion med hjälp av LIBRIS. LIBRIS-alternativet
är dock inte ett färdigutformat systemförslag utan endast ett
underlag som tagits fram för kostnadsjämförelsen. Därvid har förutsatts att
de slutliga bibliografiska produkterna är jämförbara i båda alternativen
men att årsbibliografin framställs snabbare med hjälp av LIBRIS.

Kalkylarbetet har emellertid endast omfattat de olika berörda myndigheternas
— ej de enskildas — kostnader. Konsekvenserna för samhället i
övrigt, t. ex. konsekvenserna av den ökade snabbheten vid ADB-framställning
av årsbibliografin, har inte kunnat värderas i kronor.

De antaganden och förutsättningar som kalkylen i övrigt bygger på
baseras huvudsakligen på riksdagsbibliotekets och KB:s erfarenheter. Vidare
förutsätts att förordningen (1978:910) om leverans till riksdagsbiblioteket
av skrifter som ges ut av statliga myndigheter även fortsättningsvis
kommer att gälla och att riksdagsbiblioteket svarar för att det årsbibliografiska
materialet blir förtecknat och bekantgjort.

Det antas vidare att de svenska katalogiseringsreglernas miniminivå
används. I vissa fall kan dock mera utförlig katalogisering behövas. Såväl
svaren på en enkät som kansliet ställt till mottagarna av årsbibliografin
som diskussionerna vid en konferens som kansliet hållit under utredningsarbetet
har visat att de allra flesta intressenterna anser att det är en fullt
tillräcklig ambitionsnivå att tillämpa de svenska katalogiseringsreglernas
miniminivå. Även remissvaren bestyrker denna uppfattning.

I jämförelsen räknas med exakt samma produktionsplan för det manuella
alternativet och LIBRIS-alternativet. Samtliga kostnader anges i 1981
års prisnivå.

Enligt uppgifter, inhämtade via en offert avseende ADB-produktion, kan
tiden för framställning av årsbibliografin beräknas bli väsentligt förkortad
om man använder LIBRIS. Under förutsättning att de inkommande statliga
publikationerna katalogiseras löpande under ett kalenderår kan efter
en inkörningsperiod årsbibliografin beräknas vara klar i augusti månad
påföljande år.

En mer aktuell årsbibliogafi antas leda till ökad utlåning, dvs. till ökad
kunskap och ökad nytta. Samtidigt leder den utökade utlåningen även till
högre kostnader. Nettoeffekten av den ökade snabbheten vid framställningen
bedöms vara positiv, även om den inte har kunnat värderas.

En anslutning till LIBRIS-systemet kräver vissa investeringar. För det
första behöver riksdagsbiblioteket en styrenhet med större kapacitet än
den befintliga styrenheten. För det andra behöver årsbibliografiredaktionen
ytterligare en textskärmsterminal med arbetsbord och belysning.
För det tredje krävs kravspecifikation samt systemarbete och projektledarskap
under en inkörningsperiod. Ytterligare en post är utbildning av
årsbibliografiredaktionens personal i de nya rutinerna.

Den ekonomiska jämförelsen visar att en övergång till LIBRIS skulle
medföra en vinst för de statliga myndigheterna på sammantaget ca 80000
kr. per år, huvudsakligen bestående av minskad arbetstid såtgång på ca
2000 timmar per år på riksdagsbiblioteket. Denna arbetstidsminskning
avser endast de jämförda arbetsuppgifterna. Eftersom årsbibliografiredaktionens
övriga arbetsuppgifter inte har tidsstuderats ger beräkningarna inte
underlag för bedömning av arbetsstyrkans framtida storlek.

Förs. 1981/82:5

Kostnaderna för samtliga investeringsinsatser beräknas till ca 80000 kr.

Övriga konsekvenser av en övergång till LIBRIS är bl.a. en beräknad
ökad medelsförbrukning inom riksdagsförvaltningen på ca 5000 kr. per år.
(Personalstyrkan förutsätts vara oförändrad.)

Vid en övergång till LIBRIS förändras arbetsmiljön ganska kraftigt för
den berörda personalen. En övergång från de olika manuella rutinerna till
nytt arbetssätt, bl.a. vid textskärmsterminal, kan upplevas både positivt
och negativt. Experter poängterar att arbetsbord och belysning måste vara
riktigt utformade och att personalen ej bör sitta vid terminalen mer än två
timmar åt gången.

En positiv arbetsmiljöeffekt av övergången till LIBRIS är att vaktexpeditionen
slipper stencildragningen av katalogkort, ett arbetsmoment som
ansetts smutsigt och tråkigt.

För att uppnå full rationaliseringseffekt bör en övergång till LIBRIS
helst ske vid ett kalenderårsskifte och då tidigast vid årsskiftet 1982/83.

I en fullständig samhällsekonomisk bedömning bör även de arbetsmiljöfaktorer
som innebär för- eller nackdelar kvantifieras och värderas. Likaså
bör värdet för årsbibliografins nyttjare av betydligt snabbare information
tas ined i kalkylen. Som tidigare nämnts har dock inte kalkylarbetet kunnat
drivas så långt.

Den sammanfattande bedömningen är att såväl samhället i stort som
riksdagen och biblioteksväsendet skulle vinna på att välja LIBRIS-systemet
som produktionsmetod för det årsbibliografiska materialet.

1.3 Huvudmannaskapet för den årsbibliografiska produktionen

I delpromemorian 1980:8 Behovet av information om statliga publikationer
påpekas att nuvarande dubbelarbete beträffande katalogisering mellan
riksdagsbiblioteket, KB och Bibliotekstjänst AB bör inskränkas så
långt som möjligt. Två remissorgan tar upp frågan om ansvarsfördelningen
i sina remissvar, nämligen statskontoret och Bibliotekstjänst AB.

Statskontoret sätter i fråga om inte ansvaret för årsbibliografiutgivningen
bör överföras till KB bl.a. för att uppnå en organisatorisk samordning
av utgivningen av de nationalbibliografiska publikationerna och annan,
därmed jämförbar, bibliografisk verksamhet.

Bibliotekstjänst AB framhåller i sitt remissvar att man är övertygad om
att riksdagsbiblioteket med sina kanaler till myndigheterna bör vara den
instans som samlar in materialet och svarar för katalogiseringen.

Mot bakgrunden av synpunkterna i remissvaren gjordes en särskild
utredning av denna fråga under etapp 2. På grundval av resultatet av denna
konstateras i promemorian 1981:1 att det synes vara rationellt att riksdagsbiblioteket
även fortsättningsvis svarar för framställningen av årsbibliografin.
Fördelarna härmed består främst i att bibliotekets årsbibliografiredaktion
är väl förtrogen med materialet, samt att riksdagens ledamöter och
tjänstemän har möjligheter att snabbt komma åt materialet. En mindre
nackdel är att de statliga myndigheternas s.k. pliktleveranser är något
större än de skulle vara om pliktexemplar enbart lämnades till KB och sex
universitetsbibliotek (SFS 1978:487). Behov av personal och medel för
verksamheten torde inte påverkas av huvudmannaskapet.

Dubbelarbetet mellan riksdagsbiblioteket och KB vad gäller katalogisering
inskränks automatiskt vid en övergång till LIBRIS. Ett ökat samarbete
mellan de båda biblioteken vid produktion av bibliografin är ändå en
förutsättning.

Förs. 1981/82:5

1.4 Slutsatser och förslag

Sammanfattningsvis ger granskningen till resultat att riksdagsbiblioteket
även fortsättningsvis bör svara för den årsbibliografiska verksamheten.

En jämförelse mellan manuell och maskinell produktion av årsbibliografin
talar för en övergång till LIBRIS för produktion av bibliografin. En
sådan övergång medför:

— snabbare spridning av informationen om de statliga myndigheternas
publikationer, vilket ger ökad nytta

— möjligheter till en löpande produktion av det årsbibliografiska materialet,
vilket innebär att registrering och publicering av informationen
håller samma takt som inflödet av statliga publikationer

— en tidsinbesparing på ca 2 000 timmar per år inom riksdagsbiblioteket
vid framställning av årsbibliografin (Däremot har inte den totala arbetsbelastningen
på årsbibliografiredaktionen kunnat kartläggas.)

— en samlad vinst för de statliga myndigheterna på ca 80 000 kr. per år,
huvudsakligen bestående av värdet av tidsinbesparingen enligt ovan

— i huvudsak positiva förändringar i arbetsmiljön på riksdagsbiblioteket,
t.ex. minskat sorteringsarbete och ökat utlåningsarbete samt avskaffande
av stencildragning på vaktexpeditionen.

För att dessa fördelar skall kunna uppnås måste man dock räkna med

— en ökad medelsförbrukning på ca 5000 kr. per år (I beräkningarna
förutsätts att riksdagsbibliotekets personalstyrka är oförändrad.)

— initiala investeringar för utbildning, kravspecifikation, systemarbete
och installationer till en sammanlagd kostnad av ca 80000 kr.
Riksdagsbiblioteket bör sålunda lämna de nuvarande manuella rutinerna

och gå över till LIBRIS-rutiner för att framställa de årsbibliografiska
produkterna. Utbildning och installationer bör göras i så god tid att produktion
i full skala kan påbörjas vid ingången av kalenderåret 1983.

Vid själva övergången till nytt system bör årsbibliografiredaktionen helt
satsa på att få till stånd en löpande årsbibliografisk produktion med hjälp
av LIBRIS. Den nuvarande eftersläpningen i framställningen av årsbibliografin
bör avarbetas i särskild ordning.

2 Remissyttrandena

Yttrandena över granskningspromemorian (1980:8) Behovet av information
om statliga publikationer har lämnats av riksdagens förvaltningskontor
(RFK), riksdagsbiblioteket, kungl, biblioteket (KB), statskontoret, delegationen
för vetenskaplig och teknisk informationsförsörjning (DFI),
universitets- och högskoleämbetet (UHÄ), forskningsrådsnämnden, Sveriges
allmänna biblioteksförening, Svenska kommunförbundet, Bibliotekstjänst
AB och Tekniska Litteratursällskapet (TLS).

Över den andra granskningspromemorian (1981:1) Produktion av årsbibliografi
över Sveriges offentliga publikationer har yttranden inhämtats från
RFK, KB, statskontoret, DFI, UHÄ, Svenska Kommunförbundet, Statsanställdas
förbund - avd. 2203, Riksdagens ST- förening - avd. 419 av
Statstjänstemannaförbundet samt Riksdagens SACO/SR-förening.

RFK har hört riksdagsbibliotekets överbibliotekarie, till vilkens yttrande
förvaltningskontoret hänvisar.

UHÄ har bilagt yttranden från universitetsbiblioteken i Uppsala, Linköping,
Lund och Göteborg. Ämbetet instämmer i huvudsak med vad dessa
universitetsbibliotek framfört.

Förs. 1981/82:5

2.1 Behov av information om statliga publikationer

Remissinstanserna har genomgående instämt i granskningsresultatet att
det finns ett behov av information om statliga publikationer.

Således anser KB att den utförda enkätundersökningen och intervjuerna,
utan att vara särskilt ingående eller omfattande, dock gett klara belägg
för att det finns ett uttalat behov av information om statligt tryck i ungefär
samma utsträckning som hittills.

KB, DFI, UHÄ, Sveriges allmänna biblioteksförening, Svenska kommunförbundet,
Bibliotekstjänst AB och TLS understryker särskilt behoven
av aktuell sådan information. Den nuvarande eftersläpningen i utgivningstakten
har varit ett stort problem för avnämarna.

I den förstnämnda promemorian föreslås vissa rationaliseringsåtgärder,
som kan vidtas utan att en eventuell omläggning av produktionen till ADB
sker, bl.a. namnändring av årsbibliografin, visst urval av det material som
tas med i bibliografin, vissa översättningar till engelska, inskränkning av
dubbelkatalogisering samt ändringar beträffande vissa administrativa rutiner
hos riksdagsbiblioteket. Dessa förslag har nästan genomgående lämnats
utan erinran.

I förslaget om att ändra publikationens namn till Bibliografi över Sveriges
statliga publikationer för år 19XX instämmer alla utom TLS. Sällskapet
anser att det i ett datorstött registersystem är olämpligt att publikationstitlar
börjar med ord som är alltför generella och föreslår i stället
namnet Sveriges statliga publikationer. Bibliografi för år 19XX.

Beträffande urvalet av det material som skall tas med i årsbibliografin
anser DFI att det är ytterst viktigt att urvalsprinciperna klart redovisas.
UHÄ finner att det visserligen behövs en gallring av innehållet, jämfört
med nuläget, men också att det i vissa fall finns behov av en utökning,
bland annat med sådana publikationer som de statliga myndigheterna ger
ut genom kommersiella förlag.

Förslaget att publikationerna i årsbibliografin bör katalogiseras enligt
SKR:s miniminivå (Svenska katalogiseringsreglers miniminivå) i stället för
nuvarande mer omfattande katalogisering tas upp av ett par remissinstanser.
Sålunda anser KB att SKR:s miniminivå är möjlig att generellt använda
för årsbibliografin. TLS förordar att enkla registreringsprinciper tillämpas
även om man härigenom förbigår bibliografisk fulländning. Gentemot
detta hävdar Bibliotekstjänst AB att tidsvinsten vid katalogisering av
svenskt material på miniminivå är obetydlig. Att med trycket i handen
registrera samtliga uppgifter går snabbt. Att i efterhand komplettera en
minimipost med övriga uppgifter tar mycket längre tid och det förutsätter i
regel att man har tillgång till trycket anser bolaget.

2.2 Utredning om ADB-framställning av årsbibliografin

I den förstnämnda promemorian framhölls att en utredning borde göras
angående den tekniska framställningen av årsbibliografin. Detta borde ske
i en andra utredningsetapp med den inriktningen att de nuvarande manuella
rutinerna på riksdagsbiblioteket jämfördes med en ADB-produktion
inom LIBRIS ram. Beträffande detta förslag har remissinstanserna haft
följande synpunkter.

KB anser att LIBRIS är det enda tänkbara alternativet för ADB-produktion.
Om årsbibliografin framställs med hjälp av LIBRIS, skulle riksdagsbiblioteket,
KB och vissa universitetsbibliotek genom en lämplig arbets -

Förs. 1981/82:5

fördelning kunna göra besparingar i form av minskad dubbelkatalogisering.
Ett annat skäl är att materialet snabbt skulle bli tillgängligt för samtliga
LIBRlS-bibliotek.

Även riksdagsbiblioteket anser att det troligen är riktigt att det enda
ADB-system som kan komma i fråga är LIBRIS, men biblioteket anser att
ett slutligt omdöme bör anstå tills frågan har prövats förutsättningslöst.
Enligt DFI är LIBRIS ett intressant alternativ. Dock bör ett tredje alternativ,
mini- eller mikrodatortillämpning, också tas med i jämförelsen.

Det enda remissorgan som anser att LIBRIS ej bör komma i fråga i
jämförelsen är TLS som motiverar sin inställning med att en anslutning till
LIBRIS ytterligare kommer att försena och i längden fördyra utgivningen
av årsbibliografm. Behovet av snabbhet i utgivningen och en effektivare
distribution av informationen till samhällets och näringslivets organisationer
kan enligt TLS lösas genom en enklare databehandling.

Ett par remissorgan anknyter till promemorians diskussion om prissättning
av årsbibliografm, nämligen Sveriges allmänna biblioteksförening och
Svenska kommunförbundet, som betonar vikten av en kostnadsfri distribution
av årsbibliografm till bl.a. de kommunala biblioteken. DFI anser
dock att om man ser frågan om prissättningen i ett längre perspektiv, så är
det inte självklart att man skall räkna med en fortsatt gratisdistribution. Så
t. ex. tar ju KB ut avgifter för de nationalbibliografiska publikationer som
KB svarar för.

Statskontoret sätter för sin del i fråga om inte ansvaret för årsbibliografiutgivningen
bör föras över till KB bl.a. för att uppnå en organisatorisk
samordning av utgivningen av de nationalbibliografiska publikationerna
och annan, därmed jämförbar, bibliografisk verksamhet. Enligt statskontorets
mening föreligger en klar risk för att statsmyndigheternas publikationer
ägnas ett oproportionerligt stort bibliografiskt intresse om uppgiften
med årsbibliografm ligger kvar hos riksdagsbiblioteket. Å andra sidan
anser dock statskontoret att kraven från de vetenskapliga biblioteken på en
omfattande och djupgående redovisning talar för att ansvaret för årsbibliografin
bör föras över till KB.

Statskontoret föreslår därför att riksdagens revisorer i en fortsatt översyn
helt förutsättningslöst prövar om riksdagen behöver hålla resurser för
årsbibliografm inom riksdagsbiblioteket.

Bibliotekstjänst AB framhåller däremot i sitt remissvar att man är övertygad
om att riksdagsbiblioteket med sina kanaler till myndigheterna bör
vara den instans som skall samla in materialet och svara för katalogiseringen.

2.3 Produktionen av årsbibliografin

I den andra granskningspromemorian (1981:1) föreslås en övergång från
de nuvarande manuella rutinerna till LIBRIS-rutiner för framställningen av
årsbibliografin m.m. Förslaget baseras på en jämförelse mellan de båda
produktionsalternativen. Valet av LIBRIS-systemet för ADB-behandlingen
motiveras i granskningspromemorian av att det är ett redan befintligt
system som används av de svenska forskningsbiblioteken.

När det gäller LIBRIS-systemet som ADB-alternativ är det enbart DFI
och UHÄ som sätter i fråga detta val. DFI anser att LIBRIS troligen är det
intressantaste alternativet till nuvarande manuella rutiner men framhåller
att en jämförelse med ett tredje alternativ (mikrodatortillämpning) borde
gett en bättre bedömningsgrund.

Förs. 1981/82:5

Bakom UHÄ:s svar ligger yttranden från fyra universitetsbibliotek, av
vilka två enbart diskuterar LIBRIS-alternativet. Det tredje biblioteket
skulle ha önskat en ytterligare diskussion om alternativen, medan det
fjärde vill att LIERIS kompletteras med ett system med bättre sökmöjligheter.

KB däremot finner att det inte finns anledning att i detta skede överväga
andra alternativ än LIBRIS.

Promemorians huvudförslag är att riksdagsbiblioteket lämnar de nuvarande
manuella rutinerna och går över till LIBRIS-rutiner för framställningen
av de årsbibliografiska produkterna.

Samtliga remissmyndigheter, utom Lunds universitetsbibliotek, instämmer
häri. Man reserverar sig dock för vad som senare kan komma fram vid
en fördjupad kravspecifikation. Den i LIBRIS-alternativet ökade snabbheten
i informationsspridningen om de statliga publikationerna är för flera
remissinstanser ett vägande skäl för detta alternativ. Därutöver värdesätts
från bibliotekshåll att visst katalogiseringsarbete bara behöver utföras av
ett LIBRIS-bibliotek samt att man får en ökad möjlighet att lokalisera de
statliga publikationerna. För de bibliotek som erhåller s.k. pliktleveranser
skulle en LIBRIS-registrering även innebära ett visst stöd vid leveranskontroll,
anser man.

Göteborgs universitetsbibliotek tillstyrker förslaget om en övergång till
LIBRIS enbart under förutsättning att genomförandet inte kommer att
försena behandlingen av nuvarande restantier.

Lunds universitetsbibliotek framhåller att det är angeläget att en övergång
snarast sker till datamaskinell behandling. Eftersom LIBRIS-systemet
i dag inte ger tillräckliga sökmöjligheter har Lunds universitetsbibliotek
startat ett projekt med registrering av tio årgångar av SOU-betänkanden
enligt det s.k. 3Rip-systemet. Förutom den information som finns i
LIBRIS registreras då innehållsförteckningar samt figur- och tabelltexter i
betänkandena. Biblioteket anser att detta system till försvarbara kostnader
ger långt större sökmöjligheter än vad LIBRIS erbjuder. För registreringen
krävs dock förutom LIBRIS-terminalen även en ordbehandlingsdator.

Statskontoret anför när det gäller kostnadsberäkningarna att de redovisade
kalkylerna inte följer vedertagen praxis för investeringskalkylering,
bl.a. nuvärdeskalkylering. Avsaknaden av en sådan försvårar utvärderingen
av kalkylerna, anser verket.

Flera andra remissinstanser uttrycker viss tveksamhet beträffande ett
par av kalkylposterna. Sålunda anser såväl KB som statskontoret, Linköpings
universitetsbibliotek och Riksdagens SACO/SR-förening att de beräknade
investeringskostnaderna för kravspecifikation, system- och programutveckling
är svårbedömbara. I vissa fall anses investeringskostnaderna
underskattade.

Tre universitetsbibliotek, nämligen Uppsala, Linköpings och Göteborgs,
hävdar att erfarenheterna av LIBRIS visar att förkalkylerade ekonomiska
besparingar inte kan förverkligas vid drift. Två av biblioteken
anser också att registreringskostnaderna bör vara väsentligt högre än vad
som beräknats i granskningspromemorian. Samtliga tre bibliotek finner
dock att den samhällsekonomiska vinsten på grund av den ökade snabbheten
vid hanteringen är så uppenbar att den motiverar en övergång.

Statskontoret pekar på att besparingsmöjligheterna vid katalogisering av
statliga publikationer inom andra bibliotek inte är medräknade i LIBRISalternativet.
Dessutom bör enligt statskontoret den besparingen göras att
antalet katalogkort per publikation begränsas till maximalt två i LIBRIS -

Förs. 1981/82:5

alternativet, i stället för de tre katalogkort som förutsatts i kalkylen.
Statskontoret finnér också att LIBRIS-alternativet - i motsats till det
manuella alternativet - omfattar automatiska kontroller av materialet och
att alternativen därför inte är helt jämförbara. LIBRIS-alternativet skulle
alltså innebära ytterligare fördelar.

Riksdagsbiblioteket tar i sitt remissvar upp frågan om användandet av
SKR:s miniminivå vid katalogiseringen. Användandet av denna skulle
enligt biblioteket innebära att den bibliografiska beskrivningen inte motsvarar
nyförvärvslistans nivå. I miniminivån tas exempelvis vid samfälld
utgivning av ett alster från flera myndigheter blott med den förstnämnda
myndigheten, medan man i årsbibliografin måste ta med samtliga. Vid
katalogisering på miniminivå utelämnas vidare i de flesta fall undertitlar
och deltitlar. Katalogiseringsnivån för de statliga publikationerna bör enligt
riksdagsbiblioteket ingående diskuteras vid utarbetandet av kravspecifikation.

Statskontoret och Uppsala universitetsbibliotek anser att den föreslagna
årliga offertförfrågan hos olika tryckerier inte torde vara ett bra alternativ
med tanke på den begränsade upplagan samt den tid som går åt för att få
fram beslut. Flerårskontrakt anses vara mer förmånliga. Erfarenheterna
från KB:s produktion av nationalbibliografin bör utnyttjas. Vidare betonar
riksdagsbiblioteket vikten av noggrannhet vid kommande kravspecifikation
och systemarbete.

Göteborgs universitetsbibliotek, Svenska kommunförbundet, Riksdagens
ST-förening samt Riksdagens SACO/SR-förening instämmer samtliga
i granskningspromemorians förslag om att en engångsinsats görs för att
katalogisera restantierna. Göteborgs universitetsbibliotek anser att möjligheterna
att erhålla särskilda medel för en sådan engångsinsats, inte bara
från DFI utan också från andra tänkbara källor, bör undersökas.

Beträffande frågan om prissättning av de årsbibliografiska produkterna
finner statskontoret att en avgiftsbeläggning av årsbibliografin bör övervägas.
För LIBRIS-framställda produkter gäller att vaije produkts särkostnader
skall ligga till grund för prissättningen. DFI påpekar att effekterna av
den nu pågående utredningen om ett taxesystem för LIBRIS bör studeras
närmare innan man definitivt beslutar om produktionsmetod.

I granskningspromemorian har vidare redovisats de direkta konsekvenserna
för riksdagsbiblioteket vid en övergång till LIBRIS.

När det gäller de tidsinbesparingar som räknats fram anser såväl riksdagsbiblioteket
som riksdagens ST-förening och SACO/SR-förening att
dessa enligt LIBRIS-alternativet förefaller något optimistiskt beräknade.

Riksdagens ST-förening påpekar att den genom LIBRIS ökade tillgängligheten
av årsbibliografimaterialet kan förväntas medföra ökade förfrågningar,
fotokopieringar och utlåningar. Den särskilda tillämpningen av
SKR-katalogiseringen kan bli något mer komplicerad vid LIBRIS-tilllämpning.
Årsbibliografiredaktionen har redan reducerats med en deltidsarbetande
till tre personer. För terminalarbete rekommenderas maximalt
två timmar per dag och person. Föreningen sätter därför i fråga om någon
reell arbetsminskning är att påräkna. Föreningen utgår från att den fysiska
arbetsmiljön skall anpassas för terminalarbete innan terminalen böljar
användas.

Riksdagens SACO/SR-förening förutsätter därutöver att de speciella
krav på lokalernas utformning som den framtida datorbaserade årsbibliografiverksamheten
kan komma att ställa, beaktas vid projekteringen av
riksdagsbibliotekets lokaler på Helgeandsholmen.

Förs. 1981/82:5

Statsanställdas förbund, avd. 2203 vid riksdagen instämmer i förslaget
om en övergång till LIBRIS och framhåller att för deras medlemmar skulle
en sådan övergång enbart innebära fördelar.

2.4 Huvudmannaskapet för årsbibliografin

Ett andra huvudförslag är huvudmannaskapet för årsbibliografin. Därvid
har konstaterats att det förefaller vara rationellt att riksdagsbiblioteket
även fortsättningsvis svarar för årsbibliografin.

Samtliga remissinstanser utom statskontoret kommer också till den slutsatsen
att en fortsatt organisatorisk anknytning till riksdagsbiblioteket -åtminstone f. n. - är förmånligare än en överföring av den årsbibliografiska
verksamheten till KB.

KB anser att det inte finns något som direkt talar för att all nationell
bibliografisk verksamhet måste bedrivas av KB. Viss nationell bibliografering
utförs redan av Bibliotekstjänst AB utan olägenheter. Vidare pågår
genom DFI en utveckling mot ökad spridning av ansvaret på biblioteksområdet
genom inrättande av s. k. ansvarsbibliotek, något som också borde
kunna inbegripa katalogiseringsarbetet. KB påpekar också att en samordning
av katalogiseringen mellan KB och riksdagsbiblioteket för att undvika
dubbelarbete mycket väl går att åstadkomma utan att ändra huvudmannaskapet.
Utifrån dagens lokal- och personalsituation instämmer således KB
i förslaget men tillägger att en en mer förutsättningslös prövning av sakläget
kan behöva göras senare.

Uppsala universitetsbibliotek motiverar sitt ställningstagande till förmån
för riksdagsbiblioteket med att detta bibliotek har en långvarig erfarenhet
av att framställa årsbibliografin och att arbetet baseras på ett material som
delvis går utanför normala pliktleveranser. Materialet måste även under
alla förhållanden finnas tillgängligt inom riksdagsbiblioteket för riksdagens
behov. F. n. katalogiserar KB mindre än 15% av detta material och någon
väsentlig förändring är ej att förutse.

Statskontoret å andra sidan påpekar att KB i dag har den kompetens och
de kunskaper som fordras för katalogisering av årsbibliografimaterialet
enligt rutinerna i LIBRIS. Inom de närmaste åren kommer bibliotekets
arbete med sina egna restantier från 1970-talet att vara avklarat och personal
kunna frigöras för nya uppgifter t.ex. framställningen av årsbibliografin.
Statskontoret anser också att riksdagsbibliotekets personalstyrka även
på kort sikt bör kunna anpassas till en förändrad arbetssituation i vilken
den årsbibliografiska verksamheten inte längre ingår bland arbetsuppgifterna.
En personalminskning kan ske genom att eventuell övertalig personal
bereds möjlighet att flytta till andra bibliotek.

Statskontoret föreslår att man i anslutning till det fortsatta arbetet med
en kravspecifikation även undersöker möjligheterna till gemensam produktion
av Svensk Bokförteckning och årsbibliografin.

DFI understryker särskilt att den föreslagna ansvarsfördelningen förutsätter
ett nära och kontinuerligt samarbete mellan årsbibliografiredaktionen
och KB.

Norstedts Tryckeri, Stockholm 1981