Utökat informationsutbyte mellan arbetslöshetskassorna och inom Arbetsmarknadsverkets verksamhet
Departementsserien 2005:26
Ds 2005:26
Utökat informationsutbyte mellan arbetslöshetskassorna och inom Arbetsmarknadsverkets verksamhet
Näringsdepartementet
SOU och Ds kan köpas från Fritzes kundtjänst. För remissutsändningar av SOU och Ds svarar Fritzes Offentliga Publikationer på uppdrag av Regeringskansliets förvaltningsavdelning.
Beställningsadress: Fritzes kundtjänst 106 47 Stockholm
Orderfax: 08-690 91 91 Ordertel: 08-690 91 90 E-post: order.fritzes@nj.se Internet: www.fritzes.se
Svara på remiss. Hur och varför. Statsrådsberedningen, 2003.
– En liten broschyr som underlättar arbetet för den som skall svara på remiss.
Broschyren är gratis och kan laddas ner eller beställas på
http://www.regeringen.se/remiss
Tryckt av XGS Grafisk Service
Stockholm 2005
ISBN 91-38-22393-7
ISSN 0284-6012
Innehåll
| Sammanfattning............................................................... | 5 | |
| 1 | Promemorians lagförslag ............................................ | 7 |
1.1Förslag till lag om ändring i lagen (1997:238) om
| arbetslöshetsförsäkring.......................................................... | 7 |
1.2Förslag till lag om ändring i lagen (2002:546) om behandling av personuppgifter i den
| arbetsmarknadspolitiska verksamheten | ................................9 | |
| 2 | Inledning ............................................................... | 11 |
| 3 | Gällande rätt .......................................................... | 15 |
| 3.1 | Personuppgiftslagen (1998:204) ......................................... | 15 |
| 3.2 | Sekretess ............................................................................... | 17 |
3.3Överföring av uppgifter mellan olika
| arbetslöshetskassor .............................................................. | 19 |
3.4Hanteringen av personuppgifter inom den
| arbetsmarknadspolitiska verksamheten | ..............................20 | |
| 4 | Överväganden ......................................................... | 23 |
3
| 4.1 Överföring av uppgifter mellan arbetslöshetskassorna ..... | 23 |
4.2Möjlighet för enskilda att elektroniskt tillföra den
| arbetsmarknadspolitiska databasen uppgifter .................... | 27 |
4.3Direktåtkomst till den arbetsmarknadspolitiska
| databasen för enskilda.......................................................... | 36 | |
| 5 | Konsekvenser.......................................................... | 39 |
| 5.1 | Ekonomiska konsekvenser .................................................. | 39 |
| 5.2 | Konsekvenser för jämställdheten ........................................ | 39 |
| 6 | Författningskommentarer ......................................... | 40 |
6.1Förslag till lag om ändring i lagen (1997:238) om
| arbetslöshetsförsäkring........................................................ | 40 |
6.2Förslag till lag om ändring i lagen (2002:546) om behandling av personuppgifter i den
| arbetsmarknadspolitiska verksamheten .............................. | 41 |
4
Sammanfattning
Denna promemoria behandlar frågan om ett utökat informationsutbyte mellan arbetslöshetskassor och inom Arbetsmarknadsverkets verksamhet.
I promemorian föreslås att en ny uppgiftsskyldighet införs mellan arbetslöshetskassorna. För att en försäkrad skall kunna övergå från en arbetslöshetskassa till en annan utifrån de förutsättningar som lagen (1997:238) om arbetslöshetsförsäkring föreskriver, krävs att den arbetslöshetskassa till vilken den sökande övergår erhåller uppgifter från den arbetslöshetskassa som den sökande ditintills tillhört. Den föreslagna uppgiftsskyldigheten syftar till att underlätta och effektivisera det redan föreliggande informationsutbytet mellan kassorna.
I promemorian konstateras också att enskilda har möjlighet att lämna uppgifter till den arbetsmarknadspolitiska databasen på elektronisk väg, och det föreslås att enskilda skall kunna få direktåtkomst till uppgifter om sig själva i databasen. Syftet med förslaget är att Arbetsmarknadsverket skall kunna erbjuda tjänster via Internet.
Regleringen föreslås träda i kraft den 1 januari 2006.
5
1 Promemorians lagförslag
1.1Förslag till lag om ändring i lagen (1997:238) om arbetslöshetsförsäkring
Härigenom föreskrivs att i fråga om lagen (1997:238) om arbetslöshetsförsäkring
dels att nuvarande 48 e § skall betecknas 48 f § och att nuvarande 48 f § skall betecknas 48 g §,
dels att 48 g § skall ha följande lydelse,
dels att det i lagen införs en ny paragraf, 48 e §, av följande
| lydelse. | |
| Nuvarande lydelse | Föreslagen lydelse |
| 48 e § | |
| En arbetslöshetskassa skall till | |
| en annan arbetslöshetskassa, | |
| som handlägger ett ärende om | |
| arbetslöshetsersättning, lämna de | |
| uppgifter om en tidigare medlem | |
| som ärendet avser och som har | |
| betydelse i det ärendet. |
7
| Promemorians lagförslag | Ds 2005:26 |
48 g §
| Regeringen meddelar ytterli- | Regeringen meddelar ytterli- |
| gare föreskrifter om vilka upp- | gare föreskrifter om vilka upp- |
| gifter som skall lämnas ut | gifter som skall lämnas ut |
| enligt 48 a–48 e §§. | enligt 48 a–48 f §§. |
Denna lag träder i kraft den 1 januari 2006.
8
En enskild får ha direktåtkomst till uppgifter om sig själv i en arbetsmarknadspolitisk databas. Regeringen meddelar föreskrifter om vilka personuppgifter som får omfattas av direktåtkomsten enligt första och andra styckena. Försäkringskassan, Centrala studiestödsnämnden och arbetslöshetskassorna får ha direktåtkomst till personuppgifter som behandlas i en arbetsmarknadspolitisk databas om det behövs för de ändamål som avses i 5 §.| Ds 2005:26 | Promemorians lagförslag |
1.2Förslag till lag om ändring i lagen (2002:546) om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten
Härigenom föreskrivs i fråga om lagen (2002:546) om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten att 12 § skall ha följande lydelse.
| Nuvarande lydelse | Föreslagen lydelse |
12 § Försäkringskassan, Centrala
studiestödsnämnden och arbetslöshetskassorna får ha direktåtkomst till personuppgifter som behandlas i en arbetsmarknadspolitisk databas om det behövs för de ändamål som avses i 5 §. Regeringen meddelar föreskrifter om vilka personuppgifter som får omfattas av direktåtkomst.
Denna lag träder i kraft den 1 januari 2006.
9
2 Inledning
IT-utvecklingen inom den statliga förvaltningen
Regleringen av behandling av personuppgifter har i och med IT-utvecklingen blivit en fråga av allt viktigare karaktär. När nya kommunikationsvägar och informationsflöden förändrar samhällsstrukturen, bör den statliga förvaltningen vara ett föredöme som aktiv användare av informationsteknik, dels i den egna verksamheten men även i samverkan med företag och medborgare. Samtidigt måste dock den enskilde tillförsäkras ett fullgott integritetsskydd i IT-samhället.
Regeringen underströk redan i propositionen Statlig förvaltning i medborgarnas tjänst (prop. 1997/98:136) vikten av att utveckla myndigheternas service gentemot såväl enskilda medborgare som företag. Avsikten är att statsförvaltningen, med beaktande av integritets- och säkerhetsaspekter, skall ta till vara informationsteknikens möjligheter att förenkla och förbättra kontakterna för medborgare och företag med myndigheterna, öka allmänhetens insyn i och kontroll av myndigheternas verksamhet samt effektivisera samverkan mellan myndigheter, med övrig offentlig sektor och med EU-institutioner och andra länders förvaltning. Mot bakgrund av detta har begreppet 24-timmarsmyndighet kommit att bli vägledande i strävan mot ökad service med stöd av IT. Med begreppet 24-timmarsmyndighet avses elektroniskt samspel mellan medborgare och myndigheter, i första hand via Internet, vilket
11
| Inledning | Ds 2005:26 |
syftar till ökad tillgänglighet – oberoende av kontorstider och geografisk belägenhet – samt högre kvalitet i tjänster och bemötande.
IT-utvecklingen i myndigheternas operativa verksamhet har varit mycket snabb och har i dag en bredd som för bara några år sedan inte var tekniskt möjlig. Den maskinella infrastrukturen, såsom exempelvis datorkapaciteten, är helt förändrad. Kommunikation och informationsöverföring via Internet var praktiskt taget omöjlig för drygt ett årtionde sedan. I dag sker en omfattande verksamhet i en rad olika avseenden i den nya medievärlden inom myndigheternas verksamhet. Denna utveckling har fördjupats ytterligare och fortsätter att utvecklas.
Informationsutbyte mellan myndigheter
Informationstekniken har bland annat givit möjlighet till ett utökat samarbete mellan olika myndigheter. I syfte att utveckla system, metoder och rutiner för att uppnå en rationell, snabb och säker hantering av ärenden om stöd, bidrag och ersättningar inleddes 1997 ett samarbetsprojekt, det s.k. kontrollrutinprojektet, mellan Arbetsmarknadsstyrelsen, Riksförsäkringsverket, Centrala studiestödsnämnden och Arbetslöshetskassornas Samorganisation. Projektet har bland annat som mål att förbättra beslutsunderlag och att förhindra att oförenliga utbetalningar sker från två eller flera bidrags- och stödsystem för samma tid. Detta skall uppnås genom ett informationsutbyte som huvudsakligen är avsett att utföras genom sambearbetning av myndigheternas och arbetslöshetskassornas ADB-system.
Genom lagändringar som trädde i kraft den 1 juli 2002 infördes en uppgiftsskyldighet för länsarbetsnämnderna, de allmänna försäkringskassorna, Riksförsäkringsverket och Centrala studiestödsnämnden gentemot arbetslöshetskassorna och en uppgiftsskyldighet för arbetslöshetskassorna gentemot de nämnda myndigheterna och de allmänna försäkringskassorna. De uppgifter som omfattas av uppgiftsskyldigheten skall lämnas ut utan hinder av sekretess. Genom lagändringar i den särskilda lag-
12
| Ds 2005:26 | Inledning |
stiftning som reglerar behandling av personuppgifter i länsarbetsnämndernas, de allmänna försäkringskassornas och Riksförsäkringsverkets verksamhet gjordes det dessutom möjligt för de olika aktörerna att lämna ut uppgifter dem emellan på elektronisk väg och med direktåtkomst.
En utökad tillgänglighet till arbetsförmedlingen
Arbetsmarknadsstyrelsen befinner sig för närvarande i ett initialt skede för att bygga ut tre servicevägar som skall öka arbetsgivarnas och de arbetssökandes tillgänglighet till arbetsförmedlingen. De tre servicevägarna är det lokala arbetsförmedlingskontoret, service på telefon via Af Kundtjänst, samt service via Internet. Utbyggnaden av kommunikationskanaler ligger i linje med idén om en 24-timmarsmyndighet.
Utbyggd självservice via Internet baseras på tanken att den enskilde på egen hand skall kunna registrera uppgifter om sig själv. För arbetsgivare kan den nya servicen användas bland annat för att förenkla platsannonsering, rekrytering, varselhantering, handläggning av arbetstillståndsärenden och byggplaneringsärenden.
Säkerhetsfrågor
Regeringen har inrättat en särskild myndighet, Nämnden för elektronisk förvaltning, som bl.a. har till uppgift att stödja utvecklingen av ett säkert och effektivt elektroniskt informationsutbyte mellan myndigheter samt mellan myndigheter och enskilda genom att besluta om de standarder som skall vara gemensamma för det elektroniska informationsutbytet. För närvarande arbetar nämnden med föreskrifter och allmänna råd om informationssäkerhet för 24-timmarsmyndigheter som kommer att gälla statliga myndigheter under regeringen som bedriver elektroniskt informationsutbyte med andra myndigheter och med medborgare och företag. Det är Arbetsmarknads-
13
| Inledning | Ds 2005:26 |
styrelsens ansvar att inom ramen för generella regler för myndigheter arbeta fram och använda den metod som bedöms optimal och nödvändig för varje behandlingstillfälle och systemfunktion.
Arbeten med att ta i anspråk system för elektroniska signaturer i Arbetsmarknadsverkets verksamhet har pågått sedan lång tid tillbaka och för närvarande pågår förhandlingar om villkor för att upphandla s.k. EID-tjänster där Arbetsmarknadsverket arbetar tillsammans med Skatteverket, Försäkringskassan, kommunerna m.fl. i syfte att få så kostnadseffektiva och säkra lösningar som möjligt. Flera olika alternativ analyseras.
14
3 Gällande rätt
3.1Personuppgiftslagen (1998:204)
Enligt 2 kap. 3 § andra stycket regeringsformen skall den enskilde medborgaren skyddas mot att hans personliga integritet kränks genom att uppgifter om honom registreras med hjälp av automatisk databehandling. Den närmare omfattningen av skyddet anges i personuppgiftslagen (1998:204) och andra författningar.
Personuppgiftslagen, som trädde i kraft den 24 oktober 1998, ersatte datalagen från 1973. Behovet av en uppdaterad lagstiftning avseende hanteringen av personuppgifter hade med åren blivit allt större. Datalagen var föråldrad, såväl innehållsmässigt som till sin lagtekniska utformning, vilket hämmade den tekniska utvecklingen av hanteringen av personuppgifter. Dessutom skulle Sverige genomföra det s.k. dataskyddsdirektivet, Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG av den 24 oktober 1995 om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter.
Personuppgiftslagen syftar till att skydda enskilda personer mot kränkning av den personliga integriteten vid behandling av personuppgifter på automatiserad väg i datorer eller på manuell väg i register. De krav som lagen ställer upp gäller vid behandling av uppgifter i alla verksamheter. Den är dock subsidiär så till vida att om det i en annan lag eller i en förordning finns bestämmelser
15
| Gällande rätt | Ds 2005:26 |
som avviker från personuppgiftslagen, skall de bestämmelserna gälla.
Av 9 § personuppgiftslagen framgår att personuppgifter inte får behandlas för något ändamål som är oförenligt med det för vilket uppgifterna samlades in. De personuppgifter som behandlas skall vidare vara adekvata och relevanta i förhållande till ändamålen med behandlingen och fler personuppgifter får inte behandlas än som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Det är således ändamålen med behandlingen som utgör ramen för vilka uppgifter som behandlas och hur de får användas. Då personuppgiftslagen inte innehåller några särskilda bestämmelser som avser tillvägagångssättet för att lämna ut personuppgifter, är det också ändamålen som indirekt styr möjligheten att lämna ut uppgifter.
Enligt 13 § är det i princip förbjudet att behandla personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening, eller som rör hälsa eller sexualliv (känsliga personuppgifter).
Undantag från förbudet att behandla känsliga personuppgifter regleras i 15–19 §§ personuppgiftslagen och gäller då den enskilde samtyckt till behandlingen, om behandlingen är nödvändig i vissa särskilt angivna fall, bland annat för att rättsliga anspråk skall kunna fastställas, göras gällande eller försvaras, om behandlingen utförs av ideella organisationer, för hälso- och sjukvårdsändamål, eller för forsknings- och statistikändamål. Enligt 20 § personuppgiftslagen får regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer meddela föreskrifter om ytterligare undantag från förbudet från behandling av känsliga personuppgifter om det behövs med hänsyn till ett viktigt allmänt intresse.
16
| Ds 2005:26 | Gällande rätt |
3.2Sekretess
Sekretess mellan myndigheter
I syfte att skydda den enskildes integritet gäller sekretess enligt 1 kap. 3 § sekretesslagen (1980:100) såväl mellan myndigheter som mellan olika verksamhetsgrenar inom en myndighet. Reglerna omfattar enligt 1 kap. 8 § sekretesslagen även vissa privata organ som på statens uppdrag handhar förvaltningsuppgifter som innefattar myndighetsutövning eller liknande. Dessa organ jämställs med myndigheter och skall därför också tillämpa sekretessreglerna. Sedan den 1 juli 2002 anses arbetslöshetskassorna utgöra sådana med myndigheter jämställda organ, vilket medför att reglerna om sekretess numera även gäller för uppgifter som hanteras i ärenden om arbetslöshetsersättning.
Eftersom arbetslöshetskassorna utgör privaträttsliga organ och inte myndigheter utgjorde regelsystemet tidigare ett hinder för närmare samarbete mellan kassorna och olika myndigheter. De uppgifter arbetslöshetskassorna hade behov av att inhämta från t.ex. de allmänna försäkringskassorna och Centrala studiestödsnämnden, i syfte att komplettera den sökandes uppgifter, omfattades i regel av sekretess. Motsvarande sekretesskydd fanns inte om uppgifterna lämnades ut till arbetslöshetskassorna. De befintliga bestämmelserna om uppgiftsskyldighet fungerade inte heller tillfredsställande. Genom att arbetslöshetskassorna upptogs i bilagan till sekretesslagen och därmed omfattades av sekretessreglerna blev det lättare att säkerställa skyddet för den enskildes integritet vid ett utökat flöde av information.
Samtidigt som arbetslöshetskassorna inordnades bland de organ som omfattas av sekretesslagens bestämmelser infördes i lagen också en ny sekretessbestämmelse avseende kassornas verksamhet. Enligt 7 kap. 10 § sekretesslagen gäller sekretess i ärende om arbetslöshetsersättning enligt lagen (1997:238) om
17
| Gällande rätt | Ds 2005:26 |
arbetslöshetsförsäkring för uppgift om enskilds personliga förhållanden, om det kan antas att den enskilde eller någon honom närstående lider men om uppgiften röjs. Bestämmelsen föreskriver ett rakt skaderekvisit, dvs. en presumtion för offentlighet. Valet av skaderekvisit motiverades med att ärendehanteringen hos arbetslöshetskassor i väsentliga avseenden utgör myndighetsutövning. Mot bakgrund av detta ansågs offentlighetsintressent vara större än behovet av sekretesskydd för de aktuella uppgifterna. I förarbetena, prop. 2000/01:129, s 53, uttalades att ett rakt skaderekvisit medger en sådan skadebedömning som den tilltagande användningen av elektroniska informationsutbyten medför, dvs. att sekretessprövningen i allt högre utsträckning kommer att göras på förhand och avse den typiska skaderisken med ett utlämnande av vissa uppgifter. Ett rakt skaderekvisit kan följaktligen underlätta uppgiftsöverföring till myndigheter och med myndigheter jämställda organ när överföringen inte är författningsreglerad.
I såväl sekretesslagen som i andra författningar finns sekretessbrytande bestämmelser som möjliggör för myndigheter och med myndigheter jämställda organ att överföra uppgifter mellan sig. I 14 kap. 1 § sekretesslagen föreskrivs att en uppgift får lämnas från en myndighet till en annan om uppgiftsskyldighet följer av lag eller förordning. Exempel på sådan uppgiftsskyldighet finns i 48 a–f §§ lagen (1997:238) om arbetslöshetsförsäkring, varav framgår att länsarbetsnämnderna, Försäkringskassan, Centrala studiestödsnämnden och arbetslöshetskassorna har en uppgiftsskyldighet gentemot varandra. Någon uppgiftsskyldighet mellan de olika arbetslöshetskassorna finns dock inte reglerad.
Sekretess gentemot enskild
Av 14 kap. 4 § sekretesslagen (1980:100) framgår att sekretess till skydd för enskild inte gäller i förhållande till den enskilde själv och kan i övrigt helt eller delvis efterges av honom. Detta gäller dock inte om annat följer av bestämmelse i sekretesslagen.
18
| Ds 2005:26 | Gällande rätt |
3.3Överföring av uppgifter mellan olika arbetslöshetskassor
För att vara berättigad till inkomstrelaterad ersättning från arbetslöshetsförsäkringen ställs enligt 7 § lagen (1997:238) om arbetslöshetsförsäkring krav på att den sökande har varit medlem i en arbetslöshetskassa under en period av minst tolv månader. Om en sökande lämnar en arbetslöshetskassa där medlemsvillkoret redan uppfyllts skall den sökande inte behöva uppfylla samma villkor i en ny arbetslöshetskassa. Enligt 8 § samma lag får därför personer, som omedelbart före inträdet i en arbetslöshetskassa har varit medlemmar i en annan sådan kassa, för uppfyllandet av medlemsvillkoret tillgodoräkna sig tid i den kassan. Av 22 § framgår vidare att om den sökande omedelbart före inträdet i en arbetslöshetskassa har fått ersättning från en annan arbetslöshetskassa, räknas ersättningsdagar i den andra kassan in i ersättningsperioden.
Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen, IAF, har i sina föreskrifter om arbetslöshetskassor, IAFFS 2004:2, 5 § föreskrivit att den arbetslöshetskassa som den försäkrade medlemmen vill lämna på medlemmens begäran snarast skall utfärda övergångsbevis. Av övergångsbeviset skall det framgå om en medlem uteslutits och datum för uteslutningen.
I dag utfärdas övergångsbevis i samband med att medlemmen begär utträde ur en arbetslöshetskassa. Ett övergångsbevis innehåller uppgifter som rör den sökandes medlemskap i arbetslöshetskassa och rätt till ersättning. Dessa uppgifter får den sökande sedan lämna vidare till mottagande arbetslöshetskassa, där det utgör underlag vid beslut om sökandes rätt till arbetslöshetsersättning.
19
| Gällande rätt | Ds 2005:26 |
3.4Hanteringen av personuppgifter inom den arbetsmarknadspolitiska verksamheten
Primära och sekundära ändamål
Lagen (2002:546) om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten och förordningen (2002:623) om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten reglerar hanteringen av personuppgifter i Arbetsmarknadsverkets verksamhet.
I 4 och 5 §§ i lagen föreskrivs om ändamålen med behandlingen, dels primära (4 §), dels sekundära (5 §).
De primära ändamålen avser den interna hanteringen av personuppgifter. Av 4 § framgår att Arbetsmarknadsstyrelsen och länsarbetsnämnderna får behandla personuppgifter inom den arbetsmarknadspolitiska verksamheten bara om det behövs för handläggning av ärenden som rör den arbetsmarknadspolitiska verksamheten, publicering av platsinformation, planering, metodutveckling, tillsyn, uppföljning, resultatredovisning och utvärdering av den arbetsmarknadspolitiska verksamheten, framställning av avidentifierad statistik, och samarbete på det arbetsmarknadspolitiska området inom Europeiska unionen och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet samt enligt överenskommelsen den 6 mars 1982 om en gemensam nordisk arbetsmarknad.
De sekundära ändamålen avser möjligheterna att lämna ut personuppgifter. Av 5 § framgår att Arbetsmarknadsstyrelsen och länsarbetsnämnderna får behandla personuppgifter för tillhandahållande av information som behövs inom Försäkringskassans, Centrala studiestödsnämndens eller arbetslöshetskassornas verksamhet, som underlag för beslut om och kontroll av förmåner, ersättningar och andra stöd, Skatteverkets verksamhet som underlag för beslut om och kontroll av skatt,
20
| Ds 2005:26 | Gällande rätt |
samt tillsynsverksamheten hos Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen.
Utlämnande av uppgifter på medium för automatisk databehandling
Enligt 13 § lagen om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten meddelar regeringen, eller den myndighet som regeringen bestämmer, föreskrifter om vilka personuppgifter som får lämnas ut på medium för automatiserad behandling till myndigheter och enskilda. I samma bestämmelse sägs att uppgifter i databasen får lämnas ut till en enskild på medium för automatiserad behandling endast om regeringen har meddelat föreskrifter om det.
Regeringen har meddelat föreskrifter i 12–15 §§ förordningen om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten. Uppgifter som till innehåll och typ närmare anges i förordningen får enligt föreskrifterna lämnas ut på medium för automatiserad behandling till Försäkringskassan, Centrala studiestödsnämnden och arbetslöshetskassorna liksom till Skatteverket. Personuppgifter om en enskild själv samt vissa uppgifter om en arbetsgivare får lämnas ut till den enskilde på medium för automatiserad behandling. Slutligen får uppgifter om lediga platser lämnas ut på medium för automatiserad behandling till de länder som Sverige samarbetar med inom Europeiska unionen och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet samt enligt överenskommelsen den 6 mars 1982 om gemensam nordisk arbetsmarknad.
Direktåtkomst
Från begreppet uppgiftsskyldighet, som avser en sekretessbrytande skyldighet att lämna ut uppgifter, skall skiljas begreppet direktåtkomst. I prop. 2001/02:144 har direktåtkomst definierats som att den som använder ett register på egen hand
21
| Gällande rätt | Ds 2005:26 |
kan söka i detta och få svar på frågor, dock utan att själv kunna bearbeta eller på annat sätt påverka innehållet. Direktåtkomsten kan även ge användaren en möjlighet att hämta hem informationen till sitt eget system och bearbeta den där. I praktiken innebär direktåtkomst att uppgifter lämnas ut utan att den utlämnande myndigheten i det enskilda fallet har kontroll över vilka uppgifter som lämnas ut.
Arbetsmarknadsstyrelsen och länsarbetsnämnderna får enligt 11 § lagen om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten ha direktåtkomst till personuppgifter som behandlas i den arbetsmarknadspolitiska databasen. Sådan åtkomst skall vara förbehållen de personkategorier som på grund av sina arbetsuppgifter behöver tillgång till uppgifterna.
Regeringen har bemyndigat Arbetsmarknadsstyrelsen att meddela föreskrifter om denna direktåtkomst. Dessa föreskrifter framgår av Arbetsmarknadsstyrelsens föreskrifter (AMSFS 2002:11) om tillämpningen av lagen (2002:546) om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten.
Försäkringskassan, Centrala studiestödsnämnden och arbetslöshetskassorna får enligt 12 § lagen om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten ha direktåtkomst till personuppgifter som behandlas i en arbetsmarknadspolitisk databas om det behövs för de sekundära ändamål som redovisats ovan.
Regeringen har i enlighet med bemyndigande i lagen meddelat föreskrifter om vilka personuppgifter som får omfattas av denna direktåtkomst. Av dessa framgår att Försäkringskassan, Centrala studiestödsnämnden och arbetslöshetskassorna får ha direktåtkomst till samma personuppgifter som i enlighet med 12 § i förordningen får lämnas ut på medium för automatiserad behandling dock med undantag för uppgifter om adress och telefonnummer.
22
4 Överväganden
4.1Överföring av uppgifter mellan arbetslöshetskassorna
Förslag: En arbetslöshetskassa skall till en annan arbetslöshetskassa som handlägger ett ärende om arbetslöshetsersättning, lämna de uppgifter om en tidigare medlem som ärendet avser och som har betydelse i det ärendet.
Skälen för promemorians förslag
Arbetslöshetskassornas behov av information
Byte av arbetslöshetskassa kan bli aktuellt av många skäl. Rätt att bli medlem i en arbetslöshetskassa har var och en som uppfyller villkoren i kassans stadgar om arbete inom kassans verksamhetsområde. Som arbetstagare eller företagare har man viss möjlighet att välja mellan medlemskap i flera olika kassor och därmed också möjlighet att byta mellan de olika kassorna. Även vid byte av yrke kan det bli aktuellt att byta arbetslöshetskassa. För att en försäkrad efter övergång från en arbetslöshetskassa till en annan skall kunna få de förmåner som föreskrivs i lagen (1997:238) om arbetslöshetsförsäkring, krävs att den arbetslöshetskassa till
23
| Överväganden | Ds 2005:26 |
vilken den sökande övergår erhåller uppgifter från den arbetslöshetskassa som den sökande ditintills tillhört. I dagsläget utgör denna överföring av uppgifter en manuell process. Den sökande begär från sin tidigare arbetslöshetskassa ut ett övergångsbevis, som innehåller uppgifter om medlemskap och ersättning. Övergångsbeviset lämnas av den sökande vidare till den arbetslöshetskassa, där han eller hon avser att bli medlem.
Behov av en sekretessbrytande regel
Sekretesslagen (1980:100) bygger på att rutinmässiga informationsöverföringar i regel skall vara författningsreglerade. En författningsreglerad uppgiftsskyldighet innebär att någon sekretessprövning inte behöver göras. Den prövning som skall göras avser då i stället vilka uppgifter som skall lämnas ut med stöd av författningsregleringen. I de fall det inte finns en författningsreglerad uppgiftsskyldighet måste emellertid en sekretessprövning göras (se avsnitt 3.2).
Då det saknas en författningsreglerad uppgiftsskyldighet för informationsöverföring mellan arbetslöshetskassor gäller enligt sekretesslagen krav på sekretessprövning för att uppgifter skall kunna lämnas ut. Sekretessreglerna har tillkommit som skydd för enskilda och vid en sekretessprövning skall därför intresset av att den mottagande arbetslöshetskassan får uppgifterna vägas mot det intresse som sekretesskyddet typiskt sett tillgodoser, i det här fallet den enskildes integritet.
När uppgifter lämnas från en arbetslöshetskassa till en annan i en manuell process genom den enskildes egen försorg, behövs ingen sekretessprövning eftersom sekretess till skydd av enskild inte gäller i förhållande till den enskilde själv enligt 14 kap. 4 § sekretesslagen. Den eventuella vinst som ligger i avsaknaden av behov av sekretessprövning överskuggas dock av en ökad administrativ börda för såväl arbetslöshetskassorna som den enskilde. I ärenden om arbetslöshetsersättning kan det ofta vara besvärande för en sökande att behöva vänta i flera veckor på den första utbetalningen. I ett läge där behovet av en skyndsam
24
| Ds 2005:26 | Överväganden |
handläggning bör betraktas som särskilt angeläget framstår det manuella förfarandet med övergångsbevis därmed som arbetskrävande och ineffektivt.
Ett automatiserat informationsutbyte i stället för det nuvarande manuella övergångsbeviset skulle medföra en snabbare ärendehantering. Arbetslöshetskassornas handläggning skulle bli effektivare genom ett minskat antal förfrågningar via telefon och den enskilde skulle slippa att själv ombesörja att arbetslöshetskassan har en fullständig utredning i ärendet och därmed få en förbättrad service. Såväl tillförlitligheten hos uppgifterna som kontrollmöjligheterna skulle förbättras varvid även antalet återkravsärenden skulle kunna reduceras.
Personuppgiftslagen (1998:204) reglerar inte särskilt tillvägagångssättet för att lämna ut personuppgifter, dvs. om det sker manuellt eller på medium för automatiserad behandling. Även många av de speciallagar som reglerar olika myndigheters hantering av personuppgifter saknar särskilda bestämmelser för vilka uppgifter som får lämnas på medium för automatiserad behandling. Utrymmet för en icke avsedd eller olämplig behandling av personuppgifter, oavsett på vilket sätt de erhållits, är dock mer eller mindre obefintligt eftersom den mottagande myndigheten i regel styrs av särskilda bestämmelser som reglerar dess hantering av personuppgifter.
Regleringen av hanteringen av personuppgifter inom arbetslöshetskassornas verksamhet är densamma för alla arbetslöshetskassor. Mot bakgrund av detta finns det ingen risk att uppgifter som förts över från en arbetslöshetskassa till en annan skulle kunna hanteras på ett mer integritetskränkande sätt eller i övrigt på ett sätt som inte varit avsett.
Det är således inte tillvägagångssättet i sig som utgör hinder för att arbetslöshetskassorna skall kunna övergå från en manuell till en automatiserad informationsöverföring. Ett nyttjande av en automatiserad hantering förutsätter dock i dagsläget en sekretessprövning. För en utveckling av processen för informationsutbyte mellan arbetslöshetskassorna krävs således
25
| Överväganden | Ds 2005:26 |
att en sekretessbrytande bestämmelse införs mellan arbetslöshetskassor.
Mot bakgrund av behovet av en skyndsam hantering i fall av ersättningsrätt och de vinster som kan göras både i effektivitetshänseende och beträffande uppgifternas tillförlitlighet, bör incitamenten för att möjliggöra att uppgifter på ett ändamålsenligt sätt kan överföras mellan arbetslöshetskassor anses så stora att de motiverar en viss ökad risk för intrång i enskildas integritet. En uppgiftsskyldighet som innebär att en arbetslöshetskassa till en annan arbetslöshetskassa skall lämna de uppgifter om en försäkrad som har betydelse i ett ärende om arbetslöshetsersättning bör därför införas i lagen (1997:238) om arbetslöshetsförsäkring.
Föreskrifter om vilka uppgifter som skall lämnas ut
Automatiserad behandling av personuppgifter medför en viss ökad risk för intrång i den personliga integriteten. När myndigheter behandlar stora informationsmängder blir såväl informationen som hanteringen i sig svårare att överblicka och kontrollera. Arbetslöshetskassorna hanterar ett stort antal uppgifter som bland annat rör enskilda människors privatekonomi. Många uppgifter är av integritetskänslig karaktär och skulle inte få lämnas ut vid en sekretessprövning. Bland annat bör uppgifter om en persons ekonomi, arbetslöshetsperioder och eventuella fackföreningstillhörighet anses förenade med viss risk för att den enskilde eller någon honom närstående skulle kunna lida men om uppgifterna röjs, se prop. 2000/01:129, s. 85. För att ett informationsutbyte skall kunna anses förenligt med kraven på skydd av den enskildes integritet är det därför viktigt att särskilja mer integritetskänsliga uppgifter från uppgifter som inte föranleder risk för att den enskilde eller någon honom närstående lider men om uppgiften röjs. Mot bakgrund av detta bör regeringen, i syfte att avgränsa möjligheterna till uppgiftsöverföring och därmed i möjligaste mån reducera riskerna för integritetskränkning, få meddela ytterligare föreskrifter om vilka uppgifter
26
| Ds 2005:26 | Överväganden |
som skall lämnas ut från en arbetslöshetskassa till en annan arbetslöshetskassa.
4.2Möjlighet för enskilda att elektroniskt tillföra den arbetsmarknadspolitiska databasen uppgifter
Bedömning: Det finns inte några hinder i lag mot att enskilda
– arbetssökande och arbetsgivare – elektroniskt lämnar personuppgifter som tillförs den arbetsmarknadspolitiska databasen.
Skälen för promemorians bedömning
24-timmarsmyndighet
I prop. 1997/98:136, Statlig förvaltning i medborgarnas tjänst, framförde regeringen sin ståndpunkt att den tekniska infrastrukturen för statsförvaltningens kommunikation med medborgare och företag bör bygga på Internet. Myndigheterna bör i den utsträckning det är förenligt med gällande rätt använda Internet för att utveckla tjänster som förenklar kontakterna med och samspelet mellan medborgare, företag och offentlig förvaltning.
Vidare redovisade regeringen i samma proposition riktlinjer för och kraven på den framtida statliga förvaltningen. Beträffande informationsteknikens användning anförde regeringen i propositionen bl.a. att statsförvaltningen bör, med beaktande av integritets- och säkerhetsaspekter, ta till vara informationsteknikens möjligheter att
-förenkla och förbättra kontakterna för medborgare och företag med myndigheterna,
27
| Överväganden | Ds 2005:26 |
-öka allmänhetens insyn i och kontroll av myndigheternas verksamhet, och
-effektivisera samverkan mellan myndigheter, med övrig
offentlig sektor samt med EU-institutioner och andra länders förvaltning.
I propositionen Ett informationssamhälle för alla (prop. 1999/2000:86) slog regeringen fast att
-den statliga förvaltningen bör vara ett föredöme som aktiv användare av informationsteknik i den egna verksamheten och i samverkan med företag och medborgare,
-utvecklingen av s.k. 24-timmarsmyndigheter som är elektroniskt tillgängliga för informationshämtande och ärendehantering bör stimuleras,
-för att öka tilliten hos dem som skall utnyttja den nya tekniken bör hög säkerhet garanteras i den elektroniska kommunikationen mellan myndigheter, företag och medborgare, samt
-det är angeläget att snabbt få till stånd för statsförvaltningen
gemensamma säkerhetslösningar som innefattar system för hantering av elektroniska signaturer.
År 2000 beslutade regeringen om ett förvaltningspolitiskt handlingsprogram - En förvaltning i demokratins tjänst. I handlingsprogrammet presenterades dels de grundläggande värden och förutsättningar som skall vara vägledande för den framtida statliga förvaltningen och dels regeringens åtgärder för en långsiktig utveckling av förvaltningen. Bland annat skall den statliga förvaltningen, inom givna ekonomiska ramar, tillhandahålla tjänster på ett sådant sätt att den ger största möjliga nytta för medborgare, företag, organisationer m.fl. Det skall ges goda möjligheter till insyn i statliga myndigheters verksamhet och för detta krävs att myndigheternas arbete och kontakter utåt kännetecknas av öppenhet och ett begripligt och enkelt språk. Målet är att dels öka tillgängligheten till myndigheters tjänster, dels underlätta för medborgarna och företagen att få tillgång till information och aktivt delta i förvaltningens förändringsarbete.
28
| Ds 2005:26 | Överväganden |
Uppgifter i arbetsförmedlingens register
Den offentliga förvaltningen tar i allt större utsträckning informationstekniken i anspråk för ärendehantering. Arbetsförmedlingar för i sin verksamhet register över arbetssökande, arbetsgivare och lediga platser. Registren används för att underlätta arbetet med förmedling av lediga platser och handläggning av arbetsmarknadspolitiska åtgärder. De är tillgängliga på alla arbetsförmedlingar i Sverige och innehåller uppgifter som omfattar hela landet. Efter medgivande från den enskilde kan arbetsförmedlingen lämna ut uppgifter till utomstående, till exempel till en arbetsgivare som har ett ledigt jobb.
I samband med att en arbetssökande skrivs in vid arbetsförmedlingen inhämtas en mängd information från den enskilde. Informationen skall utgöra underlag för det fortsatta sökarbetet och rör bland annat:
-kompetensprofil och meritförteckning/CV,
-aktuell sökandestatus och önskemål om/behov av stöd från arbetsförmedlingen,
-underlag för handlingsplaner och andra överenskommelser med arbetsförmedlingen,
-ansökningar till eller underlag för beslut om deltagande i arbetsmarknadspolitiskt program,
-redovisning av genomförande och resultat av egna aktiviteter enligt överenskommelse med arbetsförmedlingen, t.ex. sökta och anvisade jobb, samt
-meddelanden till arbetsförmedlingen.
Informationen om den enskilde omfattar ibland känsliga uppgifter. Uppgifter om sjukdom eller handikapp kan vara av väsentlig betydelse för möjligheterna att få arbete. Även uppgifter om ekonomiska och sociala förhållanden kan vara av vikt för att arbetsförmedlingen skall kunna ge en god service. Enligt 9 § lagen (2002:546) om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten får känsliga personuppgifter som avslöjar etniskt ursprung eller rör hälsa, personuppgifter om sociala förhållanden samt omdömen, slutsatser eller andra värderande upplysningar om en enskild, behandlas i
29
| Överväganden | Ds 2005:26 |
en databas endast om de har lämnats i ett ärende eller är nödvändiga för handläggningen av det och den enskilde skriftligen har samtyckt till detta.
Flertalet uppgifter får användas som sökbegrepp i databasen. Uppgifter i form av löpande text på daganteckningssidor går dock inte att söka på och känsliga personuppgifter är enligt 14 § lagen om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten inte tillåtna att använda som sökbegrepp. Inte heller uppgifter om arbets- och uppehållstillstånd är enligt 18 § förordningen (2002:623) om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten sökbara. Koder för arbetshandikapp får användas endast för att underlätta platsförmedlingen för sökande eller ta fram statistik.
Registrering på arbetsförmedlingen är endast obligatorisk för att få ersättning vid arbetslöshet eller för deltagande i ett arbetsmarknadspolitiskt program. I övriga fall är registrering frivillig. Servicenivån är dock i vissa avseende beroende av huruvida uppgifter registrerats om den enskilde.
Den arbetsmarknadspolitiska databasen innehåller följaktligen uppgifter om varje enskild sökande. Dessa uppgifter hanteras och uppdateras av arbetsförmedlare.
Arbetsförmedlingen för även ett arbetsgivarregister som innehåller uppgifter som arbetsgivare lämnat. De kan till exempel avse företags verksamhet, yrkeskategorier, kontaktpersoner, arbetsuppgifter, kompetenskrav och överenskommelser om hur arbetsförmedlingen och företaget skall samarbeta för att tillsätta en ledig plats. Övrig information som ett företag skulle kunna vara intresserat av att hålla uppdaterat hos arbetsförmedlingen är bland annat:
-organisations-, adress- och kontaktuppgifter,
-platsannonser,
-ansökningar om olika typer av lönesubventioner,
-ansökningar om arbetstillstånd,
-anmälan om varsel om driftsinskränkningar, samt
-meddelanden till arbetsförmedlingen.
30
| Ds 2005:26 | Överväganden |
Ett mer effektivt nyttjande av arbetsförmedlingens register
Arbetsmarknadsstyrelsen arbetar för närvarande med att öka tillgängligheten till arbetsförmedlingen, främst genom en utbyggnad av tre s.k. servicevägar – det lokala arbetsförmedlingskontoret, service på telefon via Af Kundtjänst samt service via Internet. Den centrala funktionen inom begreppet 24-timmarsmyndighet är möjligheten till interaktiva tjänster som inbegriper såväl lämning som hämtning av individorienterad information, s.k. självbetjäningstjänster. Att utveckla och effektivt utnyttja dessa funktioner genom att låta enskilda arbetssökande tillföra den arbetsmarknadspolitiska databasen information och uppgifter som påverkar basens innehåll genom att registren uppdateras, ligger i linje med tanken om en 24-timmarsmyndighet. Genom att ge den arbetssökande möjlighet att själv registrera information i den arbetsmarknadspolitiska databasen kan informationen på ett effektivare sätt hållas löpande uppdaterad. På samma sätt skulle arbetsgivare och behöriga företrädare för juridiska personer själva kunna registrera och uppdatera information om den egna organisationen.
I syfte att underlätta för användaren och öka effektiviteten för arbetsförmedlingen, finns det därmed skäl att möjliggöra för enskilda – arbetssökande och arbetsgivare – att på elektronisk väg lämna uppgifter som tillförs den arbetsmarknadspolitiska databasen.
Elektroniskt uppgiftslämnande
Det finns inte i lagen (2002:546) om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten några bestämmelser om hur personuppgifter kommer in till den angivna verksamheten eller i den arbetsmarknadspolitiska databasen. Inte heller personuppgiftslagen (1998:204) innehåller några bestämmelser som hindrar att enskilda med hjälp av automatiserad behandling, t.ex. via en webbplats, lämnar
31
| Överväganden | Ds 2005:26 |
uppgifter om sig själva till en personuppgiftsansvarig. Det kan därmed inte anses föreligga något hinder mot elektroniskt uppgiftslämnande, vare sig i lagen (2002:546) om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten eller i personuppgiftslagen. Inte heller i annan författning finns några hinder mot elektroniskt uppgiftslämnande. Införandet av en möjlighet för enskilda arbetssökande och arbetsgivare att lämna uppgifter via Internet blir därmed något som Arbetsmarknadsverket kan lösa genom tekniska och administrativa åtgärder. Det blir då upp till verket att bestämma förutsättningarna för att enskilda skall få lämna personuppgifter elektroniskt via verkets webbplats. Elektroniskt uppgiftslämnande måste dock ske under sådana former att kraven på säkerhet för behandlingen i bl.a. personuppgiftslagen uppfylls. Detta får Arbetsmarknadsverket beakta när verket bestämmer förutsättningarna för sådant uppgiftslämnande.
I den utsträckning det kan krävas en behandling av personuppgifter inför eller i samband med det elektroniska uppgiftslämnandet hos t.ex. den arbetsgivare som lämnar uppgifter regleras denna behandling i förekommande fall av personuppgiftslagen eller eventuellt gällande särslagstiftning. I sådant fall är uppgiftslämnaren personuppgiftsansvarig för den behandlingen som föregår uppgiftslämnandet och som själva utlämnandet av uppgifterna utgör och är därmed ansvarig för att den behandlingen är laglig.
Personuppgiftsansvar
Enligt 3 § lagen (2002:546) om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten är Arbetsmarknadsstyrelsen personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som styrelsen utför medan en länsarbetsnämnd är ansvarig för den behandling nämnden utför. Antingen Arbetsmarknadsstyrelsen eller någon länsarbetsnämnd är enligt lagen alltid personuppgiftsansvarig för en viss behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska databasen.
32
| Ds 2005:26 | Överväganden |
När det är en enskild som på elektronisk väg lämnat personuppgifter till den arbetsmarknadspolitiska databasen, får frågan om personuppgiftsansvaret liksom i dag bedömas utifrån omständigheterna i det enskilda fallet. Avsikten är nämligen inte att mera eller annan information än tidigare skall komma in till Arbetsmarknadsverket och föras in i den arbetsmarknadspolitiska databasen. Tanken är att Arbetsmarknadsstyrelsen skall tillhandahålla nationella webbtjänster för arbetssökande och arbetsgivare. Den behandling av personuppgifter som sker inom ramen för Arbetsmarknadsstyrelsen webbtjänst, liksom Arbetsmarknadsstyrelsen efterföljande behandling med att t.ex. föra in de lämnade uppgifterna i den arbetsmarkandspolitiska databasen eller sända dem vidare till en länsarbetsnämnd, är Arbetsmarknadsstyrelsen naturligtvis personuppgiftsansvarig för. För den vidare behandling av personuppgifter som en länsarbetsnämnd – t.ex. den där den arbetssökande är inskriven – utför är den nämnden personuppgiftsansvarig.
Krav på skriftlighet
Den s.k. Formelgruppen har i departementspromemorian Formkrav och elektronisk kommunikation, Ds 2003:29, redogjort för behovet av ändrade formkrav i lagar och förordningar i syfte att undanröja onödiga hinder för elektronisk kommunikation och elektronisk dokument- och ärendehantering. Som en del i uppdraget har innebörden av skriftlighetskrav klargjorts. Gruppen kom fram till att krav på skriftlighet inte generellt kan antas hindra elektroniska rutiner, se Ds 2003:29, s. 84 ff. De syften som tidigare legat bakom krav på skriftlighet ansågs ha handlat mer om att utesluta flyktiga former för kommunikation än om att föreskriva papperskommunikation för dess egen skull. Genom skriftlig dokumentation har en beständig, entydig och lätt kommunicerad hantering kunnat åstadkommas. Eftersom de syften som ligger bakom skriftlighetskravet oftast kan uppfyllas med elektroniska rutiner
33
| Överväganden | Ds 2005:26 |
ansåg Formelgruppen att det finns goda grunder för att hävda att ett krav på skriftlighet bör kunna uppfyllas på elektronisk väg.
Gruppens generella utgångspunkt var att etablerade termer bör användas när det är lämpligt och dess slutsats blev i enlighet med detta att skriftlighetskrav i allmänhet inte bör ersättas med något nyskapat uttryck. I enskilda fall i ny lagstiftning ansågs det dock lämpligt att införa tydligare och mer neutrala uttryckssätt.
Då utgångspunkten är att ett krav på skriftlighet kan tillgodoses även elektroniskt, kan kravet på skriftligt samtycke för registrering av känsliga personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska databasen tillgodoses via elektronisk kommunikation. I lagen (2002:546) om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska databasen ställs inte något krav på en egenhändigt undertecknad handling för att samtycke skall anses lämnat och det finns inte heller någon anledning att införa en sådan bestämmelse. Det krävs därmed ingen lagändring för att skriftligt samtycke skall kunna lämnas på elektronisk väg.
Motsvarande resonemang gäller även för kravet på skriftlighet i lagen (1974:13) om vissa anställningsfrämjande åtgärder. Följaktligen behövs inte heller här något förtydligande i lag för att meddelande om varsel skall kunna lämnas på elektronisk väg.
När elektroniskt lämnade uppgifter skall anses utgöra en hos myndighet inkommen handling
I 10 § förvaltningslagen (1986:223) föreskrivs när en handling i förvaltningsrättslig mening skall anses inkommen till en myndighet. Reglerna i förvaltningslagen bygger på att frågan om när en handling skall anses inkommen kan avgöras utan tekniska hjälpmedel. En handling anses enligt huvudregeln i 10 § förvaltningslagen komma in till en myndighet den dag då handlingen anländer till myndigheten eller kommer en behörig tjänsteman till handa. Att avgöra huruvida en pappersbunden handling vid en viss tidpunkt rent fysiskt befinner sig inom en myndighets väggar är relativt enkelt. Det kan dock vara betydligt svårare att bestämma när ett elektroniskt meddelande skall anses inkommet.
34
| Ds 2005:26 | Överväganden |
Vid införandet av tulldatasystemet (TDS) ansågs det med hänsyn till avsaknaden av regler i förvaltningslagen föreligga behov av en särskild regel om när ett elektroniskt dokument i TDS skulle anses inkommet, se prop. 1989/90:40.
I förarbetena till skattebetalningslagen, prop. 1996/97:100, ansåg regeringen att någon särskild reglering av när en upptagning skall anses inkommen till skattemyndigheten inte var behövlig i samband med att möjligheter att inge deklarationer på elektronisk väg skulle införas.
Formelgruppens redogörelse för behovet av ändrade formkrav i lagar och förordningar omfattade bland annat regler om inkommande, se Ds 2003:29, s. 85 ff. Gruppen anförde att det generellt sett inte finns något behov av att anpassa eller förtydliga regler om inkommande för att möjliggöra elektronisk kommunikation. Det påpekades dock att i de fall en regel om inkommande p.g.a. särskilda omständigheter i det enskilda fallet framstår som ett självständigt hinder för elektronisk kommunikation bör man överväga om den bör anpassas. Det kan också finnas fall där det är särskilt påkallat att införa regler som klargör ansvarsfördelning, t.ex. när en myndighet tar emot en upptagning för en annan myndighets räkning.
Vid införandet av lagen om självbetjäningstjänster via Internet inom socialförsäkringens administration, se prop. 2003/04:40, ansågs att det för förfarandet vid användning av självbetjäningstjänster finns betydelsefulla skillnader i förhållande till vad som gäller för elektroniska deklarationer. Det framhölls att i och för sig torde 10 § förvaltningslagen i många fall kunna ge tillräcklig ledning för när en elektronisk handling skall anses vara inkommen. Vid mer komplexa förhållanden, såsom behandlingar i omfattande datasystem med flera led av servrar som ett dokument passerar innan det kommer en behörig tjänsteman till handa, ansågs dock förvaltningslagens bestämmelse ge mycket lite ledning för bedömningen.
Behovet av särskilda regler om när en elektronisk handling skall anses inkommen till en myndighet varierar beroende på verksamhet, uppbyggnad av datasystem och krav på precision vid
35
| Överväganden | Ds 2005:26 |
bestämmande av tidpunkt för inkommande. Några generella slutsatser av behovet av en sådan bestämmelse som införts i lagen (2004:115) om självbetjäningstjänster via Internet inom socialförsäkringsadministration kan således inte dras. Då Formelgruppen slutsats var att det generellt sett inte finns något behov av att anpassa eller förtydliga regler om inkommande för att möjliggöra elektronisk kommunikation och det i arbetsförmedlingens verksamhet inte förekommer några extraordinära rutiner som skulle kunna föranleda behov av en särskild inkommanderegel, bör den redan befintliga bestämmelsen i 10 § förvaltningslagen kunna tillämpas på tillkommande elektronisk hantering. Någon precisering av när elektroniskt lämnade uppgifter skall anses utgöra en inkommen handling föreslås därför inte i lagen om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten.
4.3Direktåtkomst till den arbetsmarknadspolitiska databasen för enskilda
Förslag: En enskild får ha direktåtkomst till uppgifter om sig själv i en arbetsmarknadspolitisk databas.
Skälen för promemorians förslag
Internets möjligheter att göra information tillgänglig skapar hela tiden nya användningsområden. För att en enskild på ett effektivt sätt skall kunna lämna korrekta uppgifter till en myndighet via Internet krävs i många fall att den enskilde också har möjlighet att i samband därmed, via Internet, ta del om de uppgifter som myndigheten har registrerade om honom eller henne.
På det skatterättsliga området har enskilda givits direktåtkomst till sådana uppgifter om sig själva i den aktuella databasen som får lämnas ut till dem, se 2 kap. 9 § lagen (2001:181) om behandling av uppgifter i Skatteverkets beskattningsverksamhet. I förarbetena till lagen, prop.
36
| Ds 2005:26 | Överväganden |
2000/01:33, anförde regeringen att under förutsättning att säkerheten är tillräcklig finns det inte några integritetsskäl som talar mot att enskilda kan ta del av uppgifter om sig själva via Internet. Tvärtom kan det, om än i begränsad omfattning, ge enskilda möjlighet att kontrollera att de uppgifter om dem som behandlas hos myndigheter är korrekta.
Enligt 11 och 12 §§ lagen (2002:546) om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten är direktåtkomst till den arbetsmarknadspolitiska databasen förbehållen Arbetsmarknadsstyrelsen och länsarbetsnämnderna samt Försäkringskassan, Centrala studiestödsnämnden och arbetslöshetskassorna. Lagen medger inte att en enskild får ha direktåtkomst i något avseende till den arbetsmarknadspolitiska databasen. Detta hinder beskrivs i prop. 2001/02:144, s. 36-39 och Lagrådets yttrande, (bilaga 5, s. 67 ff.) av vilka avsnitt framgår att den då föreslagna och nu gällande regleringen inte lämnar utrymme för föreskrifter som ger enskild direktåtkomst till uppgifter t.ex. via Internet.
Skäl att undanröja hindren mot direktåtkomst för enskilda även avseende den arbetsmarknadspolitiska databasen är såväl effektivitetshänsyn som behovet av den enskildes medverkan i förmedlingsarbete och ärendehandläggning. Genom att låta enskilda få tillgång till sina egna uppgifter i den arbetsmarknadspolitiska databasen skulle ett ytterligare effektivare utbyte mellan arbetsförmedling och enskilda kunna uppnås. Möjligheterna för individen att ha direktåtkomst till de uppgifter som rör individen själv skulle dessutom öka insynen i verksamhet och bidra till att stärka förtroendet för myndigheten.
Sekretess till skydd för enskild gäller enligt 14 kap. 4 § sekretesslagen (1980:100) inte i förhållande till den enskilde själv om inte annat följer av sekretesslagen. Några sådana bestämmelser som avser den arbetsmarknadspolitiska verksamheten eller uppgifter i ärenden hos arbetsmarknadsmyndigheterna finns inte. Om den enskilde ges möjlighet att genom direktåtkomst ta del av sina egna uppgifter saknas det därmed behov av att ändra sekretesslagen i något avseende.
37
| Överväganden | Ds 2005:26 |
Det är ett absolut krav att de enskildas kontakter genom direktåtkomst respektive lämnande av uppgifter kommer att ske på ett helt säkert sätt med beaktande av såväl sekretessregler som den personliga integriteten. För att skydda den personliga integriteten, förhindra förvanskning av uppgifter och möjliggöra elektronisk dokumentsignering, bör direktåtkomst till myndighetsregistret ges först efter säker identifiering av användaren.
För att skydda systemet mot obehörigt intrång och andra yttre säkerhetsrisker bör systemet lägst uppfylla de systemsäkerhetskrav som fastställs för verksamhetskritiska myndighetsregister av den myndighet regeringen utser, för närvarande Kris- och beredskapsmyndigheten (BITS-kraven).
För att underlätta handläggningen av ärenden och öka effektiviteten föreslås en lagändring som medför att möjligheterna till direktåtkomst av uppgifter i den arbetsmarknadspolitiska databasen vidgas till att även omfatta enskilda. Direktåtkomsten skall dock endast omfatta uppgifter om den enskilde själv i databasen och som får lämnas ut till honom eller henne. Regeringen, eller den myndighet regeringen bestämmer, bör få lämna föreskrifter om vilka personuppgifter som skall få lämnas ut till enskilda och vilka personuppgifter enskilda får ha direktåtkomst till.
38
5 Konsekvenser
5.1Ekonomiska konsekvenser
Förslagen kommer till en början att medföra vissa kostnader, främst till följd av att det krävs utbildningsinsatser för personalen på arbetslöshetskassorna och arbetsförmedlingarna och på grund av att det krävs anpassningar i datasystemen. Dessa kostnader torde dock inte vara större än att de kan täckas inom arbetslöshetskassornas ordinarie resursramar.
5.2Konsekvenser för jämställdheten
Förslagen i promemorian bedöms inte ha några konsekvenser för jämställdheten.
39
6 Författningskommentar
6.1Förslag till lag om ändring i lagen (1997:238) om arbetslöshetsförsäkring
48 e §
Paragrafen är ny. Den innehåller en uppgiftsskyldighet för arbetslöshetskassorna gentemot varandra avseende uppgifter rörande deras medlemmar. Bakgrunden och syftet med bestämmelsen behandlas i avsnitt 4.1.
Uppgiftsskyldigheten innebär att sekretessen i ärenden om arbetslöshetsersättning enligt 7 kap. 10 § andra stycket sekretesslagen viker enligt 14 kap. 1 § samma lag.
Det är endast uppgifter som har betydelse för arbetslöshetskassornas hantering av ersättningsärenden som skall lämnas ut. Sådana uppgifter skulle till exempel kunna vara uppgifter om obrutet medlemskap i arbetslöshetskassa, orsak till utträde, fullgjorda karensdagar samt beslut om avstängning, nedsättning och frånkännande av arbetslöshetsersättning. Regeringen meddelar ytterligare föreskrifter om vilka uppgifter som skall lämnas ut, se vidare kommentaren till 48 g §.
Andra uppgifter än de som omfattas av uppgiftsskyldigheten får endast lämnas ut efter det att en sekretessprövning gjorts.
40
| Ds 2005:26 | Författningskommentar |
48 g §
Paragrafen är ny. Den innehåller vad som tidigare behandlades i 48 f §. Ett tillägg har gjorts om att regeringen även meddelar föreskrifter om vilka uppgifter som skall lämnas ut enligt 48 f §.
6.2Förslag till lag om ändring i lagen (2002:546) om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten
12 §
I paragrafen införs ett nytt andra stycke som medger enskilda att ha direktåtkomst till uppgifter om sig själva i en arbetsmarknadspolitisk databas. För att avgränsa möjligheten till direktåtkomst meddelar regeringen enligt tredje stycket föreskrifter om vilka personuppgifter som får omfattas av direktåtkomsten Bakgrunden och syftet med bestämmelsen behandlas i avsnitt 4.3.
41