Ändrade tillståndsregler för personaladministrativa personregister
Betänkande 1991/92:KU22
Konstitutionsutskottets betänkande
1991/92:KU22
Ändrade tillståndsregler för personaladministrativa personregister
Innehåll
1991/92 KU22
Sammanfattning
I betänkandet behandlas proposition 1991/92:126 om ändrade tillståndsregler för personaladministrativa personregister. I propositionen föreslås att datalagen (1973:289) ändras så att det inte längre behövs tillstånd för arbetsgivare att inrätta och föra personregister för löne- och personaladministrativa ändamål, som innehåller sådana uppgifter om arbetstagares sjukdom som avser tid för sjukfrånvaro. Förslaget är föranlett av de nya bestämmelser om arbetstagares rehabiliteringsansvar i lagen (1962:381) om allmän försäkring som gäller sedan den 1 januari 1992. Ingen motion har väckts med anledning av propositionen.
Utskottet tillstyrker propositionen men föreslår vissa ändringar i utformningen av lagtexten.
Propositionen
I proposition 1991/92:126 yrkas att riksdagen antar det i propositionen framlagda förslaget till lag om ändring i datalagen (1973:298).
Lagförslaget, som har lagts fram efter hörande av lagrådet, har tagits in som bilaga 1 till betänkandet.
Utskottet
Bakgrund till propositionen
I datalagen (1973:289) finns bestämmelser som syftar till att skydda den enskilde mot sådant otillbörligt intrång i den personliga integriteten som kan bli följden av dataregistrering av personuppgifter hos det allmänna eller hos enskilda. Med personregister avses register, förteckning eller andra anteckningar som förs med hjälp av ADB och som innehåller personuppgift som kan hänföras till den som avses med uppgiften. Den allmänna ramen för ett personregisters användning och innehåll bestäms av ändmålet med registret. Enligt datalagen skall särskilt iakttas att ett personregister förs för ett bestämt ändamål, att inte andra uppgifter registreras än som står i överensstämmelse med registrets ändamål och att uppgifter inte används annat än i överensstämmelse med registrets ändamål.
För att inrätta och föra särskilt integritetskänsliga ADB-register, dvs. personregister som innehåller uppgifter om enskilda personer, krävs normalt tillstånd av datainspektionen. Sedan år 1982 är dock tillståndskravet begränsat till register som innehåller uppgifter av känslig art, avser personer som saknar anknytning till den som är ansvarig för registret eller uppgifter som hämtas från annat personregister. Anställning är ett exempel på fall där anknytning anses föreligga mellan den registeransvarige och den registrerade. Normalt krävs således inte tillstånd för de flesta arbetsgivares personregister över sina anställda.
Om ett register skall innehålla känsliga uppgifter krävs således tillstånd. Uppgifter om sjukdom eller hälsotillstånd räknas som känsliga uppgifter. Tillstånd att inrätta och föra ett personregister som skall innehålla sådana uppgifter får bara ges om särskilda skäl föreligger. Arbetsgivares löne- och personalregister innehåller visserligen uppgifter om tidpunkter för arbetstagarens sjukfrånvaro. Uppgifterna används dock bara i löneadministrativt syfte. Enligt den praxis som gäller på området betraktas därför inte en sådan uppgift som en uppgift om den registrerades sjukdom och hälsostillstånd utan som en frånvarouppgift som behövs för löne- och sjuklöneberäkning.
Uppgifter om anställdas sjukfrånvaro kan numera behöva användas i ett annat syfte än det rent löneadministrativa. Genom en ändring i lagen (1962:381) om allmän försäkring, som trädde i kraft den 1 januari 1992, har nämligen nya bestämmelser införts om ansvar för arbetslivsinriktad rehabilitering och om ekonomisk ersättning för sådan rehabilitering (prop. 1990/91:141, SfU16, rskr. 303, SFS 1991:1040). Bestämmelserna innebär att arbetsgivarna får ett ökat ansvar för de anställdas rehabilitering. Arbetsgivaren skall sålunda svara för att behovet av rehabiliteringsåtgärder utreds när den anställde på grund av sjukdom har varit borta från arbetet längre än fyra veckor i följd, när den anställde haft upprepade korta sjukdomsfall eller när den anställde själv begär det. Arbetsgivaren skall vidare svara för att sådana rehabiliteringsåtgärder vidtas som kan genomföras inom eller i anslutning till den egna verksamheten. I förarbetena till bestämmelserna understryks vikten av att arbetsgivaren har en ändmålsenlig organisation för rehabiliteringsarbetet och ett system för att tidigt fånga upp behovet av rehabilitering.
Datainspektionen har hos regeringen påtalat att arbetsgivarnas ansvar för att behovet av rehabilitering utreds med största sannolikhet kommer att medföra att arbetsgivarna vill använda sina löne- och personalregister för att ta fram uppgifter som utvisar om de är skyldiga att påbörja en rehabiliteringsutredning. En sådan användning av registren innebär enligt inspektionen att dessa blir tillståndspliktiga. Ett stort antal ansökningar från arbetsgivare att få använda registren för detta ändamål kan därför förväntas.
Propositionens innehåll
I propositionen anförs att de nya bestämmelserna om arbetsgivares rehabiliteringsansvar i lagen om allmän försäkring i och för sig inte innebär att arbetsgivarnas löne- och personaladministrativa personregister behöver tillföras några nya uppgifter eller uppgifter av annan art. Däremot skulle en användning av registren för att ta fram uppgifter om att arbetsgivaren är skyldig att påbörja en rehabiliteringsutredning kunna sägas innebära att ändamålet med registren ändras. Ändamålet med att lagra uppgifter om tidpunkter för sjukfrånvaro blir enligt propositionen då inte längre enbart en fråga om löneadministration utan uppgifterna får genom den nya användningen ett nytt syfte, nämligen att söka fram eventuella rehabiliteringsfall. Uppgifterna skulle på grund härav kunna anses vara uppgifter inte endast om frånvaro från arbetet utan även om arbetstagares hälsotillstånd. I propositionen konstateras att en sådan användning av registren -- med det synsätt som ligger bakom den nuvarande lagtillämpningen -- skulle göra att de blir tillståndspliktiga enligt datalagen.
I propositionen anförs att den nya användningen av tidsuppgifter för arbetstagares sjukfrånvaro visserligen innebär att uppgifterna med större fog skulle kunna anses vara sådana för vilka särskilda skäl för tillstånd krävs. Det anförs att uppgifterna dock ändå inte kan anses vara av särskilt integritetskänsligt slag, eftersom de endast skall kunna utnyttjas för att se om det finns anledning att utreda om ett faktiskt rehabiliteringsbehov föreligger eller ej. Den nya lagstiftningen om arbetsgivares rehabiliteringsansvar och de överväganden som ligger bakom denna innebär enligt propositionen att datalagens krav på särskilda skäl skulle anses uppfyllda, om registren faller under tillståndsplikten.
Enligt propositionen bör det vidare framgå av datalagen att tillstånd inte behövs för att registrera tidsuppgifter om arbetstagares sjukdom, om uppgifterna används i löneadministrativt syfte.
På grund av det anförda föreslås i propositionen att datalagen ändras så att en arbetsgivare utan tillstånd från datainspektionen får inrätta och föra personregister för löne- och personaladministrativa ändamål, som innehåller sådana uppgifter om arbetstagares sjukdom som avser tid för sjukfrånvaro.
I propositionen understryks att den föreslagna ändringen inte medför att arbetsgivaren får registrera andra upgifter än vad som hittills gällt vid användningen av sitt tillståndsfria löne- och personalregister. Ändringen innebär bara att den nya användningen av tidsuppgifter om arbetstagares sjukfrånvaro inte längre omfattas av tillståndsplikt. I den mån en arbetsgivare vill tillföra registren uppgifter om hälso- eller sjukdomstillstånd, såsom t.ex. diagnosuppgifter, blir registren enligt propositionen även i fortsättningen tillståndspliktiga.
Utskottet
Utskottet tillstyrker förslaget i propositionen (s. 7) att det inte längre skall krävas tillstånd från datainspektionen när en arbetsgivare använder tidsuppgifter om anställdas sjukfrånvaro i ADB-baserade löne- och personalregister i syfte att bedöma när en rehabiliteringsutredning enligt lagen om allmän försäkring skall påbörjas. Utskottet tillstyrker vidare förslaget att det av datalagen bör framgå att tillstånd inte behövs när sådana uppgifter används i löneadministrativt syfte.
Propositionens lagförslag är utformat så att användningen av tidsuppgifterna om sjukfrånvaro i syfte att bedöma när en rehabiliteringsutredning skall påbörjas inryms i begreppet personaladministrativa ändamål. Enligt utskottets uppfattning torde emellertid personaladministrationen hos de flesta arbetsgivare avse också åtskilligt annat än att bedöma behovet av rehabiliteringsutredningar. Uppgifter om sjukfrånvaro är av integritetskänslig natur. Någon möjlighet till ytterligare användning av sådana uppgifter i personregister hos arbetsgivare än vad utskottet förordat i det föregående bör inte ges i detta sammanhang. Med hänsyn härtill anser utskottet att det nya ändamålet har fått en alltför vidsträckt bestämning i lagförslaget. Ändamålet bör enligt utskottets mening i stället preciseras till att avse det som från början föranlett lagstiftningsärendet, nämligen arbetsgivarens ansvar för att svara för att behovet av rehabiliteringsåtgärder utreds.
På grund av det anförda föreslår utskottet att den nya punkten
5 i 2 a § tredje stycket får den lydelse som framgår av det
följande.
2 a §
Tillstånd av datainspektionen behövs inte för personregister vars inrättande beslutas av riksdagen eller regeringen. Innan sådant beslut fattas skall dock yttrande inhämtas från datainspektionen i fråga om register som skall innehålla uppgifter som avses i 2 § andra stycket.
Tillstånd behövs inte heller för personregister som tagits emot för förvaring av en arkivmyndighet.
Utan hinder av 2 § andra stycket 1 får
1. -- -- -- 2. -- -- -- 3. -- -- -- 4. -- -- -- 5. arbetsgivare inrätta och föra personregister, som innehåller sådana uppgifter om arbetstagares sjukdom som avser tid för sjukfrånvaro, om uppgifterna används för löneadministrativa ändamål eller för att arbetsgivaren skall kunna avgöra om han skall påbörja en rehabiliteringsutredning enligt 22 kap. 3 § andra stycket lagen (1962:381) om allmän försäkring.
Utskottets förslag fogas som bilaga 2 till betänkandet.
Hemställan
Utskottet hemställer
att riksdagen antar regeringens förslag till lag om ändring i datalagen (1973:289) med den ändringen att 2 a § erhåller i bilaga 2 som Utskottets förslag betecknade lydelse.
Stockholm den 12 maj 1992
På konstitutionsutskottets vägnar
Bertil Fiskesjö
I beslutet har deltagit: Bertil Fiskesjö (c), Birger Hagård (m), Hans Nyhage (m), Catarina Rönnung (s), Kurt Ove Johansson (s), Sören Lekberg (s), Torgny Larsson (s), Harriet Colliander (nyd), Ulla Pettersson (s), Inger René (m), Lisbeth Staaf-Igelström (s), Henrik S Järrel (m), Elvy Söderström (s), Ingela Mårtensson (fp) och Roland Lében (kds).
Från Vänsterpartiet, som inte företräds av någon ordinarie ledamot i utskottet, har suppleanten Johan Lönnroth (v) närvarit vid den slutliga behandlingen av ärendet.
Bilaga 1
Av utskottet föreslagen ändring i regeringens Förslag till Lag om ändring i datalagen (1973:289) Bilaga 2
Regeringens förslag Utskottets förslag
2 a §
Tillstånd av datainspektionen behövs inte för personregister vars inrättande beslutas av riksdagen eller regeringen. Innan sådant beslut fattas skall dock yttrande inhämtas från datainspektionen i fråga om register som skall innehålla uppgifter som avses i 2 § andra stycket.
Tillstånd behövs inte heller för personregister som har tagits emot för förvaring av en arkivmyndighet.
Utan hinder av 2 § andra stycket 1 får
1. sammanslutningar inrätta och föra personregister som innehåller sådana uppgifter om medlemmars politiska uppfattning, religiösa tro eller övertygelse i övrigt som utgör grunden för medlemskapet i sammanslutningen,
2. myndigheter inom hälso- och sjukvården för vård- eller behandlingsändamål inrätta och föra personregister som innehåller uppgifter om någons sjukdom eller hälsotillstånd i övrigt,
3. myndigheter inom socialtjänsten inrätta och föra personregister som innehåller uppgifter om att någon fått ekonomisk hjälp eller vård inom socialtjänsten,
4. läkare och tandläkare inrätta och föra personregister som innehåller sådana uppgifter om någons sjukdom eller hälsotillstånd i övrigt som de har erfarit i sin yrkesverksamhet,
5. arbetsgivare inrätta och 5. arbetsgivare inrätta och
föra personregister för föra personregister, som
löne- och innehåller sådana
personaladministrativa uppgifter om arbetstagares
ändamål, som sjukdom som avser tid för
innehåller sådana sjukfrånvaro, om
uppgifter om arbetstagares uppgifterna används för
sjukdom som avser tid för löneadministrativa
sjukfrånvaro. ändamål eller för att
arbetsgivaren skall kunna
avgöra om han skall
påbörja en
rehabiliteringsutredning
enligt 22 kap. 3 § andra
stycket lagen (1962:381) om
allmän försäkring.