Förordning om att deponera EU-institutionernas historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens

Fakta-PM om EU-förslag 2012/13:FPM2 : KOM(2012) 456 slutlig

KOM(2012) 456 slutlig
FPM_201213__2

Regeringskansliet

Faktapromemoria 2012/13:FPM2

Förordning om att deponera EU-institutionernas historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens

Kulturdepartementet

2011-09-19

Dokumentbeteckning

KOM(2012) 456 slutlig

Förslag till Rådets förordning om ändring av förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 i fråga om deponering av institutionernas historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens

Sammanfattning

Enligt förslaget ska institutionerna, med undantag av EU-domstolen och Europeiska centralbanken, deponera sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens. Där kommer arkiven att göras tillgängliga för allmänheten. Förslaget innebär att man formellt tar fasta på den rådande situationen och bekräftar Europeiska universitetsinstitutets roll som partner till institutionerna i hanteringen av de historiska arkiven.

Förslaget innebär en förändring av nuvarande förordning som ålägger institutionerna att skapa historiska arkiv och göra dem tillgängliga för allmänheten när de är 30 år. Skillnaden är att institutionerna enligt den nuvarande förordningen är fria att välja placering av de historiska arkiven. De flesta institutioner deponerar redan sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens sedan många år.

Regeringen instämmer med förslaget och gör bedömningen att förslaget till förordning om ändring av förordning respekterar subsidiaritets- och proportionalitetsprinciperna.

1 Förslaget

1.1 Ärendets bakgrund

Förslaget om deponering av institutionernas historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens syftar till en enhetlig hantering och en framtida god och öppen tillgång för allmänheten till historiskt material från EU:s institutioner.

Enligt en rådsförordning (EEG/Euratom) nr 354/83 ska vissa utpekade EU-institutioner föra historiska arkiv och i möjligaste mån göra handlingarna tillgängliga för allmänheten efter 30 år. Enligt förordningen får institutionerna välja själva var de vill förlägga sina arkiv.

År 1984 beslutade Europaparlamentet, rådet och kommissionen att deponera sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens, där de skulle göras tillgängliga för allmänheten. Den 17 december 1984 undertecknades ett kontrakt mellan Europeiska gemenskaperna (företrädda av kommissionen) och Europeiska universitetsinstitutet. Senare anslöt sig även Europeiska ekonomiska och sociala kommittén och Europeiska revisionsrätten till deponeringskontraktet, medan Europeiska investeringsbanken deponerar sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet på grundval av en separat överenskommelse.

Deponeringskontraktet från 1984 är vid det här laget förlegat och bör ersättas med en mer solid rättslig och finansiell grund för partnerskapet mellan EU och Europeiska universitetsinstitutet.

Förslaget om att ändra förordningen presenterades av kommissionen den 16 augusti 2012.

1.2 Förslagets innehåll

Enligt förslaget ska alla institutioner, med undantag av Europeiska unionens domstol och Europeiska centralbanken, deponera handlingar äldre än 30 år som ingår i deras historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens för att där göra dem tillgängliga för allmänheten. Europeiska unionens domstol och Europeiska centralbanken får deponera sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet på frivillig basis.

Det föreliggande förslaget påverkar inte syftet med förordning (EEG, Euratom) nr 354/83, dvs. att handlingar i institutionernas historiska arkiv ska göras tillgängliga för allmänheten när en tidsperiod på 30 år från tidpunkten för deras tillkomst har löpt ut. I förslaget anges helt enkelt att handlingarna ska deponeras vid Europeiska universitetsinstitutet när institutionerna i enlighet med bestämmelserna i förordningen gör dem tillgängliga för allmänheten.

Förslaget syftar till att skapa en solid rättslig grund för det befintliga partnerskapet mellan EU och Europeiska universitetsinstitutet i handhavandet av institutionernas historiska arkiv. Syftet med deponering av institutionernas historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet är att göra arkiven tillgängliga på en och samma plats och därmed främja studier av arkiven och forskning om den europeiska integrationens och de europeiska institutionernas historia.

Förslaget påverkar inte varje institutions äganderätt till sina historiska arkiv eller de regler på grundval av vilka institutionerna beslutar vilka handlingar som efter 30 år ska göras tillgängliga för allmänheten. Endast icke-digitala arkiv ska deponeras vid Europeiska universitetsinstitutet. Institutionerna är fortsatt ansvariga för bevarandet av sina digitala arkiv. I förslaget anges hur Europeiska universitetsinstitutet ska skydda personuppgifter i institutionernas historiska arkiv.

1.3 Gällande svenska regler och förslagets effekt på dessa

Ingen påverkan på svenskt regelverk förutses.

1.4 Budgetära konsekvenser / Konsekvensanalys

Kommissionen gör bedömningen att förslaget att göra deponering av historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet obligatorisk inte kommer att ha några budgetkonsekvenser på kort och medellång sikt.

De tre största EU-institutionerna (Europaparlamentet, rådet och kommissionen) samt Europeiska ekonomiska och sociala kommittén, Europeiska revisionsrätten och Europeiska investeringsbanken deponerar redan sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet. Handhavandet av dessa arkiv i Florens har finansierats från EU:s budget alltsedan arkivmaterial först började deponeras vid institutet för mer än 25 år sedan. I finansieringsöversikten för den föreliggande förordningen föreslås att denna finansiering ska fortsätta.

Ändringen av förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 kommer dock att leda till att antalet institutioner som deponerar sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet kommer att öka, men eftersom deponeringen gäller handlingar äldre än 30 år kommer det att dröja innan andra institutioner än de som redan deponerar sina historiska arkiv vid institutet berörs av ändringen. Arkiven kommer i allt större utsträckning att utgöras av digitala arkiv, som ursprungsinstitutionerna fortsatt ansvarar för, i stället för icke-digitala arkiv som deponeras vid Europeiska universitetsinstitutet. Budgetkonsekvenserna på lång sikt väntas mot denna bakgrund bli marginella

Byggnaderna för arkiven vid Europeiska universitetsinstitutet och för kontoren för den personal som handhar arkiven tillhandahålls utan kostnad av italienska staten.

Förslaget kräver inte någon konsekvensanalys enligt kommissionens bedömning.

2 Ståndpunkter

2.1 Preliminär svensk ståndpunkt

Regeringen instämmer med förslaget och gör bedömningen att förslaget till förordning om ändring av förordning respekterar subsidiaritets- och proportionalitetsprinciperna.

2.2 Medlemsstaternas ståndpunkter

Inte kända.

2.3 Institutionernas ståndpunkter

EU-institutionernas och EU-byråernas förvaltningsavdelningar understöder förslaget. Europeiska unionens domstol och Europeiska centralbanken önskar undantas från den skyldighet för institutionerna att deponera sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet som införs genom den föreliggande förordningen.

2.4 Remissinstansernas ståndpunkter

Förslaget har inte remitterats.

3 Förslagets förutsättningar

3.1 Rättslig grund och beslutsförfarande

Den rättsliga grunden för förslaget är artikel 352 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt, den så kallade flexibilitetsklausulen. Enligt den bestämmelsen kan EU få besluta om nödvändiga åtgärder inom ett politikområde trots att det i och för sig inte finns någon sådan uttrycklig befogenhet för EU i fördraget. Det måste då vara en åtgärd som anses vara nödvändig för att nå de mål som fördragen ställer upp inom det politikområdet. Rådet beslutar med enhällighet efter godkännande av Europaparlamentet.

Enligt artikel 3.3 i EU-fördraget ska unionen bland annat sörja för att det europeiska kulturarvet skyddas och utvecklas. Institutionernas historiska arkiv är en del av det europeiska kulturarvet och öppnandet av arkiven för allmänheten tjänar huvudsakligen akademiska syften, utbildningssyften och kulturella syften.

3.2 Subsidiaritets- och proportionalitetsprincipen

I artikel 5 i EU-fördraget framgår att subsidiaritetsprincipen ska gälla när EU beslutar. Ett beslut ska alltså alltid fattas på den politiska nivå som kan fatta det mest effektiva beslutet, så nära medborgarna som möjligt. I förevarande fall handlar den föreslagna regleringen om EU:s institutioners arkivering - gemensamma riktlinjer för institutionerna, oberoende av var de fysiskt befinner sig. Det är därför rimligt att förordningen beslutas på EU-nivå.

Enligt proportionalitetsprincipen, som också den stadgas i artikel 5 i EU-fördraget, ska de åtgärder som EU:s institutioner beslutar med stöd av subsidiaritetsprincipen inte gå längre än vad som krävs för att EU:s mål ska kunna uppfyllas. Förslaget är i förevarande fall begränsat till institutionernas deponering av historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet och formerna för denna deponering.

Regeringen sammanlagda bedömning är mot denna bakgrund att förslaget till förordning om ändring av förordning respekterar subsidiaritets- och proportionalitetsprinciperna.

4 Övrigt

4.1 Fortsatt behandling av ärendet

Ärendet kommer att behandlas i rådets arbetsgrupp för informationsfrågor under hösten 2012. Ärendet kommer samtidigt att behandlas av Europaparlamentets utskott för kultur och utbildning.

4.2 Fackuttryck/termer

Med historiska arkiv avses de dokument som EU:s institutioner bevarar och gör tillgängliga för framtida studier och forskning om den europeiska integrationen och de europeiska institutionernas historia.

Fakta-PM om EU-förslag

En faktapromemoria, fakta-PM, är en redogörelse från regeringen till riksdagen om ett förslag från EU-kommissionen. Där framgår vad förslaget går ut på, hur det kan påverka svenska regler och vad regeringen anser om förslaget.