Arkivförordning (1991:446)

Svensk författningssamling 1991:446
t.o.m. SFS 2015:606
SFS nr: 1991:446
Departement/myndighet: Kulturdepartementet
Utfärdad: 1991-05-16
Ändrad: t.o.m. SFS 2015:606
Ändringsregister: SFSR (Lagrummet)
Källa: Regeringskansliet / Lagrummet.se

Allmänna bestämmelser

1 § I denna förordning ges bestämmelser om sådana arkiv och
arkivmyndigheter som avses i arkivlagen (1990:782). Dessutom ges
bestämmelser om godkännande och märkning av sådana skrivmateriel och
förvaringsmedel som avses i lagen (1990:783) om skydd för beteckningen
svenskt arkiv.

2 § Riksarkivet får, om regeringen inte föreskriver annat, meddela
föreskrifter om
1. godkännande och märkning av skrivmateriel och förvaringsmedel,
2. vad som för olika fall krävs av materiel och metoder med hänsyn till
behovet av beständighet.

3 § Sedan ett ärende hos en myndighet har slutbehandlats skall de
allmänna handlingarna i ärendet arkiveras. I samband därmed skall
myndigheten pröva i vilken omfattning sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 § tryckfrihetsförordningen skall tas omhand för arkivering.

Allmänna handlingar som inte tillhör ett ärende skall arkiveras så snart
de har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts.

I fråga om diarier och journaler samt register och förteckningar som
förs fortlöpande skall varje införd anteckning anses arkiverad i och med
att den har gjorts.

Riksarkivet får meddela ytterligare föreskrifter om när en handling
skall anses vara arkiverad.

4 § Riksarkivet får meddela föreskrifter om hos vilken myndighet en upptagning för automatisk databehandling som är tillgänglig för flera myndigheter ska bilda arkiv, om en eller flera statliga myndigheter svarar för ungefär lika stora delar av upptagningen.

Riksarkivet får meddela motsvarande föreskrifter för enskilda organ i fråga om allmänna handlingar som förvaras med stöd av lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring. Detsamma gäller för Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar i fråga om allmänna handlingar som förvaras med stöd av lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring, m.m. Förordning (2015:606).

5 § Arkiven skall regelbundet inspekteras av respektive arkivmyndighet.

6 § När en myndighets organisation eller arbetssätt ändras, skall
myndighetens arkivbildning ses över. Den inverkan som ändringen kan få
på arkivbildningen och på förutsättningarna för gallring skall beaktas. Innan ändringen sker bör myndigheten samråda med arkivmyndigheten.

Om en myndighets verksamhet avses bli överförd till ett enskilt organ
helt eller delvis skall myndigheten i god tid samråda med
arkivmyndigheten.

7 § En myndighet får låna ut arkivhandlingar till andra myndigheter för tjänsteändamål. Vid tillämpningen av denna bestämmelse ska som myndighet också räknas
1. sådana organ som avses i 2 § 1 arkivlagen (1990:782),
2. enskilda organ i fråga om allmänna handlingar som förvaras med stöd av lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring, och
3. Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar i fråga om allmänna handlingar som förvaras med stöd av lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring, m.m. Förordning (2015:606).

7 a § En arkivmyndighet behöver inte lämna besked och
information enligt 26 § personuppgiftslagen (1998:204) när det
gäller personuppgifter i arkivmaterial som tagits emot för
förvaring av myndigheten, om detta visar sig vara omöjligt
eller skulle innebära en oproportionerligt stor arbetsinsats. Förordning (2001:556).

Bestämmelser för statliga myndigheter

8 § Riksarkivet är statlig arkivmyndighet. Förordning (2009:1594).

9 § Närmare bestämmelser om Riksarkivets organisation och
uppgifter finns i förordningen (2009:1593) med instruktion
för Riksarkivet. Förordning (2009:1594).

10 § Bestämmelserna i 6 och 11-19 §§ gäller inte för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet eller utrikesrepresentationen.

Det som i denna förordning gäller för statliga myndigheters arkiv ska gälla även för arkiv hos
1. sådana myndigheter och organ som avses i 2 § arkivlagen (1990:782),
2. enskilda organ i fråga om allmänna handlingar som förvaras med stöd av lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring, och
3. Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar i fråga om allmänna handlingar som förvaras med stöd av lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring, m.m. Förordning (2015:606).

11 § Riksarkivet får, om inte regeringen föreskriver annat, meddela
föreskrifter för statliga myndigheters arkiv om
1. användande av skrivmateriel och förvaringsmedel,
2. arkivvård, såsom
-- hur arkivet skall organiseras för att rätten att ta del av allmänna
handlingar skall underlättas,
-- arkivbeskrivning,
-- arkivförteckning,
-- skydd av arkivet,
-- avgränsning av arkivet,
-- verkställande av gallring,
3. överlämnande av hela arkivet eller delar därav till en annan
myndighet eller till en arkivmyndighet,
4. återlämnande av handlingar.

12 § Riksarkivet får meddela föreskrifter om gallring.

Om föreskrifter saknas får Riksarkivet meddela särskilda beslut om
gallring. Förordning (1995:680).

13 § Har upphävts genom förordning (2001:648).

14 § Statliga myndigheter får gallra allmänna handlingar
endast i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet,
om inte särskilda gallringsföreskrifter finns i lag eller
förordning. Förordning (2001:648).

15 § Riksarkivet får för statliga myndigheter samt organ som
anges i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) meddela närmare föreskrifter om innehållet i och
utformningen av den förteckning som ska publiceras enligt 11 § andra stycket lagen (2010:566) om vidareutnyttjande av
handlingar från den offentliga förvaltningen. Förordning (2015:287).

16 § Riksarkivet får meddela föreskrifter om utlåning av
arkivhandlingar i andra fall än som avses i 7 §. Förordning (2001:556).

17 § Ett arkiv som överlämnas till Riksarkivet ska vara
förtecknat och de handlingar som gallringsfristen har löpt ut
för ska vara gallrade.

I samband med att arkivhandlingar överlämnas till Riksarkivet
enligt 9 § arkivlagen (1990:782) eller 6 § förordningen (2009:1593) med instruktion för Riksarkivet ska Riksarkivet
träffa en överenskommelse med den avlämnande myndigheten om
ersättning för kostnader hos arkivmyndigheten för att bevara,
vårda och tillhandahålla handlingarna samt för
engångskostnader i samband med övertagandet.

Det som anges i andra stycket ska dock inte gälla allmänna
handlingar som senast den 31 december 1999 har kommit in till
eller upprättats hos
1. myndigheter som har upphört och som har haft uppgifter som
hänför sig till Svenska kyrkans verksamhet, eller
2. Svenska kyrkans beslutande församlingar. Förordning (2009:1594).

18 § Myndigheterna ska lämna Riksarkivet förslag till ny- eller ombyggnad av arkivlokaler i så god tid att Riksarkivets
synpunkter på förslaget kan beaktas.

Innan en myndighet hyr en lokal avsedd för arkivförvaring ska
den inhämta yttrande från Riksarkivet. Förordning (2009:1594).

19 § Myndigheterna ska i god tid underrätta Riksarkivet om
tidpunkten för tekniskt samråd enligt 10 kap. 14 § plan- och
bygglagen (2010:900) om åtgärder som berör arkivlokaler.

Riksarkivet ska också underrättas om när en myndighet flyttar
in arkiv i en ny- eller ombyggd arkivlokal. Förordning (2011:362).

Överklagande

20 § I 22 a § förvaltningslagen (1986:223) finns bestämmelser
om överklagande hos allmän förvaltningsdomstol. Andra beslut än
beslut enligt 7 a § får dock inte överklagas. Förordning (2001:556).

21 § Har upphävts genom förordning (2009:1594).


Övergångsbestämmelser

2015:606
1. Denna förordning träder i kraft den 1 januari 2016.
2. Äldre föreskrifter gäller till och med den 31 december 2016 för enskilda organ som förvarar allmänna handlingar med stöd av ett beslut om överlämnande och förvaring som fattats före ikraftträdandet.